Compartir documentos en la oficina 2011 en el MacBook

Muchas aplicaciones de Mac OS X ofrecen sus propias características de intercambio de documentos incorporados. Por ejemplo, Microsoft Office 2011 para Mac incluye tanto a nivel de archivo y las características de documentos compartidos. Office 2011 es actualmente la suite de productividad más popular disponible para Mac OS X.

Características de intercambio de documentos de Office 2011

Usted encontrará una serie de comandos que ayudan a múltiples usuarios realizar un seguimiento de los cambios que se han hecho en un documento de Office compartido. Probablemente la más conocida es la revisión Palabra seguimiento de características, pero hay otros también:

• Las marcas de revisión: Si varios usuarios editar un documento, ¿cómo puede saber quién hizo qué? Mediante el uso marcas de revisión, que aplicar diferentes colores a los cambios realizados por diferentes editores, esas adiciones y supresiones pueden ser aceptadas o rechazadas de forma individual en una fecha posterior. En el peor de los casos, puede rechazar de hecho todos los cambios y devolver el documento a su estado prístino.

• Comparar documentos: Con esta función le permite comparar un documento revisado con el original (si, por supuesto, usted todavía tiene el archivo original a mano).

• Comentarios: Los editores también pueden conversar dentro de un documento mediante el uso de comentarios incrustados. Estos no cambian el contenido de la Palabra presentar la forma en marcas de revisión hacen, pero tienda de comentarios y notas en un detrás de las escenas tipo de camino. (Piense en un Mac OS X Sticky que aparece en un documento.) Una vez más, el autor de cada comentario aparece, lo que permite la comunicación (a veces climatizada) dentro del cuerpo de un documento.

• Tras destacar: Usted ha oído la vieja broma sobre. . . Bueno, de todos modos, un marcador resaltador tradicional es bastante inútil en un monitor de ordenador (dejando un lío desagradable para el siguiente usuario de limpiar), pero la Palabra permite múltiples colores de resaltado para la identificación de texto. (Y para la broma de mal gusto de vez en cuando, no hay nada como la adición de ocho colores de resaltado diferentes a esa propuesta importante. Sólo asegúrese de que su réde suma Corresponde al día.)

Funciones para compartir a nivel de archivo de Office 2011

Junto con los comandos de intercambio a nivel de documento, usted encontrará que aplicaciones de Office 2011 también ofrecen compartir características que controlan el acceso al archivo de documento en sí. Puede agregar protección por contraseña a cualquier oficina de 2.011 documentos. Siga estos pasos con un documento creado en Word, Excel o PowerPoint:

1. Elija Archivo-Guardar como.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como que aparece, haga clic en Opciones para mostrar el panel Guardar Preferencias.

3. Haga clic en el botón Mostrar todo barra de herramientas.

4. Haga clic en Seguridad para mostrar el panel de preferencias.

   

5. Para proteger con contraseña el documento, introduzca una contraseña en el campo Contraseña para abrir.

   Esta contraseña debe ser proporcionada al abrir el documento.

   Si lo desea, puede introducir otra contraseña en el campo Contraseña para modificar. Esta segunda contraseña sería entonces también será necesario modificar el documento.

   Ambas contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.

6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios de preferencias y volver al documento.

Piense en el cuadro de diálogo Proteger documento en Word, desde el que puede efectivamente proteger contra escritura ciertos elementos, como un nivel adicional de seguridad en un entorno multiusuario. En esta aplicación de Office, puede proteger las marcas de revisión, comentarios y secciones de un documento que contiene las formas.

Una contraseña se puede añadir si lo desea. Para mostrar el cuadro de diálogo Proteger documento, haga clic en Herramientas en cualquiera de las aplicaciones de Office 2011 y seleccione Proteger documento en el menú.