Yendo al público con las carpetas públicas en Outlook 2002

Si utiliza Outlook 2002 en una red de Microsoft Exchange, puede utilizar las carpetas públicas. Las carpetas públicas

son lugares que todo un grupo de personas pueden ver y agregar elementos a. Usted puede tener una carpeta pública para tareas o contactos. También puede crear una carpeta pública que contiene mensajes, muy parecido a la Bandeja de entrada, excepto que todo el mundo puede añadir mensajes y leer el mismo conjunto de mensajes. Este tipo de arreglo se llama a menudo Tablón de anuncios- publicar un mensaje, alguien responde a él, un tercero y luego responde a los dos, y así sucesivamente. Es un método de llevar a cabo una conversación de grupo sin tener todas las partes en la conversación disponible al mismo tiempo.

En Outlook, las carpetas públicas se parecen a cualquier otra carpeta. Una carpeta pública puede contener una lista de contactos que la compañía entera acciones o una lista de tareas que un departamento entero utiliza. Puede configurar una carpeta de discusión pública para una conferencia de grupo en curso sobre temas de interés para todos los que comparten la carpeta, como corriente de noticias de la compañía. También puede utilizar una carpeta de discusión pública para recoger opiniones sobre las decisiones que se tienen que hacer o como un sistema de anuncio clasificado dentro de la empresa. Usted puede organizar como una carpeta de cualquier tipo de información que desea intercambiar entre los grupos de personas en la red.

Al hacer clic en una carpeta pública, verá una lista de elementos que se parece a una lista de mensajes de correo electrónico, salvo que todos los mensajes se dirigen a la carpeta en lugar de a una persona. En una carpeta pública, puede cambiar la vista de los elementos, añadir elementos, o responder a los elementos que otra persona entró.

Visualización de una carpeta pública

Su empresa podrá mantener una carpeta pública para un debate en línea en curso sobre cuestiones importantes en su negocio o como un tablón de anuncios de empresa para anuncios sobre actividades, beneficios y otras noticias.

Para ver una carpeta pública, siga estos pasos:

1. Elegir Voie -> DobleeLista r o haga clic en el botón Lista de carpetas en la barra de herramientas.

Aparece la lista de carpetas (ver Figura 1).

Figura 1: La lista de carpetas con las carpetas públicas.

2. Haga clic en el nombre de la carpeta que desea ver.

Aparece la lista de elementos en la carpeta.

Puede hacer doble clic en el título de cualquier artículo que se ve a ver el contenido de ese elemento.

Adición de nuevos elementos

Muchas carpetas públicas se organizan como discusiones abiertas en la que cualquier persona puede poner en su pena o su granito de arena '. Todos los mensajes pueden ser leídos por cualquier persona, por lo que todo el mundo lee y responde a todos los demás. Si ve una carpeta y lo encuentra lleno de mensajes de diferentes personas de todo que respondieron a la otra, lo que buscas en una carpeta de discusión.

Para añadir nuevos elementos a una carpeta pública, siga estos pasos:

1. Elegir Voie -> DobleeLista r o haga clic en el botón Lista de carpetas en la barra de herramientas.

Aparece la lista de carpetas.

2. Haga clic en el nombre de la carpeta.

Aparece la lista de mensajes en la carpeta.

3. Elija File -> New--> Post en esta carpeta.

Aparece la nueva forma de artículo (véase la Figura 2).

Figura 2: La nueva forma de artículo.

4. Escriba un asunto y su mensaje.

5. Haga clic en Post.

Ahora el mensaje es parte de la lista de elementos de la carpeta.

En respuesta a los elementos en una carpeta de la discusión pública existente

Los buenos modales y buen sentido dicen que si quieres unirte a la discusión, lo mejor que puede hacer es responder a lo que los otros miembros de la discusión están diciendo. Pero bueno - no lo llama. Publicar respuestas desagradables a la gente en un grupo de discusión en línea se llama llameante. Flaming no es bien visto, pero tampoco es infrecuente. Flaming crea conversaciones en línea que la mayoría de la gente no quiere participar. ¿De qué sirve una discusión cuando nadie habla? Además, de fuego en el lugar de trabajo puede dejarlo sin trabajo. Así que se enfríe.

Cuando usted está participando en las discusiones de carpetas públicas en el trabajo, asumir que todos en la empresa - de los altos ejecutivos de la más nueva temp - leerá lo que has escrito. Revise su ortografía, NO ESCRIBA EN MAYÚSCULAS (parece como si estuvieras gritando), y usar la discreción en lo que dice y cómo lo dice. Las mismas reglas se aplican a entre oficinas e-mail- no sabes que lee lo que usted envía.

Para responder a los elementos de una carpeta de la discusión pública:

1. Haga doble clic en el elemento al que desea responder.

El elemento se abre para que pueda leerlo.

2. Haga clic en el Repl Publicary botón en la barra de herramientas.

Aparece el formulario Responder Discusión. El texto del mensaje al que está respondiendo ya está publicado en la forma (ver Figura 3).

Figura 3: Utilice el formulario de respuesta de discusión para añadir sus comentarios a un debate público.

3. Escriba su tema y la respuesta.

Tu respuesta aparece en un color diferente al del texto original.

4. Haga clic en Post.

Su artículo se une a la lista de los temas de discusión.

Mover elementos a una carpeta pública

No todas las carpetas públicas son carpetas de discusión. Las carpetas públicas se pueden diseñar para celebrar cualquier tipo de elemento. Puede compartir listas de tareas, calendarios, o archivos de otros tipos. Usted no tiene que crear un elemento de carpeta pública en la carpeta donde desea que el elemento para terminar. Puede crear una tarea en su propia lista de tareas, por ejemplo, y luego moverlo a una carpeta de tareas públicas.

Para mover elementos a una carpeta pública:

1. El derecho; haga clic en el elemento que desea mover.

Aparece un menú, como se muestra en la Figura 4.

Figura 4: Preparándose para mover un elemento a una carpeta.

2. Haga clic en Move a carpeta.

Aparece un cuadro de diálogo que incluye la lista de carpetas.

3. Haga clic en la carpeta a la que desea enviar el elemento.

El nombre de la carpeta que ha hecho clic se resalta.

4. Haga clic en Aceptar.

Su artículo se traslada a su nueva carpeta.

Para el registro público

Puede que esté utilizando carpetas públicas sin siquiera saberlo. En Outlook, todas las carpetas tienen el mismo aspecto, si usted los crea a sí mismo en su propio PC o están en una red corporativa oa Internet. Todo lo que necesitas saber acerca de las carpetas públicas es que son públicos, por lo que cualquiera que tenga acceso a la carpeta pública puede ver todo lo que escribes a esa carpeta pública. También puede crear su propio público folders- consulte con el administrador del sistema para ver si usted tiene los derechos para crear carpetas públicas y un lugar para poner ellos.