Cómo crear un sistema de archivo para un fideicomiso

La organización es la clave, y no más que cuando eres un fideicomisario. El otorgante ha confiado en usted para manejar los activos del fideicomiso de manera competente. Cuando estás organizado, ya sabes dónde documentos y registros importantes del fideicomiso son, que le ayuda a administrar correctamente y de manera eficiente la confianza.

Lapsos de organización pueden significar más tiempo dedicado a buscar una pieza crucial de la correspondencia o, más importante, el hecho de hacer una distribución o archivo requerido y pagar los impuestos del fideicomiso. Comience su administración en tan organizado una manera que le sea posible, y como con la mayoría de las cosas en la vida, usted encontrará que casi todo lo que haces será más fácil y toma menos tiempo.

Organizar la confianza de la manera correcta

Comenzando con el pie derecho al administrar un fideicomiso es importante. Así que ¿por dónde empezar? El día descubres que eres un síndico es el día en que debe comenzar la organización de la administración de la confianza. ¿Qué hacer para comenzar? A pesar de que tanto la administración se hace en línea en estos días, es posible que desee a la cabeza a su fuente de oficina local o tienda de papelería para los siguientes elementos:

• Suministros de papel: Recoge archivos manila, carpetas de archivos, etiquetas, almohadillas contables especiales (si no se siente cómodo trabajando con una hoja de cálculo), cuadernos de notas (o lo que usted prefiere hacer notas sobre), y cualquier otra cosa que usted piensa puede ser útil para usted .

• Varios sellos de tinta (tinta y si es necesario): Si vas a recoger los cheques de dividendos y / o de interés, es posible que desee comprar un " Para Deposit Only " sello de la parte posterior de sus cheques, o una marca de fecha para poner en correspondencia la confianza que usted recibe.

• Un gabinete de archivo: ¿De verdad quieres uno que bloquea y es razonablemente resistente al fuego.

• Un ordenador, impresora y conexión a Internet (si usted no tiene ya a disposición de ustedes): Si la confianza es lo suficientemente grande, lo suficientemente complejo, y continuará suficiente para justificar el costo de largo, estas inversiones será de gran valor.

La mayoría del trabajo que hay que hacer para cualquier confianza se puede hacer en un ordenador, y tener uno le puede ahorrar una gran cantidad de tiempo y dinero en el transcurso de la administración de la confianza, pero es importante mantener copias de seguridad actuales de todo, de preferencia tanto en papel como en soporte informático.

Eso significa fotocopias de documentos y ponerlos en múltiples lugares, tener copia de seguridad basada en Internet fuera de las instalaciones, e incluso hacer copias de seguridad en un disco duro externo que, a continuación bloquear en una caja fuerte a prueba de fuego. No asuma que, sólo porque todo el mundo dice que están manteniendo las copias de seguridad, puede volver a crear los registros si se pierden.

Con los suministros en la mano, crear algunas carpetas de archivos. Éstos son algunos que positivamente, definitivamente quiero tener, si usted tiene un sistema de archivo manual o electrónico. Tenga en cuenta que algunos de estos archivos puede ser destruido en una fecha correspondiente a posteriores demás que usted puede desear haber bronceada. La siguiente lista muestra los archivos que desea mantener en forma permanente:

• Instrumento de fideicomiso

• Inventario inicial

• Cuentas anuales

Puede destruir estos archivos después de que haya terminado con ellas. Recuerde, sin embargo, que el concepto de temporal es relativo. En muchos casos, usted no va a querer tirar estos archivos en la hoguera durante muchos años:

• Estados de cuenta bancarios y cheques cancelados, presentadas por fecha: Usted puede destruirlos después de haber preparado las cuentas anuales y después de beneficiarios ha asentido a esas cuentas. Si se trata de un fideicomiso testamentario, aferrarse a ellos hasta que la cuenta de sucesión se ha permitido.

• Declaraciones de corretaje y confirmaciones de operaciones de valores, presentadas por fecha: Colgar en ellos, siempre y cuando mantenga los estados de cuenta bancarios y cheques cancelados.

• Declaraciones de impuestos, ya sean presentadas de forma secuencial por fecha en una carpeta o en carpetas separadas para los rendimientos de cada año: Guarde copias de todas las declaraciones de impuestos durante al menos siete años después de que los presenta.

• Correspondencia, presentada por fecha: En función del contenido de las letras, es posible que desee mantenerse en correspondencia vieja hasta que la confianza termina y todas las cuentas han sido consentido. Usted puede colocar el muy viejo correspondencia en el almacenamiento, sin embargo.

• E-mails, además de notas y notas sobre las conversaciones y reuniones telefónicas, presentadas por fecha: Apóyese en ellos, siempre y cuando mantenga sus archivos de correspondencia. Usted se sorprendería de la frecuencia con que usted necesita para hacer referencia a la información histórica.

• Facturación: Sí, como fiduciario se factura la confianza de sus honorarios, a menos que decida renunciar a un cargo fiduciario porque la confianza es un miembro de la familia o por alguna otra razón. Usted quiere mantener un registro de lo que se factura y lo que usted basa su cuota en. Usted puede destruirlos junto con los estados de cuenta bancarios y de corretaje.

• Varios: Este archivo es donde se pone cualquier cosa que usted piensa que es importante, pero no encaja realmente en ninguna de las otras categorías. Si va a colocar la correspondencia de edad, correos electrónicos y notas en el almacenamiento, probablemente debería poner estos viejos archivos varios allí también. Después de la confianza termina, puede destruirlos.

  Por supuesto, cada fideicomiso es diferente, y usted puede encontrar que su archivo miscelánea es el más grande en el cajón. Si ese es el caso, ver si puede agrupar esa información en algunas categorías de archivos adicionales y reducir el tamaño que a un tamaño manejable. Cuanto más finamente usted es capaz de cortar por la información que está manteniendo, más fácilmente se puede encontrar exactamente lo que estás buscando para cuando sea necesario.

Mantenga el instrumento de fideicomiso útil

Es posible que ya haya leído el instrumento de fideicomiso y es bastante seguro de que sabes lo que está contenido en ella. No se puede leer y comprender, todo de una manera secuencial documento del fideicomiso. En el momento en que realmente llegue a las páginas de la firma al final, que ni siquiera recordar el nombre de la confianza, y mucho menos lo que recuerdo el artículo VII o el párrafo 3 (B) (ii) (c) dice.