Cómo consultar una base de datos externa en excel

Excel muestra el cuadro de diálogo Elegir origen de datos.

Por ejemplo, para consultar una base de datos Microsoft Access, haga clic en la entrada de la base de datos de MS Access y luego en Aceptar.

Puede consultar los resultados de una consulta haciendo clic en la ficha Consultas y seleccionando uno de los elementos que se enumeran allí.

También puede consultar un cubo OLAP y apoderarse de información de eso. Si desea consultar una consulta o un cubo OLAP, consulte con el administrador de base de datos. El administrador de la base puede decirle qué consulta o cubo OLAP quieres tomar los datos.

Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar base de datos. Utilice este cuadro de diálogo para identificar la ubicación y el nombre de la base de datos que desea consultar.

Excel muestra el Asistente para consultas - Elegir columnas cuadro de diálogo.

Utilice el Asistente para consultas - Elegir cuadro de diálogo Columnas para recoger que las tablas y los campos que desea que aparezcan en los resultados de la consulta mesa. En el cuadro Tablas y Columnas disponibles, Excel enumera tablas y campos. Inicialmente, esta lista muestra sólo las tablas, pero se puede ver los campos dentro de una tabla haciendo clic en el símbolo + al lado de la mesa.

Para agregar todos los campos de una tabla a la lista, haga clic en el nombre de la tabla y haga clic en la derecha; frente botón de la flecha que apunta a las columnas en su cuadro de lista de consultas.

Para eliminar un campo, seleccione el campo en las columnas del cuadro de lista de consulta y haga clic en la izquierda, botón de la flecha que apunta hacia al cuadro de lista Tablas y columnas disponibles.

Todo esto suena muy complicado, pero en realidad no lo es. En esencia, todo lo que hacen es identificar las columnas de información que desea en la lista de Excel.

Excel muestra el Asistente para consultas - cuadro de diálogo Filtrar datos.

Puede filtrar los datos devueltos como parte de su consulta utilizando el único Incluir filas en las cajas de texto. Por ejemplo, para incluir sólo las filas en las que los programas de campo abreviatura del estado CA, haga clic en el campo state_abbrev en la Columna a Filtro cuadro de lista. A continuación, seleccione los Iguales filtrado operación de la primera lista desplegable y escriba o seleccione el valor California en la lista desplegable segundos.

El Asistente para consultas - cuadro de diálogo Filtrar datos realiza el mismo tipo de filtrado que se pueden realizar con el comando Autofiltro y el comando Filtro avanzado.

Y: Usando Y filtros significa que para una fila para ser incluido, debe cumplir cada uno de los requisitos del filtro.

O: Usando O filtros significa que si una fila cumple cualquier condición de filtrado, se incluye la fila.

Excel muestra el Asistente para consultas - cuadro de diálogo Orden de Clasificación.

Seleccione el campo o columna que desea utilizar para la clasificación de la Clasifique la lista desplegable Por. Al seleccionar ya sea el ascendente o descendente botón de opción, elija si el campo debe ser dispuesto en un orden ascendente o descendente, respectivamente.

También puede utilizar claves de ordenación adicionales al seleccionar campos en la primera y segunda Entonces Por listas desplegables.

Usted tipo de consulta de resultados de la misma manera que ordenar las filas de una tabla de Excel. Clasificación funciona igual si estás hablando de resultados de la consulta o filas en una lista.

Excel muestra el Asistente para consultas - cuadro de diálogo Finalizar.

Este cuadro de diálogo proporciona botones de radio, de la que usted elija la que desea colocar los datos resultado de la consulta: en Excel, en una ventana de Microsoft Query que a continuación, puede revisar, o en un cubo OLAP. Por lo general, usted simplemente quiere devolver los datos a Microsoft Excel y colocar los datos en un libro. Para tomar esta decisión, seleccione la Devolver datos a botón de Microsoft Office Excel.

Después de hacer clic en el botón Finalizar para completar el Asistente para consultas, Excel muestra el cuadro de diálogo Importar datos.

Utilice este cuadro de diálogo para especificar dónde se deben colocar los datos del resultado de la consulta.

Para colocar los datos de los resultados de consulta en una hoja de cálculo existente, seleccione el botón de opción Hoja de cálculo existente. Luego de identificar la celda en la esquina superior izquierda del rango de hoja de cálculo y escriba esto en el cuadro de texto Hoja de trabajo existente.

Alternativamente, para colocar los datos en una nueva hoja de cálculo, seleccione el botón Nuevo Hoja de cálculo.

Excel coloca los datos en la ubicación que haya elegido.