8 Consejos para la organización de sus documentos

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El subir con un sistema de organización todo el papel en su vida toma el pensamiento y la planificación. Y aprovechando que requiere tiempo y esfuerzo. En el corto plazo, dejando que los papeles se acumulan es mucho más fácil. Pero en el largo plazo, el hacerlo puede convertirse en un gran dolor de cabeza.

8 Consejos para la organización de sus documentos

Tomarse el tiempo y esfuerzo para desarrollar una forma sistemática de la organización de sus trabajos puede resultar en mucho menos estrés y la molestia en su vida. Pruebe lo siguiente al crear su sistema de archivo:

  • Comience simple: Vamos con un sistema de archivo que es relativamente fácil de usar. Usted no quiere que su sistema de archivo para ser más estresante que el estrés que supone para aliviar.

  • Sé colorido: Los archivos de diferentes colores, o pestañas y etiquetas de diferentes colores no sólo puede convertir su sistema de archivo en una obra de arte, sino también hacer que sea más fácil encontrar diferentes temas e intereses.

  • No escatima cuando usted compra un archivador: Invierta en un gabinete de buena calidad. Archivadores mal hechos tienden a descomponerse en la crisis. Cuando los archivos se hacen más grandes y más pesados, su peso puede tensar un archivador barato y hacer que sea difícil para los cajones se abran sin problemas - o para abrir en absoluto, para el caso. Y tratar de encontrar un gabinete que no hará que su habitación se vea más como una oficina de reclamaciones ajustadores. Muchos de los armarios para oficina tradicionales son grandes y, francamente, bastante poco atractivo.

  • Mantenga papeles importantes donde se sabe que están a salvo: Mantenga sus documentos en un lugar seguro, pero asegúrese de que usted puede conseguir fácilmente apoderarse de ellos cuando los necesite. Lleve un registro de lo siguiente

  • Información Automóvil

  • Números de cuentas bancarias

  • Los certificados de nacimiento

  • Números de tarjetas de crédito

  • Deeds

  • Recibos importantes

  • Instrucciones

  • Pólizas de seguro

  • Contratos de préstamo

  • Certificado de matrimonio

  • Registros médicos

  • Acuerdos hipotecarios

  • Pasaportes

  • Números PIN

  • Transcripciones escolares

  • Los contratos de servicios

  • Las declaraciones de impuestos (últimos 5 años)

  • Garantías

  • Testamentos

Algunas de estas categorías garantizamos su propio archivo separado. Algunos, como sus números importantes, se pueden combinar. Para los documentos más importantes, es posible que desee mantener a los originales en una caja fuerte o en una caja de seguridad, y guardar copias disponibles en sus archivos.

  • Evite Baja Moravia: El pueblo error más comunes hacen que la hora de crear un sistema de archivo es de llegar a categorías que son demasiado específicas. Por ejemplo, un archivo titulado "artículos de viaje sobre Baja Moravia" no caben bien en su sistema a menos que esté definitivamente pensando en ir allí o estás escribiendo tesis de maestría sobre este tema. Si sigue en esta línea, se le plagada de carpetas de archivos en ningún momento, y usted tendrá una diablos de un tiempo encontrar nunca nada - si alguna vez quieres. Comience con un menor número de categorías más amplias.

  • Nunca ponga todos sus documentos en una sola canasta: Un enfoque descrito por el experto de la organización Stephanie Culp sugiere que usted tiene cuatro cestas para su papel (además de la papelera de suma importancia):

    • A para hacer la cesta: El cable tipo transparente que funciona mejor.

    • Una de pagar cesta: Una vez más, el cable funciona mejor aquí.

    • Una a la cesta de archivos: Utilice una cesta de mimbre grande.

    • Una de leer la cesta: Prueba una cesta de mimbre aún más grande con asas.

      • Culp recomienda apilar su para hacer la cesta en la parte superior de tu Pagar cesta en su escritorio. Mantenga la cesta Para archivos debajo de su escritorio, de en medio de sus necesidades más inmediatas de papel. Usted puede mantener la Para Leer cesta en una parte diferente de su casa - como su dormitorio o estudio - para que pueda ponerse al día en su lectura cada vez que surja la oportunidad.

    • Hacer la presentación de un hábito: Encuentra un tiempo durante la semana para vaciar su cartera en archivo y presentar los papeles necesarios de distancia. Esta tarea realmente no debe tomar mucho tiempo - 15 o 20 minutos deberían hacerlo.

    • Ajustar después: En una fecha posterior, echar un vistazo a lo que está en sus archivos. Por lo general, se encuentra que un archivo es ya sea subutilizado o abultamiento. Si usted encuentra que usted tiene sólo una o dos cosas de una carpeta de archivos, encontrar o crear un archivo que es más amplia en su alcance. Alternativamente, si usted encuentra que una carpeta está llena de contribuciones, crear subcategorías, ya sea por tema o por fechas.



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