Creación de una lista de contactos de negocio uniforme en Outlook 2003

Una base de datos de contactos de negocios siempre está cambiando, pero Outlook 2003 puede ayudar a mantener el orden. Ya se trate de clientes o proveedores, las personas van y vienen, los números de teléfono de cambio, la gente ascendidos, y así sucesivamente. Mantener la lista de contactos de puesta al día es un reto que se intensifica cuando se toma en cuenta la ubicación. Muy a menudo, la lista se divide entre el sistema de facturación, el departamento de compras, y varios archivos de cada vendedor (Rolodex, ordenadores Pocket PC, e incluso la tarjeta de visita olvidado en el cajón superior). Sin una base de datos actualizada, no puede comunicarse bien con sus clientes.

Aquí están algunas soluciones posibles a este problema:

• Utilice la lista de contactos como base de datos de clientes y proveedores. Actualización de información cuando usted lo recibe, cuando se trabaja solo.

• Utilice la lista de contactos de una persona como la lista de empresa. Haga de esto una regla de la compañía: Todas las nuevas actualizaciones que nadie consigue (como una tarjeta de visita, una llamada de teléfono con la nueva información, o un e-mail) acude a una persona central para la actualización de base de datos.

• Crear una lista pública en el servidor de Exchange y elegir a una persona para ser la lista arquero. Puede utilizar el Business Contact Manager versión 2.0, que es un complemento gratuito a Outlook en las ediciones de Office Professional y Small Business. Puede compartir los contactos de negocios y cuentas como una sola lista con el resto de su empresa.

Usted debe actualizar los cambios de dirección y añadir nueva información de contacto inmediatamente. La primera opción es buena cuando se trabaja solo. La segunda opción funciona cuando usted no tiene un servidor Exchange disponible o no se utiliza el de Business Contact Manager Versión 2.0. La mejor opción es la tercera, porque la lista de contactos está disponible para todo el equipo en cualquier momento y en cualquier lugar con acceso a Outlook Web. Simplemente escriba los nuevos contactos en su lista de contactos, lo guarda, y luego enviarla como una vCard a la lista de contactos arquero de la siguiente manera:

1. Abra el contacto guardado.

2. Seleccione Acciones, Reenviar como vCard.

Un nuevo correo electrónico se abre con la vCard adjunto.

3. Envíalo a la lista de contactos arquero.

La lista de contactos arquero recibe el e-mail y simplemente puede arrastrar y soltar el vCard desde la dirección de correo a la lista de contactos.

Adición de un contacto de esta manera registra automáticamente la fecha en que el contacto fue creado (con el nombre del campo Creado) y mantiene una fecha de la última modificación (utilizando el campo Modificado). Puede personalizar la vista contactos para incluir los campos creados y modificados si se quiere hacer un seguimiento de esta información.

Es probable que recibir información de contacto de varias fuentes, tales como el sistema interno de ventas, cada vendedor, o el equipo de gestión. Asociar el contacto con la persona que lo generó facilita el seguimiento.

Puede utilizar categorías para ayudarle a rastrear esta información:

1. Cree una nueva categoría para cada miembro del equipo de ventas.

2. Inserte un nuevo contacto en la lista.

3. Con la apertura de contactos, haga clic en el botón Categorías.

Aparecerá el cuadro de diálogo Categorías.

4. Seleccione la categoría del remitente Nombre y guardar el contacto.

El contacto está asociado con su fuente.