Grabación de sus facturas con QuickBooks 2003

Cuando un proyecto de ley entra, lo primero que debe hacer es grabarlo. Puede grabar proyectos de ley a través de la ventana Enter Bills o el registro de cuentas por pagar. Si va a realizar un seguimiento de las facturas de los gastos y el tema, es necesario utilizar la ventana Enter Bills.

Para grabar un proyecto de ley a través del cuadro de diálogo Introducir Bills, siga estos pasos:

1. Elija Vendedores -> Enter Bills.

O, alternativamente, seleccione Proveedores de la lista de los navegadores y haga clic en el icono de Enter Bills. Usted sin duda cuenta de que la mitad superior de esta ventana se ve mucho como un cheque - eso es porque mucha de la información que se pone aquí termina en el cheque que usted escribe para pagar su factura. (Si ve la palabra de crédito en la parte superior de la forma en lugar de Bill, haga clic en el botón de opción Bill en la esquina superior izquierda. También puede utilizar esta pantalla para introducir el crédito de proveedores.)

2. Seleccione el nombre del proveedor que está pagando.

Si quieres pagar esta factura a un proveedor que ya está en la lista de proveedores, simplemente haga clic en la flecha hacia abajo al final de la línea de proveedores y elegir el proveedor. (QuickBooks luego rellena automáticamente la ventana de Cuentas Introduzca mayor cantidad de información, ya que puede recordar.) Pero si este proveedor es nuevo, QuickBooks le pide que Quick Agregar o configurar algo de información sobre el vendedor - la dirección, el límite de crédito, condiciones de pago, etcétera. Usted proporciona esta información en la ventana de nuevo proveedor.

Si usted tiene una o más órdenes de compra sin cubrir con el proveedor que seleccione, QuickBooks le pregunta si desea recibir en contra de una orden de compra. Haga clic en Sí si lo hace o No si no lo hace. Si usted elige recibir contra una orden de compra, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo de órdenes de compra abierta. Se limita a enumerar las órdenes de compra abiertas que ha grabado. Al seleccionar una o más órdenes de compra para recibir en contra, QuickBooks rellena los elementos y de cantidades de estas órdenes para usted, que puede modificar según sea necesario.

Para crear una orden de compra, que es sólo un registro de elementos de su pedido de los vendedores, seleccionar proveedores -> Crear órdenes de compra. Cuando QuickBooks muestra la ventana Crear órdenes de compra, describa su pedido. Imprime y las órdenes de compra de edición de la misma manera como usted imprimir facturas y notas de crédito.

3. Seleccione las condiciones de pago que describen cuando la factura se debe.

En la línea de Términos, abra la lista desplegable y seleccione las condiciones de pago (si la información no está ya allí desde al configurar el proveedor).

4. (Opcional) Introduzca una nota para describir el proyecto de ley.

Puede introducir una nota en el cuadro Memo. La nota que se introduzca aparece en la A / P registradora.

5. Mueva el cursor hacia abajo a la columna de la Cuenta de la pestaña Gastos e introduzca un nombre de cuenta de gastos.

Lo más probable es que desea introducir el nombre de una cuenta de gastos que ya está en el plan de cuentas. Si ese es el caso, haga clic en la flecha hacia abajo para ver una lista de todas sus cuentas. Es probable que tenga que desplazarse por la lista para llegar a las cuentas de gastos (una forma rápida de moverse por la lista es comenzar a escribir el nombre de la cuenta - ir directamente hacia abajo la lista). Haga clic en la cuenta de que este proyecto de ley representa (lo más probable es Suministros o algo así).

Si necesita crear una nueva categoría cuenta de gastos de este proyecto de ley, elija desde lo alto de la lista. Verá el cuadro de diálogo Nueva cuenta. Complete la información y haga clic en Aceptar.

¿Y si el dinero que usted está pagando por este proyecto de ley se puede dividir entre dos, tres o cuatro cuentas de gastos? Simplemente haga clic abajo en la cuenta que acaba de introducir. Aparece la flecha hacia abajo. Haga clic en él para entrar en otra cuenta de gastos, y otro, y otro, si quieres.

6. Tab a la columna de la cantidad, si es necesario, y cambiar los números.

Si estás dividiendo este proyecto de ley entre varias cuentas, asegúrese de que los números de la columna Importe suman al total de la factura.

7. (Opcional) Introduzca las palabras de explicación o la sabiduría en la columna de notas.

8. (Opcional) Asigne el gasto a un cliente: Job.

Si va a ser reembolsado por estos gastos, o si lo que desea es realizar un seguimiento de sus gastos por trabajo, entrar en el cliente que se va a reembolsar a usted. Introduzca una cantidad para cada cuenta, si es necesario. Puede utilizar la flecha hacia abajo para encontrar clientes y haga clic en ellos.

9. (Opcional) Asigne el gasto a una clase.

También puede realizar un seguimiento de los gastos por clase al hacer entradas en la columna de la Clase. Observe la flecha habitual hacia abajo y haga clic en él para ver una lista de clases. (Usted no ve una columna de la clase a menos que usted ha dicho QuickBooks que desea utilizar las clases.)

Si usted quiere tener gastos pista QuickBooks por clase, usted puede configurarlo para hacerlo. Para configurar QuickBooks para rastrear los gastos, seleccione Editar -> Preferencias. Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Preferencias, haga clic en el icono de la contabilidad, haga clic en la ficha Preferencias de la empresa, y luego marque la casilla de verificación Usar Seguimiento Clase.

Si lo desea, haga clic en el botón Volver a calcular el total de los gastos.

10. Utilice la ficha Elementos para registrar los diversos elementos que el proyecto de ley representa.

Haga clic en la ficha Elementos. Introduzca los artículos que has comprado y el precio que pagó por ellos.

Si te das cuenta después de completar parcialmente el proyecto de ley que la factura paga de hecho un pedido de compra, haga clic en el botón Seleccionar PO, que aparece en la ficha Elementos de la ventana Introduzca Bill.

En la lista desplegable de proveedores, haga clic en el nombre del vendedor que le envió el proyecto de ley. En la lista de órdenes de compra abiertas, haga clic en la columna de la izquierda para poner una marca junto a la orden de compra (o pedidos) para los que usted está pagando. ¿Suficientemente fácil? Haga clic en Aceptar cuando haya terminado, y QuickBooks rellena la ficha Elementos de forma automática.

11. Colocar en la columna Elemento e introduzca un nombre para el elemento.

Observe la flecha hacia abajo en esta columna. Haga clic en él para ver la lista de artículos. ¿El artículo que usted está pagando por aparecer en esta lista? Si es así, haga clic en ese elemento. Si no es así, seleccione desde lo alto de la lista y complete la ventana Nuevo elemento.

12. Rellene el resto de las filas de elementos de la ficha Elementos.

Puede introducir todos los elementos que va a comprar aquí. Asegúrese de que la ficha Elementos muestra con precisión los elementos que va a comprar, sus costos y sus cantidades. Si lo desea, haga clic en el botón Volver a calcular el total de los elementos.

13. Guarde el proyecto de ley.

Haga clic en Guardar Nuevo para guardar su registro de la factura y luego entrar en otro proyecto de ley. O haga clic en Guardar Cerca de grabar su factura pero no pagar otra factura.