Organizar la información con perspectiva 2007 categorías

Una buena colección de información tiene mucho valor. Sin embargo, no se puede exprimir todo el valor de una lista de contactos o tareas si no se puede tener una idea rápida sobre qué elementos son importantes y cuáles no lo son. Las categorías incluyen en Outlook está diseñado para ayudarle a distinguir lo urgente de lo que puede esperar.

Asignación de una categoría

La primera vez que configura Outlook 2007, puede averiguar qué categorías están disponibles haciendo clic en el botón Clasificar en la parte superior de la pantalla Bandeja de entrada, justo a la derecha del botón Adelante, o eligiendo Acciones -> Clasificar. El botón Clasificar parece a una pequeña plaza tic-tac-toe, multicolor. Varios otros módulos de Outlook también muestran la Categorize Botón de que hace el mismo trabajo donde quiera que lo encuentres. Al hacer clic en el botón Clasificar resultado será una lista de categorías (¡sorpresa!), Cada una lleva el nombre de un color. Si simplemente quiere colorear código sus artículos utilizando el defecto, el proceso es bastante simple.

Siga estos pasos para asignar una categoría a un elemento:

1. Haga clic en el elemento que desea clasificar.

El elemento aparece resaltado.

2. Haga clic en el botón Clasificar y elegir la categoría que desee de la lista.

Un bloque de color aparece en el elemento para indicar qué categoría que usted elija.

Puede asignar varias categorías a cada partida, aunque poniendo demasiados en un artículo puede ser más confuso que asignar ninguna categoría en absoluto.

Cambio de nombre de una categoría

Puede asociar un nombre con cada color para que sepa por qué está la asignación de una categoría determinada de un determinado tema.

Para cambiar el nombre de una categoría, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón Categorías y seleccione Todas las categorías.

Aparecerá el cuadro de diálogo Categorías de color.

2. Haga clic en la categoría que desea cambiar de nombre.

La categoría que seleccione se resalta.

3. Haga clic en el botón Cambiar nombre.

La categoría que elija en el paso 2 está rodeado por un cuadro para demostrar que se puede editar.

4. Escriba el nuevo nombre que desea asignar a esa categoría.

El nombre que escriba aparece en lugar del nombre antiguo.

5. Haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Categorías de color se cierra.

Si cambia el nombre de una categoría que ya habías asignado a algunos elementos de Outlook, que los nombres de categoría cambios en los artículos de forma automática.

Cambiar una categoría de color

Usted puede cambiar el color de una categoría, así como su nombre. Asignación de colores memorables pueden dar pistas importantes sobre cómo su trabajo se va o lo bien que está el continuar con los proyectos actuales.

Siga los pasos para cambiar el color de una categoría:

1. Haga clic en el botón Categorías y seleccione Todas las categorías.

Aparecerá el cuadro de diálogo Categorías de color.

2. Haga clic en la categoría a la que desea asignar un nuevo color.

La categoría que seleccione se resalta.

3. Haga clic en el botón Color.

Aparecerá una lista desplegable, mostrando los colores que usted puede elegir.

4. Haga clic en el color que desea asignar.

El color que usted elija aparece en lugar del viejo color.

5. Haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Categorías de color se cierra.

También puede elegir Ninguno y crear una categoría incoloro. Eso es un poco monótona, pero si se ajusta a su estado de ánimo, ir a por ello. Es posible que desee crear categorías incoloros porque Outlook ofrece sólo 25 colores, y es posible que tenga más de 25 categorías. Pero después de que pasas 25 categorías, usted podría considerar la reducción en el número de categorías para reducir la confusión.

Asignación de una tecla de acceso directo categoría

Usted puede dar a cada categoría una tecla de acceso directo, lo que le permite asignar una categoría sin tocar el ratón. Eso es muy útil cuando se desea obtener un zoom a través de una pantalla llena de mensajes de correo electrónico o tareas y poner todo en una especie de orden.

Para asignar una tecla de acceso directo a una categoría, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón Categorías y seleccione Todas las categorías.

Aparecerá el cuadro de diálogo Categorías de color.

2. Haga clic en la categoría a la que desea asignar una tecla de acceso directo.

La categoría que seleccione se resalta para mostrar que se han seleccionado.

3. Haga clic en el menú Tecla de método abreviado.

Aparecerá la lista de teclas de acceso directo.

4. Haga clic en la tecla de acceso directo que desea asignar.

El nombre de la tecla de acceso directo que elija aparece a la derecha de la categoría.

5. Haga clic en Aceptar.

No se puede asignar más de una tecla de acceso directo a una categoría- que sería confuso. Sin embargo, puede asignar más de una categoría a un elemento.