Contenido en línea Sharepoint y tipos de contenido

Una de las muchas características interesantes ofrece SharePoint Online es la capacidad para que los usuarios no sólo subir documentos, sino también para crear un nuevo documento de Word desde la biblioteca de documentos, haga clic en Documentos de las Herramientas de bibliotecas en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Nuevo. Esta acción abre un nuevo documento en blanco en Microsoft Word que se guardará en línea después de que le des un nombre de archivo.

Lo que la mayoría de los nuevos usuarios de SharePoint no saben es que en realidad se puede " subir " un enlace a un documento en otra biblioteca o crear nuevos documentos de Microsoft Office distintas de la Palabra. En el caso de los primeros, esto elimina documentos duplicados que podrían convertirse en una pesadilla para sincronizar. En este último caso, se agiliza la creación de documentos basados ​​en formularios.

Carga de un enlace en lugar de un archivo se hace posible por el contenido de SharePoint y de contenido características tipos. Piense en el contenido como el documento de Word que has subido o el nuevo archivo creado a partir de la biblioteca de documentos. La forma en que ha definido la configuración de sus documentos es el tipo de contenido.

Mantenga una versión de un documento en varios sitios de SharePoint Online

Usted gestionar dos sitios de SharePoint separadas y usted tiene un documento que desea compartir entre los dos sitios. Si crea dos documentos para subir una para cada sitio, tiene que actualizar dos documentos cuando algo cambia. Para evitar el trabajo extra, puede cargar un documento en un sitio, y " subir " un vínculo al documento en el otro sitio. Para ello, siga estos pasos:

1. En la biblioteca de documentos en la que desea añadir el enlace a, haga clic en la ficha Biblioteca en el menú Herramientas de bibliotecas en la cinta.

2. Haga clic en Configuración de la biblioteca en la cinta.

3. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

4. En Permitir Gestión de tipos de contenido, seleccione Sí. Desplácese hacia abajo y haga clic en Aceptar.

5. En Tipos de contenido que se ve que el documento ya está en la lista como el tipo de contenido predeterminado.

6. Haga clic en la opción Agregar a partir de tipos de contenido de sitio existentes vinculan a continuación el tipo de contenido del documento.

7. En el contenido de la página Tipos, seleccione Enlace Añadir a un documento por debajo de los tipos de contenido disponibles Sitio: caja.

8. Haga clic en el botón Agregar en el centro para añadir el tipo de contenido seleccionado en los tipos de contenido que agregar: cuadro de la derecha.

9. Haga clic en Aceptar.

   Se le redireccionará a la página Configuración de la biblioteca de documentos.

Ahora que ya has agregado enlaces como un tipo de contenido, vamos a ver en acción. Salir fuera de la vista de configuración de la biblioteca y volver a la biblioteca de documentos. Para ello, siga estos pasos:

1. Haga clic en la pestaña de documento en el menú Herramientas de bibliotecas en la cinta.

2. Haga clic en el icono Nuevo documento para mostrar los tipos de contenido disponibles. Seleccione enlace a un documento.

3. En el Nuevo enlace a una ventana de documento que aparece, introduzca el nombre del documento y la dirección URL.

4. Haga clic en Aceptar.

   Usted será llevado de nuevo a la biblioteca de documentos.

Viola! Ahora usted puede ver el enlace que aparece como si fuera un documento real en la biblioteca. Al actualizar el archivo original, el enlace se abrirá siempre la última versión del archivo que está vinculado.

Añadir una plantilla de Excel en el tipo de contenido de SharePoint Online

¿Quieres ser capaz de crear no sólo los documentos de Word de su biblioteca, sino también archivos de Excel. El archivo de Excel que desea utilizar al crear nuevos archivos de Excel es una plantilla de formulario para una factura que ha creado. Para lograr esto, primero tiene que agregar la plantilla de la factura como un nuevo tipo de contenido en la colección de sitios.

El segundo paso consiste en añadir a continuación, este nuevo tipo de contenido a la biblioteca de documentos siguiendo los pasos 1 a 9 en la sección anterior, pero reemplazando el vínculo a un documento con la nueva plantilla de formulario Excel.

Para añadir su plantilla de la factura como un nuevo tipo de contenido en la colección de sitios, siga estos pasos:

1. En el lugar de los padres, vaya al Sitio Configuración acciones-Site.

2. Bajo Galerías, haga clic en Sitio tipos de contenido y haga clic en Crear.

3. Darle un nombre (Invoice Template), introduzca una descripción si es necesario, y seleccione Tipo de documento contenido en Seleccionar tipo de contenido primario de.

4. Seleccione Documento bajo Padres tipo de contenido y elegir entre uno de los grupos existentes o crear un nuevo grupo para el nuevo tipo de contenido y haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en Avanzadas en Configuración, seleccione Cargar una nueva plantilla de documento, busque la plantilla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Su nueva plantilla muestra ahora como una opción al crear nuevos documentos en la biblioteca de documentos.