Cómo compilar la correspondencia de un fideicomiso
Como administrador de la confianza, es esencial que usted mantenga un registro cuidadoso de toda la correspondencia que usted envía y recibe. Enviar documentos fiduciarios requeridos por correo certificado y conservar todos los recibos. También asegúrese de llevar un registro de cualquier comunicación nonpostal en cuanto a la confianza y tomar notas exhaustivas en las reuniones relacionadas con la confianza.
Es posible que desee para compilar sus archivos de correspondencia confianza en un archivo de manila, o en una carpeta de tres anillos. A medida que su correspondencia crece, es posible que desee para separarlo por objeto o tipo.
A veces, el aspecto más importante de una determinada pieza de correspondencia es que lo envió. Cuando usted envía cualquier cosa que usted está obligado a enviar por correo, tales como declaraciones de impuestos o cierta correspondencia a los beneficiarios o los tribunales, asegúrese de enviar por correo certificado, con acuse de recibo.
Y porque usted está pagando extra para demostrar que usted ha enviado por correo algo o que alguien en realidad lo recibió, grapa esos recibos a las copias de las cartas que envió para que tenga la evidencia útil si alguien que tenga que ver.
Recuerde que debe mantener copias de todos los correos electrónicos que envía y recibe. Usted también debe mantener notas en todas las conversaciones telefónicas, enumerando la fecha y hora de la llamada, con quién habló, la materia, y cualquier curso de acción o resoluciones se decidieron. Si usted tiene reuniones para cualquier propósito relacionado con la confianza, tomar y guardar notas con fecha de toda la información pertinente de la reunión.