Las bibliotecas de documentos de SharePoint 2010 y

SharePoint 2010 bibliotecas de documentos permiten almacenar y compartir archivos de forma segura, y también añadir características que ayudan a administrar cosas como documento de flujo de trabajo (los procesos que permiten a las personas editar, comentar, y aprobar documentos) y historias de versión (lo que le pasó a un archivo, y quién hizo qué).

Y aunque los archivos compartidos darle un camino a través de carpetas a su documento, las bibliotecas de documentos de SharePoint le dan otros caminos para exponer el contenido. Se puede acceder a los documentos directamente a través del navegador, puede burbuja para arriba en elementos web, y usted puede ordenar y filtrar con sus tipos de metadatos y el contenido. Y con las bibliotecas de documentos, se puede exponer a los archivos por su título, no sólo por su nombre de archivo.

Las bibliotecas de documentos le dan múltiples opciones sobre cómo los documentos se meten en ellos, también. Puede guardar un documento con la URL de la biblioteca de documentos, pero puede también documentos de correo electrónico para documentar las bibliotecas o arrastrar y soltar desde el Explorador de Windows. Además, puede crear documentos directamente en sus bibliotecas de documentos.

Si usted hace una búsqueda en un recurso compartido de archivos, que potencialmente recuperar accesos a documentos que usted no tiene los permisos de apertura de SharePoint, por otro lado, permite que los resultados sean de seguridad recortado de manera que si no se puede acceder a ella, ni siquiera se puede ver en tus resultados de búsqueda.

Todo en SharePoint es una lista. LA biblioteca de documentos es sólo un tipo especial de lista. Aunque la mayoría de las otras listas de SharePoint se organizan alrededor de las cosas que se definen principalmente por sus metadatos, bibliotecas de documentos se organizan alrededor de los archivos que existen por separado y son descritas por sus metadatos.

Una biblioteca de documentos no sólo tiene que contener los archivos de Microsoft Word. Las bibliotecas de documentos pueden contener muchos tipos de archivo, incluyendo Excel, PDF y archivos de Visio. Incluso las páginas web se almacenan en bibliotecas de documentos.

Las bibliotecas de documentos añaden la capacidad de encontrar sus documentos. A diferencia de un recurso compartido de archivos, que trata a los archivos como objetos separados, bibliotecas de documentos tratan documentos como contenido y permiten asociar cierta información (metadatos) con los conjuntos de documentos en ellos. Esto significa que los documentos se pueden encontrar sobre la base de las similitudes descritos por los metadatos, y no sólo por las opciones de búsqueda que usted tiene en un recurso compartido de archivos.

Usted podría preguntarse por qué dejar sus documentos en una unidad de red compartida no es más fácil que usar una biblioteca de documentos en SharePoint 2010. La razón más convincente por qué es que SharePoint ofrece muchas maneras de organizar sus documentos, tales como

• Las bibliotecas de documentos proporcionan una dirección web única para acceder a un grupo de documentos. Las bibliotecas de documentos hacen posible la aplicación de la seguridad a grupos de documentos relacionados, ya través de recorte de seguridad, evitan que usuarios no autorizados puedan verlos en los resultados de búsqueda.

• Las propiedades del documento hacen posible la creación de muchos puntos de vista de los mismos documentos.

• Carpetas permiten agrupar un subconjunto de documentos basados ​​en los requisitos de permisos.