Mantener los datos de QuickBooks 2014 confidencial

Datos contables es a menudo la información confidencial. Sus datos de QuickBooks muestra cuánto dinero tiene en el banco, lo que debe acreedores, y lo mucho (o lo poco!) Beneficiarse su empresa produce. Debido a que esta información es privada, su primera preocupación en la administración de un sistema de contabilidad QuickBooks es mantener sus datos confidenciales.

Tienes dos métodos complementarios para mantener sus datos de QuickBooks confidencial. El primer método para mantener la confidencialidad se basa en las características de seguridad integradas en Microsoft Windows. El otro método se basa en las características de seguridad de QuickBooks.

El uso de la seguridad de Windows

Puede utilizar la seguridad proporcionada por Microsoft Windows 7 o 8, Windows Vista o Windows XP para restringir el acceso a un archivo - ya sea un archivo de programa o un archivo de datos - a usuarios específicos. Esto significa que puede utilizar la seguridad a nivel de Windows para decir quién puede y no puede utilizar el programa QuickBooks o acceder al archivo de datos de QuickBooks.

Si ya está empleando la seguridad a nivel de Windows, usted (o alguien en su oficina) sabe cómo utilizar esa herramienta para evitar el acceso no autorizado a (o el uso de) los archivos de programa y archivos de datos. Para utilizar la seguridad a nivel de Windows para QuickBooks, sólo tiene que aplicar su conocimiento general existente para el archivo de programa QuickBooks o el archivo de datos de QuickBooks.

Si usted no está utilizando la seguridad a nivel de Windows, no es necesario ir a la molestia de aprender el sistema de seguridad complicada de Ventanas. Puede utilizar la seguridad de QuickBooks simple.

El uso de la seguridad de QuickBooks

Puede proteger la confidencialidad de sus datos de QuickBooks mediante la asignación de una contraseña a un archivo de datos de la empresa de QuickBooks. Usted puede hacer esto durante el proceso de instalación de QuickBooks.

También puede configurar una contraseña eligiendo los usuarios y de la compañía-establecer contraseñas-Cambie su contraseña de comandos. Al elegir este comando, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Cambiar contraseña de QuickBooks.

Para configurar una contraseña, sólo tiene que introducir la misma contraseña tanto en el cuadro de texto Nueva contraseña y el cuadro de texto Confirmar contraseña Nuevo. Tenga en cuenta que la contraseña está asociada con el nombre de usuario del administrador (que significa administrador).

Si todavía no ha configurado una contraseña, usted no tiene una contraseña antigua, por lo que no verá un cuadro de texto Contraseña anterior. Si está trabajando con una contraseña de administrador, también debe proporcionar una pregunta de seguridad y respuesta. (Esto le permitirá recuperar el acceso a su archivo de QuickBooks si olvida la contraseña de administrador.)

Obviamente, usted desea establecer la contraseña para que nadie (ni siquiera una computadora) posiblemente puede adivinar. Esto significa que tu contraseña no debe ser una palabra en un diccionario. Su contraseña tampoco debe ser un número. Y su contraseña sobre todo, no debe ser una palabra, frase o nombre que algún compañero de trabajo puede fácilmente averiguar.

Las mejores contraseñas (desde un punto de vista de seguridad) son combinaciones sin sentido de letras y números, como f34t5s o s3df43x2.

Después de establecer la contraseña, debe cambiar periódicamente. Para cambiar su contraseña, también elige los usuarios de la compañía-Configuración y Contraseñas de cambio de su comando de contraseña. QuickBooks nuevo muestra el cuadro de diálogo Cambiar contraseña de QuickBooks.

Esta vez, debe introducir la contraseña anterior en el cuadro de texto Cambiar contraseña. Luego hay que introducir la nueva contraseña en el cuadro de texto Contraseña nueva y el cuadro de texto Confirmar contraseña nueva.

QuickBooks requiere un nombre de usuario y contraseña antes de que se abra el archivo de datos de la empresa. Por ejemplo, si se asigna una contraseña al archivo de datos de la empresa, siempre que se inicia QuickBooks, muestra el cuadro de diálogo QuickBooks Iniciar sesión, donde se introduce tu nombre de usuario y contraseña y haga clic en Aceptar. QuickBooks abre el archivo de datos. Si no puede proporcionar la contraseña, QuickBooks no se abre el archivo de datos.