Trabajar con listas de distribución en Outlook

Puede crear una lista de distribución en el módulo Contactos de Outlook que incluye el nombre de más de una persona para esos momentos cuando se envía un mensaje de forma simultánea a varias personas. También puede asignar categorías a sus listas de distribución (del mismo modo que con los contactos individuales), y usted puede enviar una lista de distribución a otras personas como archivo adjunto a un mensaje de correo electrónico para que puedan utilizar la misma lista que usted hace si son También el uso de Outlook.

Creación de una lista de distribución

Creación de una lista de distribución es una simple cuestión de inventar un nombre para la lista y elegir de la colección de nombres que usted ha almacenado en su sistema. Una lista de distribución no hace un seguimiento de los números de teléfono y direcciones de correo, sólo direcciones de correo electrónico.

Para crear una lista de distribución en el módulo Contactos, siga estos pasos:

1. Seleccione Archivo -> Nuevo - Lista> Distribución (o presione Ctrl + Mayús + L).

Aparecerá el cuadro de diálogo Lista de distribución.

2. Escriba el nombre que desea asignar a su lista de distribución.

El nombre que escriba aparecerá en el cuadro de texto Nombre.

3. Haga clic en el botón Seleccionar miembros.

Aparecerá el cuadro de diálogo Seleccionar miembros, muestra una lista de nombres disponibles en el lado izquierdo y un cuadro en blanco en el lado derecho.

4. Haga doble clic en el nombre de cada persona que desea agregar a su lista de distribución.

Cada nombre que hace doble clic aparece en la columna Agregar a la lista de distribución en la parte derecha del cuadro de diálogo.

5. Cuando haya terminado de recoger nombres, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Seleccionar miembros se cierra.

6. Haga clic en Guardar y cerrar (o presione Alt + S).

El cuadro de diálogo Lista de distribución se cierra y su lista de distribución aparece en su lista de contactos.

Al crear una lista de distribución, también puede incluir las direcciones de correo electrónico de personas que no están incluidos en la lista de contactos o cualquiera de sus otros libros de direcciones de Outlook. Para agregar un extraño como a su lista de distribución, haga clic en Agregar nuevo (en vez de Seleccionar miembros) en el paso 4 anterior. Introduzca el nombre y dirección de correo electrónico de la persona que desea agregar en el cuadro de diálogo Agregar nuevo Miembros, haga clic en Aceptar y siga el resto de los pasos exactamente de la misma manera.

Edición de una lista de distribución

La gente viene y la gente va en las listas de distribución, tal como lo hacen en todas partes. Por suerte, se pueden editar las listas. Simplemente haga clic en el icono Contactos en el panel de navegación y haga doble clic en el nombre de una de sus listas de distribución (las entradas que muestran un pequeño icono de dos cabezas a la derecha de su nombre). Cuando se abre una entrada de lista de distribución, se ve la misma pantalla que vio cuando creó la lista. Aquí, usted tiene algunas opciones útiles:

• Para eliminar un miembro de la lista: Haga clic en ese nombre y haga clic en el botón Quitar.

• Para seleccionar un nuevo miembro a partir de los nombres que ya están en su lista de contactos o la lista global de direcciones: Haga clic en Seleccionar miembros y seguir la misma rutina que se utiliza cuando se crea una lista.

• Para agregar una persona cuya dirección de correo electrónico no aparece en ninguna de sus libretas de direcciones: Haga clic en el botón Agregar nuevo, rellene el nombre y dirección de correo electrónico de la persona, y haga clic en Aceptar.

El uso de una lista de distribución

Listas de distribución aparecen como artículos en su lista de contactos junto con los nombres de las personas - por lo que (como se puede adivinar), puede utilizar una lista de distribución para hacer frente a un mensaje de correo electrónico tal como lo haría con cualquier contacto. Así es cómo:

• Puede arrastrar la tarjeta para una lista de distribución a su Bandeja de entrada para crear un nuevo mensaje de correo electrónico a esa lista.

• Puede escribir el nombre de la lista de distribución en la línea Para de un mensaje de correo electrónico y haga clic en el botón Comprobar nombres en la barra de herramientas.

Cuando Outlook agrega un subrayado en el nombre en el cuadro Para, usted sabe que su mensaje se destinará a las personas en su lista de distribución.