Con el objetivo de la oficina sin papel

Desde una perspectiva verde, reducir la cantidad de papel que se utiliza es la clave. El papel se produce a partir de árboles, que son un recurso natural en declive. El desperdicio de papel significa que no sólo la madera se desperdicia, sino también los productos químicos y energía que entraron en el procesamiento del papel. Más papel se recicla que nunca, pero incluso el proceso de reciclaje de papel utiliza la energía que se puede ahorrar si menos papel se utiliza en el primer lugar. (Ni siquiera pensar en la cantidad de acero ahorrado al reducir el número de clips de papel utilizados para sujetar el papel juntos!)

A pesar de que una oficina completamente sin papel puede ser poco realista, la tecnología permite reducir considerablemente la cantidad de papel que utilice en el trabajo. Utilice papel sólo cuando sea absolutamente necesario, como por los problemas de cumplimiento de regulación de impuestos y gubernamentales. De lo contrario, utilice la tecnología que está disponible para usted. Utilice estas sencillas sugerencias para recortar el consumo de papel y poner aparatos a buen uso:

• Revisar los documentos por vía electrónica en la pantalla del ordenador, portátil, teléfono móvil o PDA (asistente personal digital). Cuanto más utilice la pantalla, más fácil le resultará a revisar y editar material sin imprimirlo apagado y el uso de un bolígrafo. Estas herramientas también permiten trabajar en cualquier lugar y son sólo tan portátil como el papel.

• Utilizar el correo electrónico y acceso a Internet. Los avances en estas áreas permiten a las personas y empresas para combinar e-mail con fax y correo de voz de recuperación.

• Utilice un escáner para hacer versiones digitales de imágenes o elementos para que pueda intercambiar electrónicamente y copiarlos en informes electrónicos.

• Tomar fotos con una cámara digital para ahorrar tinta y papel fotográfico si mantiene y el intercambio de archivos de fotos electrónicamente.

• Utilice las páginas Web, CD, DVD o tarjetas de memoria en lugar de documentos en papel. Los documentos pueden ser intercambiados a través del correo electrónico o accesibles servidores en su caso y en función de sus necesidades de tamaño y de seguridad. Normativa de la empresa y los documentos de política también se publicarán en el sistema informático interno (intranet) o en CD o DVD en lugar de ser impreso.

• Guarde los archivos en los sistemas de almacenamiento en línea, lo que permite la gestión centralizada de la información electrónica en una red que todos en la empresa puede acceder. Estos sistemas en línea pueden reemplazar los sistemas de presentación en papel.

  Cuanto más se confía en la tecnología (con copias de seguridad de archivos apropiados), menos probable es que quieren mantener un sistema de presentación en papel de copia de seguridad de los sistemas de archivo informático.

• Asegúrese de que las personas tengan acceso remoto a la red de la empresa para que puedan acceder a un trabajo desde casa o en otro lugar remoto sin carting alrededor de un montón de documentos.

• Imprimir en ambas caras del papel.