¿Cómo crear una orden de compra real en QuickBooks 2012

Una orden de compra tiene un propósito simple: Narra algún proveedor que usted quiere comprar algún artículo. De hecho, una orden de compra es un contrato de compra. Para utilizar QuickBooks 2012 para crear órdenes de compra, siga estos pasos:

1. Dile a QuickBooks que desea crear una orden de compra por la elección de proveedores-Crear órdenes de compra.

   

   Si el menú proveedores no proporciona un comando Crear órdenes de compra, QuickBooks no sabe que desea crear órdenes de compra.

2. Utilice la lista desplegable del menú de proveedores para identificar al proveedor que usted quiere comprar el artículo.

   La lista desplegable de proveedores enumera cada uno de los vendedores en su lista de proveedores.

3. (Opcional) Clasifique la compra utilizando la lista desplegable Clase.

4. (Opcional) Proporcione una nave diferente Para hacer frente a la nave Para la lista desplegable.

   Lista de The Ship Para desplegable muestra una lista de todos sus clientes, proveedores y empleados. Seleccione la dirección Enviar a seleccionando uno de estos otros nombres. Después de seleccionar una entrada de la nave Para la lista, QuickBooks rellena la dirección Enviar a cuadro con la información apropiada.

   La ventana Crear órdenes de compra suministra algunos botones estándar y familiares y cajas: Anterior, Siguiente, Imprimir, Encuentra, Ortografía, Historia, y la plantilla.

5. Confirme la fecha de la orden de compra.

   Inicialmente, QuickBooks pone la fecha del sistema actual en el cuadro Fecha. Usted debe, sin embargo, confirmar que la fecha en que entra en QuickBooks como la fecha de la orden de compra es la correcta. Este es el fecha del contrato. A menudo, la fecha establece condiciones contractuales - tales como el número de días en el que el artículo es para ser enviado.

6. Confirme el número de orden de compra.

   El número de orden de compra, o Apartado postal número, identifica unívocamente el documento de orden de compra. QuickBooks órdenes número secuencial de compra para usted y coloca el número apropiado en el PO Ninguna caja. La suposición de que QuickBooks hace acerca del número de orden de compra correcta suele ser correcta. Si no es correcta, puede introducir un número de reemplazo.

7. Confirmar el vendedor y la nave a la información.

   El bloque de proveedores y la nave para bloquear identificar el proveedor de quien va a comprar el artículo y la dirección a la que desea el vendedor para enviar el envío. Esta información debe ser correcta si su lista de proveedores está al día y que ha utilizado correctamente la nave Para la lista desplegable para identificar, si es necesario, una nave alternativa de abordar.

   Sin embargo, confirmar que la información mostrada en estos dos bloques de direcciones es correcta. Si la información no es correcta, por supuesto, arreglarlo. Puede editar la información de bloque de direcciones mediante la selección de la información incorrecta y luego volver a escribir todo lo que se debe mostrar.

8. Describir cada artículo que usted quiere pedir.

   Utilice las columnas de la ventana Crear órdenes de compra para describir en detalle cada artículo que usted quiere pedir como parte de la compra. Cada artículo va en su propia fila. Para describir un artículo que usted quiere comprar al proveedor, usted proporciona los siguientes bits de información:

9. Artículo: La columna de artículo es donde se registra el número de artículo único para el elemento que desea comprar. Recuerde que los artículos deben ser introducido, o descrita, en la lista de elementos. Lo más importante a saber sobre la lista de elementos es que cualquier cosa que desea mostrar en la factura - o, para el caso, en una orden de compra - debe ser descrito en el archivo de tema.

10. Descripción: En la columna Descripción, usted describe el elemento que seleccione. También puede editar el campo Descripción de manera que tenga sentido para los clientes o proveedores.

11. Cantidad: La columna Cantidad especifica la cantidad del artículo que desea. Obviamente, se introduce el número de elementos que desea en este campo.

12. Valorar: La columna Tasa especifica el precio por unidad o tasa por unidad por el artículo. Tenga en cuenta que QuickBooks utiliza diferentes etiquetas para esta columna, dependiendo del tipo de negocio que usted ha configurado.

13. Cliente: La columna Cliente identifica al cliente para el que se está comprando el artículo.

14. Cantidad: La columna Monto muestra el total gastado por el artículo. QuickBooks calculará el importe por el que multiplicando la cantidad por la tasa (o precio). También puede editar la cantidad de columnas. En este caso, QuickBooks ajusta la velocidad (o precio) por lo que los tiempos de cantidad tasa siempre es igual a la cantidad.

15. Clase: En la columna de la Clase, a clasificar artículos de la orden de compra a nivel de artículo en lugar de en el nivel de la orden de compra.

Usted entra a una descripción de cada elemento que se debe incluir en la orden de compra. Esto significa, por ejemplo, que si usted quiere pedir seis artículos de un proveedor, su orden de compra debe incluir seis líneas de información.

16. Imprimir la orden de compra.

    El propósito de la grabación de una orden de compra en QuickBooks es crear un registro formal de una compra. Casi siempre quiere transmitir esta orden de compra al proveedor. La orden de compra le dice el vendedor exactamente lo que usted desea comprar y el precio que estás dispuesto a pagar. Para imprimir la orden de compra, puede hacer clic en el botón Imprimir. También puede imprimir las órdenes de compra más tarde en una por lotes para hacerlo, guarde todos los órdenes de compra que desea crear, y luego elija el comando Archivo-> Imprimir en formularios de órdenes de compra.

17. Guarde la orden de compra.

    Para guardar la orden de compra, haga clic en Guardar Cerrar botón o la opción Guardar Nuevo botón. Si hace clic en Guardar Nuevo botón, QuickBooks salva de que la orden de compra y vuelve a mostrar una versión vacía de la ventana Crear órdenes de compra para que pueda grabar otro orden de compra.