Cómo configurar las opciones generales de contabilidad en QuickBooks 2012

La ficha Preferencias Company ofrece los siguientes cinco casillas de verificación contable generales, así como ajustes de la fecha de cierre. (Estas casillas de verificación son probablemente explica por sí mismo a cualquier persona que ha hecho un poco de contabilidad con QuickBooks, pero para los nuevos usuarios de QuickBooks, he aquí una breve descripción de lo que hace cada uno.)

• Utilice números de cuenta: La casilla de verificación Usar números de cuenta, si se selecciona, le permite introducir un número de cuenta para una transacción. La casilla de verificación asociada, Mostrar Subcuenta Menor Sólo, dice QuickBooks para mostrar sólo el nombre y número de cuenta de una subcuenta (si está usando una) en lugar del patrimonio total de la cuenta.

  Si utiliza una gran cantidad de niveles de subcuentas, esta opción realmente puede limpiar puntos de vista, por lo que es más fácil de decir lo que cuenta que estás mirando.

• Exigir cuentas: Las cuentas requieren casilla de verificación, si resulta seleccionado, le dice a QuickBooks que debe especificar una cuenta para una transacción. Esto tiene sentido. Si no va a utilizar las cuentas para rastrear las cantidades que fluyen dentro y fuera de la empresa, usted no está realmente haciendo la contabilidad. Nunca tendría sentido para anular la selección de la casilla de verificación cuentas requieren.

• Utilice Seguimiento Clase: La casilla de verificación Usar Seguimiento clase permite decirle QuickBooks que desea utilizar no sólo las cuentas para el seguimiento de su información financiera, sino también clases. Las clases permiten dividir la información de nivel de cuenta de otra manera. Esto suena complicado, pero en realidad es bastante simple.

  La lista cuenta, por ejemplo, permite realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos por categorías de ingresos y gastos. Usted puede realizar un seguimiento de los gastos mediante el uso de categorías tales como salarios, renta, y suministros. Las clases, por lo tanto, le proporcionan una manera de seguir esta información en otra dimensión.

  Por ejemplo, puede dividir los gastos de salarios en los salarios gastados en dos lugares diferentes de su negocio. Un restaurador con dos restaurantes puede querer hacer esto. Tenga en cuenta que QuickBooks también ofrece una caja usted puede comprobar para indicar QuickBooks debe pedirá que asigne clases.

• Asignar automáticamente Número Entrada diario general: Esta casilla de verificación indica QuickBooks para asignar números a las entradas en el diario que se introducen mediante el comando Entrada Hacer Journal. ¿Quieres dejar esta casilla de verificación seleccionada. Entradas de diario general, por cierto, son típicamente introducidos por el CPA o su profesional de contador en el personal.

• Advertir al publicar una transacción a Resultados No Asignados: Esta casilla de verificación indica QuickBooks para mostrar un mensaje de advertencia cada vez que usted o alguien más intentos de débito o de crédito directamente a su cuenta de utilidades retenidas. (Normalmente, usted no quiere a debitar directamente o crédito en la cuenta de utilidades retenidas. Y sólo los contadores calificados entraría transacciones directamente en las ganancias acumuladas en cualquier caso.)

• Fecha Advertencias: Las cajas Fecha de advertencia dicen QuickBooks para que le avise cuando usted u otra persona entra en una transacción con una fecha demasiado en el pasado o demasiado lejos en el futuro. Si marca una de las casillas de la fecha de advertencia, también desea especificar el número de días es demasiado lejos en el pasado o demasiado lejos en el futuro.

• Cierre de ajustes de Fecha: El cuadro Fecha de Cierre le permite identificar una fecha antes de la cual su archivo de datos de QuickBooks no se puede cambiar. En otras palabras, si se establece la fecha de cierre el 31 de diciembre de 2010, usted está diciendo a QuickBooks que usted no desea los cambios realizados en el archivo de datos de QuickBooks antes de esta fecha.

  Esto significa que alguien no puede modificar una transacción que está fechada antes de la fecha de cierre sin obtener un mensaje de advertencia miedo. También significa que alguien no puede entrar en una transacción mediante el uso de una fecha antes de la fecha de cierre.

  Puede hacer clic en el botón Establecer fecha / contraseña para mostrar un cuadro de diálogo que le permite especificar una fecha de cierre y crear la contraseña necesaria cuando alguien quiere agregar una transacción de edad o modificar una transacción de edad.

Hace mucho tiempo, las versiones anteriores de QuickBooks también permiten activar y desactivar una función de auditoría mediante la ficha Preferencias Compañía de las Preferencias de Contabilidad. Sin embargo, todas las versiones recientes de QuickBooks proporcionan una siempre en pista de auditoría, por lo que no ve una pista de auditoría contable preferencia casilla más.

Una pista de auditoría, por cierto, sólo mantiene una lista de quien hace lo que cambia a las transacciones. Contadores, como era previsible, el amor pistas de auditoría. Las pistas de auditoría permiten a alguien, como su contador, para entrar después de los hechos y averiguar por qué un saldo de cuenta es lo que es.