Ejecución de un informe en el acto! 2005

Los pasos siguientes se aplican a todos ACT! informes. El cuadro de diálogo es el mismo para todos los informes. Según el informe que se está ejecutando, sin embargo, algunas de las opciones pueden no estar disponibles y por lo tanto aparecen en gris.

Para ejecutar una ACT! informe, sólo tienes que seguir estos pasos:

1. Realizar una búsqueda o mostrar el registro de contacto o registros que desea incluir en el informe.

Todos los caminos en ACT! conducir - o al menos pasar por - las operaciones de búsqueda. Antes de ejecutar un informe, decidir cuál de contacto del o los datos del grupo que desea incluir en el informe. Por ejemplo, puede ejecutar un informe de síntesis de Historia para un solo contacto o un Informe de contacto para todos los contactos en un estado o región. Usted puede incluir datos de contacto actual o registro de grupo, el contacto o grupo de búsqueda actual, o de todos los contactos o grupos.

2. Clasificar los contactos antes de ejecutar el informe si desea que los contactos en el informe que aparezcan en un orden determinado.

¿Quieres que los contactos aparecen en orden alfabético por nombre de la empresa o por el apellido? Si usted tiene numerosos contactos con el apellido Smith, qué entonces querer ordenarlos por empresa o estado? Usted debe tomar estas decisiones antes de ejecutar una ACT! informe.

Ordene los contactos en una de dos maneras: Ordenar por hasta tres criterios al elegir Editar -> Ordenar o clasificar su contacto por un criterio haciendo clic en el contacto partida correspondiente en la lista de contactos.

3. Elija el menú Informes y seleccione el nombre del informe que desea ejecutar. (Para ejecutar un informe que no aparece en el menú, seleccione Informes -> Otros Informes de contacto y seleccione el informe correspondiente.)

Se abre el cuadro de diálogo Definir filtros. La ficha General es idéntico para todas y cada una de ACT! informes que cree.

4. En el enviar el informe de salida Para lista desplegable, seleccione una salida para el informe:

• Avance: Elija la opción de vista previa, si usted está en todo dudas sobre sus capacidades de reporting. Una vista previa del informe aparece en la pantalla. Después de la vista previa del informe, imprimirlo o ejecutarlo de nuevo si no se ve exactamente de la manera que usted pretende que se vea.

• Rich-Text File: Guarda el informe como un archivo RTF, que se puede abrir en Word.

• HTML File: Guarda el informe como un archivo HTML. Elija esta opción si desea utilizar el informe en su sitio Web.

• Archivo PDF: guarda el informe como un archivo PDF que se puede leer en Adobe Reader.

• Archivo de texto: Guarda el informe como un archivo TXT, que se puede leer con una amplia variedad de software, incluyendo Excel.

• impresora: Si está totalmente seguro de que su informe se imprimirá correctamente la primera vez, ¡adelante! Esta opción envía el informe directamente a la impresora predeterminada.

• E-mail: Envía el informe guardado como un archivo adjunto a un mensaje de correo electrónico. El archivo adjunto tiene una extensión .rpt y sólo puede ser leído por los destinatarios que tienen ACT! instalado en sus equipos.

5. En la página Crear informe para el área, especifique los contactos a fin de incluir en el informe.

Las opciones son fáciles de entender. Estás bien va a ejecutar el informe para el contacto actual, la búsqueda actual, o todos los contactos.

Si la ordenó los contactos, seleccione el botón de búsqueda actual, incluso si desea incluir todos los contactos en la base de datos. Si no selecciona esta opción, los contactos en el informe no aparecen en el orden que especificó.

6. Seleccione la casilla de verificación 'Mi Record' Excluir para excluir información de su Mi Registro en el informe.

Esta opción no está disponible para todos los informes.

7. En los datos Use Gestionado por área, seleccione el Administrador de registros de los contactos que se está incluyendo en su informe.

• Todos los usuarios: Incluye registros de contactos gestionados por todos los usuarios de la base de datos.

• Seleccionado Usuarios: Incluye registros de contactos manejados por los usuarios seleccionados de la base de datos. Si usted es el único usuario de la base de datos, sólo su nombre aparece en la lista.

8. En las actividades, Nota, y / o fichas de historia, hacer las selecciones apropiadas.

• En la ficha Actividades, seleccione el tipo de actividades y el intervalo de fechas correspondiente de las actividades a incluir en su informe.

• En la Nota y la ficha Historial, seleccione el tipo de historias y el intervalo de fechas correspondiente que está incluida en el informe.

• En el uso de datos gestionados por el área, seleccione los usuarios cuya información desea incluir en el informe.

9. Haga clic en la pestaña Oportunidades si se está ejecutando un informe de ventas.

• En el área de Venta de Oportunidades, seleccione si desea incluir oportunidades de ventas, ventas Cerrado / Won, y / o ventas perdidas en su informe.

• En el Dentro Fecha menú desplegable Rango, especifique el intervalo de fechas de las oportunidades de ventas para incluir en el informe.

• En el uso de datos gestionados por el área, optar por incluir la información de todos los usuarios o usuarios seleccionados de la base de datos.

10. Haga clic en Aceptar.

ACT! se ejecuta el informe. Si usted no está satisfecho con los resultados, ejecute el mismo informe por segunda vez mediante el uso de diferentes criterios, o intente ejecutar un informe diferente.