Identificar y acceder a los informes en Microsoft CRM

Microsoft CRM contiene informes predefinidos y gráficos separados en cuatro categorías principales - ventas, servicio, administración y marketing. Cada una de estas categorías contiene informes que muestran información relacionada con ese área específica de Microsoft CRM. Tenga en cuenta que algunos informes se pueden ocultar de ciertos usuarios, en función de sus roles de seguridad, y algunos simplemente no están asignados a una categoría o entidad:

• Informes de ventas: Recoge todas las actividades relacionadas con la venta, de la iniciativa a través de la venta real. Estos informes también pueden proporcionar información estadística acerca de las cuentas, las fuentes de plomo, competidores y productos.

• Informes Servicio: Proporcionar información estadística relacionada con los contratos y los casos y resúmenes de artículos de la base de conocimientos. Estos informes proporcionan análisis rápidos de los productos que requieren más apoyo y donde sus representantes de servicio están gastando más tiempo.

• Informes administrativos: Proporcionar información de resumen sobre sus usuarios de Microsoft CRM. Esta sección es un lugar lógico para almacenar informes personalizados relativos a la información de toda la empresa, tales como una lista de todos los empleados que participan en su plan 401 (k).

• Informes de marketing: Describa cuentas, campañas, eficacia fuente de plomo, y otras áreas de interés para el departamento de marketing. Los informes proporcionan resumen y detalle información a través de las cuentas, campañas, y las fuentes de plomo.

El administrador del sistema, consultor o revendedor de valor añadido pueden crear informes personalizados y pueden hacer un informe disponible en una o más categorías, así como de las formas de tipos de registros relacionados o de las listas de tipos de registros relacionados.

Los informes también se pueden asignar a una entidad (caso de contacto, cuenta, actividad, etc.) y puede ser visto desde esa entidad haciendo clic en el botón Informes en la barra de herramientas.

Si su perfil de seguridad que impide el acceso a datos en Microsoft CRM, usted no será capaz de ver que los datos en cualquier informe que se corre. La función de informes respeta la configuración de seguridad.

La configuración de su perfil de seguridad determinan qué informes se puede ver. Esta es otra área en la que Microsoft CRM se destaca, ya que le permite configurar el acceso de múltiples capas de seguridad para su personal. Por ejemplo, se puede dar solamente el acceso del departamento de Recursos Humanos a los informes que contienen información confidencial, como los salarios y las tasas de comisión. O tal vez sus administradores de sistemas podrían restringir el acceso a los informes de uso intensivo de recursos para mantener a los informes de ser lanzado por error durante el día, cuando el sistema ya está ocupado.

Usted puede acceder a los informes en la ventana de informes o, para los informes vinculados a entidades específicas como se ha señalado, desde dentro de las entidades.

Así es como para desglosar los resultados del informe de búsqueda (que viene muy bien para esas búsquedas aguja en el pajar):

1. En la parte inferior del panel de navegación, haga clic en el botón de lugar de trabajo. Luego, en la parte superior del panel, haga clic en Informes (bajo mi trabajo).

Aparecerá la ventana Informes. Recuerde, usted verá sólo los informes de que su perfil de seguridad le permite ver.

2. Rellene el cuadro Buscar y haga clic en el botón Buscar.

Este es el primer método que estamos utilizando para reducir el tamaño de la lista. Al ingresar texto en el cuadro Buscar, sólo informa con ese texto en cualquier parte de la pantalla (es decir, en el nombre del informe, Tipo de informe, Modificado activado o Descripción columna) se enumeran.

3. Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Categoría y seleccione una categoría.

Esta es otra manera de reducir los informes enumerados y viene muy bien si eres una compañía de informe de pesada.

4. Haga clic en la flecha situada junto al cuadro de la Entidad y seleccione una entidad.

La elección de una entidad permite encontrar informes conectados a esa entidad. Usted puede elegir entre cuentas, casos, las respuestas de campaña, listas de marketing, citas y mucho más.

5. Cuando encuentre el informe que está buscando, haga clic en él para resaltarlo.

6. Para ejecutar el informe que acaba de resaltado, haga clic en Más acciones en la barra de herramientas de la ventana y seleccione Ejecutar informe.

Esto abre la pantalla Visor de informes, donde puedes encontrar una notificación de que su informe está generando. Entonces verás el propio informe.