Office 2007: compartir datos con el Portapapeles de Office

Cortar, copiar y pegar datos pueden ser útiles en el mismo archivo, pero Office 2007 también le da la capacidad de cortar, copiar y pegar datos entre diferentes programas, tales como la copia de una carta de Excel y pegarlo en una presentación de PowerPoint.

Utilizando el Portapapeles de Office

Al cortar o copiar cualquier dato, Windows almacena en una parte especial de la memoria llamado Portapapeles. Este Portapapeles de Windows sólo puede contener un elemento a la vez, así que Office 2007 viene con su propio portapapeles llama Portapapeles de Office, que puede almacenar hasta 24 elementos.

Considerando que el Portapapeles de Windows funciona con cualquier programa de Windows (como Microsoft Paint o WordPerfect), el Portapapeles de Office sólo funciona con programas de 2007 (como Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook) Office. Para almacenar datos en el Portapapeles de Office, sólo tiene que utilizar el comando Cortar o Copiar, y Office 2007 almacena automáticamente sus datos en el Portapapeles de Office.

Las dos grandes ventajas del Portapapeles de Office son

• Puede almacenar hasta 24 elementos.

El Portapapeles de Windows puede almacenar sólo un elemento.

• Puede seleccionar lo que desea pegar desde el Portapapeles.

El Portapapeles de Windows le permite pegar sólo el último elemento cortado o copiado.

Visualización y pegar partidas fuera el Portapapeles de Office

Después de utilizar el comando Cortar o Copiar al menos una vez, sus datos se almacena en el Portapapeles de Office. A continuación, puede ver el Portapapeles de Office y elegir qué datos desea pegar desde el Portapapeles en el archivo.

Para ver el Portapapeles de Office y pegar elementos de ella, siga estos pasos:

1. Mueva el cursor hasta el lugar donde desea pegar un elemento del Portapapeles de Office.

2. Haga clic en el icono Portapapeles de Office.

Aparece el panel Portapapeles de Office. El Portapapeles de Office también muestra un icono que muestra el programa en el que los datos provienen, como Word o PowerPoint.

3. Haga clic en el elemento que desea pegar.

Office 2007 pega el elemento seleccionado en el archivo en el que ha movido el cursor en el paso 1.

4. Haga clic en el cuadro de cierre de la ventana del Portapapeles de Office para meter fuera de la vista.

Si hace clic en el botón Pegar todo, puede pegar todos los elementos en el Portapapeles de Office en su archivo.

Eliminar elementos del Portapapeles de Office

Puede añadir hasta 24 elementos al Portapapeles de Office. En el momento de agregar un artículo 25, Office 2007 elimina el elemento más antiguo del Portapapeles de Office para hacer espacio para el nuevo elemento cortado o copiado.

También puede eliminar manualmente los elementos del Portapapeles de Office, así, siguiendo estos pasos:

1. Haga clic en el icono Portapapeles de Office.

Aparece el Portapapeles de Office.

2. Mueva el puntero del ratón sobre un elemento en el Portapapeles de Office.

Una flecha que apunta hacia abajo aparece a la derecha. Aparece un menú emergente.

3. Haga clic en Eliminar.

Office 2007 elimina el elemento seleccionado.

4. Haga clic en el cuadro Cerrar para meter el Portapapeles de Office fuera de la vista.

Si hace clic en el botón Borrar todo, puede eliminar todos los elementos actualmente almacenados en el Portapapeles de Office.

Asegúrese de que realmente desea eliminar un elemento del Portapapeles de Office porque después de eliminarlo, no podrá recuperarlo (y tampoco puede Fido).