QuickBooks 2013 a favor y en primera clase en un entorno multi-usuario

QuickBooks Pro y Premier 2013 le permiten configurar varias contraseñas para el archivo de datos de QuickBooks. Lo que es realmente bueno de esto es que se puede decir de QuickBooks para permitir que ciertos usuarios y contraseñas que se pueden hacer solamente ciertas cosas.

El dueño del negocio, por ejemplo, puede tener una contraseña que le permite hacer nada. Pero un nuevo auxiliar de contabilidad, por ejemplo, puede tener una contraseña que le permite sólo para registrar las facturas en el sistema.

Para configurar usuarios adicionales y contraseñas en QuickBooks ediciones Pro y QuickBooks Premier 2013, siga estos pasos:

1. Elija los usuarios de la compañía-Configuración y Contraseñas-Configurar comandan Usuarios.

   QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Lista de usuarios. El cuadro de diálogo Usuarios y Roles identifica cualquier usuario para quienes el acceso QuickBooks ha sido creado y las funciones de QuickBooks puede llenar al usar QuickBooks. La lista de usuarios, en la pestaña Lista de usuarios del cuadro de diálogo, también identifica que ha iniciado la sesión en el sistema.

2. Dile a QuickBooks que desea agregar un usuario hace clic en el botón Añadir usuario.

   QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Acceso primera Configurar contraseña de usuario y.

3. Identificar el usuario y proporcionar una contraseña.

   Dé a cada usuario para el que va a configurar una contraseña de un nombre de usuario. Esto se hace mediante la introducción de un nombre corto - quizás primero el nombre del usuario - en el cuadro Nombre de usuario. Después de identificar al usuario, introduzca la contraseña del usuario tanto en el cuadro de texto Contraseña y el cuadro de texto Confirmar contraseña.

4. Identificar el papel (s) del usuario.

   Utilice el cuadro de lista de roles disponibles para seleccionar las funciones (o derechos) que el usuario llena. A continuación, añadir el rol seleccionado a la lista de los usuarios de los roles asignados haciendo clic en el botón Agregar. Para mover un papel de un usuario, seleccione la función del cuadro de lista Funciones asignadas y luego haga clic en Quitar.

   El cuadro Descripción en la parte inferior del cuadro de diálogo Nuevo usuario describe el papel con más detalle, incluyendo el tipo de usuario al que podía QuickBooks normalmente se asigna el rol seleccionado.

5. (Opcional) Modificar los roles necesarios.

   Puede ajustar las funciones que, con la ayuda de QuickBooks, asigne. Para ello, seleccione la ficha Funciones del cuadro de diálogo Usuarios y funciones, haga clic en la función que desea cambiar y haga clic en el botón Editar. Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Editar función, seleccione una actividad contable o el área de la lista de la zona y actividades y luego usar los botones de la zona de acceso de nivel de especificar lo que un usuario con el rol seleccionado puede hacer.

   Puede indicar que el usuario no debería tener acceso seleccionando el botón Ninguno de radio. Puede indicar que el usuario debe tener acceso completo al seleccionar el botón de radio completo. Si el usuario debe tener acceso parcial, que seleccione el botón de parcial y luego marcar o desmarcar en su caso el Crear, Modificar, Eliminar, Imprimir y cajas Ver Balance. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y volver al cuadro de diálogo Usuarios y roles.

   Usted puede ver lo que el acceso de cualquier papel tiene inicialmente al seleccionar una de las entradas en la lista de áreas y actividades. QuickBooks utiliza Nivel de acceso botones y cuadros de la zona para mostrar la configuración actual de la función.

6. (Opcional) Revise sus permisos de usuario.

   Después de configurar un usuario, usted debe (sólo para tener cuidado) revisar los permisos que has dado al usuario. Para ello, haga clic en la pestaña Lista de usuarios del cuadro de diálogo Usuarios y funciones, seleccione el usuario y haga clic en el botón Ver permisos.

   Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Ver permisos (no se muestra), seleccione el usuario y haga clic en el botón Mostrar para ver la ventana Ver permisos, que muestra una lista muy detallada de lo que el usuario puede y no puede hacer.

7. (Opcional) Revise sus modificaciones de conducta.

   Si realiza cambios en los permisos de un rol, es probable que también quiere revisar esos cambios. Para ello, haga clic en la ficha Lista de Papel del cuadro de diálogo Usuarios y funciones, seleccione la función y haga clic en el botón Ver permisos. QuickBooks muestra otra versión del cuadro de diálogo Ver permisos que enumera las funciones que usted y QuickBooks ha configurado.

   Seleccione la función que desea revisar y haga clic en el botón Ver permisos. QuickBooks muestra otra versión de la ventana de Vista permisos con una lista detallada de lo que alguien con el papel puede y no puede hacer.

8. Después de terminar con la revisión de los permisos de usuario y de rol, haga clic en Cerrar para cerrar todas las ventanas abiertas y luego haga clic en el botón Cerrar o Cancelar para cerrar los cuadros de diálogo abiertos.

   Desde este punto en adelante, el nuevo usuario puede utilizar QuickBooks- sin embargo, sus derechos están limitados a lo especificado.

Contadores menudo quieren ver los derechos que los usuarios particulares tienen. Esto es especialmente cierto si usted está auditado por el CPA como parte de los cierres anuales. (Puede ser auditado si el banco quiere que auditó los estados financieros, por ejemplo.) Ventana Ver Permisos de QuickBooks es una manera pulida para ver estos datos en línea, y si desea imprimir una copia de la información de los permisos, lo único que hay que hacer es haga clic en el botón Imprimir de la ventana.