Mantener documentación adecuada para las transacciones en efectivo de una empresa

Cuando se trata de manejar las transacciones en efectivo en su negocio, una gran cantidad de papeleo cambia de manos. Con el fin de controlar adecuadamente el movimiento de dinero en efectivo dentro y fuera de su negocio, cuidadosa documentación es crítica. Y no te olvides de organización- que necesita para ser capaz de encontrar esa documentación si preguntas sobre el flujo de efectivo se presentan más adelante.

Monitoreo de flujo de caja no es la única razón por la que necesita para mantener el papeleo. Con el fin de hacer sus impuestos y amortizar los gastos del negocio, usted tiene que tener recibos de gastos. También necesita detalles sobre el dinero que pagó a los empleados y los impuestos recaudados para sus empleados con el fin de presentar los informes adecuados con entidades gubernamentales.

Creación de un sistema de archivo

La creación de un buen sistema de archivo y saber qué conservar y cuánto tiempo se debe mantener es muy importante para cualquier empresario. Para empezar a configurar su sistema de archivo, necesita algunos suministros:

• Archivadores: Bastante auto-explicativo de este uno - Es difícil tener un sistema de archivo con nada para mantener los archivos en.. . .

• Carpetas del archivo: Utilice estos para crear archivos separados para cada uno de sus proveedores, empleados y clientes que compran en el crédito de la tienda, así como los archivos de copia de seguridad para obtener información sobre cada una de sus transacciones. Muchos contadores archivo de información de la transacción en la fecha de la transacción ha sido añadido a su diario. Si la transacción se refiere a un cliente, proveedor o empleado, que añaden un duplicado de la transacción a los archivos individuales.

  Si usted tiene un sistema de contabilidad computarizado, es necesario presentar la documentación relacionada con las transacciones se introducen en su sistema informático. Usted debe seguir manteniendo los empleados, proveedores, clientes y archivos en papel en caso de que algo va mal.

• Carpetas de tres anillos: Estas carpetas son grandes para cosas como el Plan General de Contabilidad, el libro mayor, y su sistema de revistas porque estarás agregando a estos documentos con regularidad y los aglutinantes hacen que sea fácil añadir páginas adicionales. Asegúrese de numerar las páginas a medida que los agregue a la carpeta, para que pueda detectar rápidamente una página que falta.

• El número de carpetas que usted necesita depende de cuántas transacciones financieras que tienes durante cada período contable. Usted puede mantener todo en una sola carpeta, o es posible que desee crear una carpeta para el Plan General de Contabilidad y Contabilidad y luego una carpeta separada para cada una de sus revistas activas.

• Archivos expandibles: Estos son la mejor manera de hacer un seguimiento de la actividad de proveedor actual y los proyectos de ley que pueda ser debida. Asegúrese de tener lo siguiente:

• Archivo alfabético: Utilice este archivo para realizar un seguimiento de todas sus órdenes de compra pendientes por proveedor. Después de llenar la orden, usted puede presentar todos los detalles acerca de ese orden en el expediente individual del proveedor en caso de preguntas sobre surge el orden después.

• Un archivo de 12 meses: Utilice este archivo para realizar un seguimiento de las facturas que debe pagar. Basta con colocar el proyecto de ley en la ranura para el mes que es debido. Muchas compañías también utilizan un archivo ampliable de 30 días. A principios de mes, los proyectos de ley se colocan en el archivo ampliable de 30 días sobre la base de las fechas que deben ser pagados. Este enfoque proporciona un recordatorio visual rápida y organizada por las facturas que se deben.

Si está utilizando un sistema de contabilidad computarizado, es probable que no necesita los archivos expansibles debido a que su sistema de contabilidad puede recordarle cuando las facturas se deben (siempre y cuando haya agregado la información al sistema cuando la factura llegamos).

Averiguar qué conservar y por cuánto tiempo

El montón de papeleo que necesita para mantenerse en el puede ser muy grande muy rápidamente. Como ven a sus archivos cada vez más gruesas y más grueso, la mayoría de la gente de negocios se preguntan qué pueden tirar, lo que realmente necesitan para mantener, y el tiempo que necesitan para mantenerlo.

• Usted debe tener más trámites relacionados con la transacción durante el tiempo que el hombre de los impuestos puede venir y auditar sus libros. Para la mayoría de tipos de auditorías, eso es tres años después de presentar su declaración. Pero si usted no pudo presentar los impuestos o impuestos presentadas de manera fraudulenta, puede ser interrogado por el IRS en cualquier momento porque no hay estatuto de limitaciones en estos casos.

• Usted también puede necesitar información de prueba de compra para su compañía de seguros si un activo se ha perdido, robado o destruido por un incendio u otro accidente.

• Usted necesita aferrarse a la información con respecto a cualquier préstamo de negocios hasta que se dio sus frutos, por si acaso las preguntas del banco la cantidad que pagó. Después de que el préstamo es pagado apagado, asegúrese de mantener el comprobante de pago de forma indefinida en caso de una pregunta sobre el préstamo siempre surge.

• Información sobre bienes raíces y otras tenencias de activos también se debe mantener en todo por el tiempo que se mantiene activo y durante al menos tres años después de que se venda el activo.

• Es necesaria para mantener la información sobre los empleados durante al menos tres años después de que las hojas de los empleados (en el caso de las acciones legales surgir respecto a la tenencia de trabajo de un empleado).

En general, mantener la información sobre todas las transacciones de unos tres años. Después de eso, hacer una lista de cosas que quiere aferrarse a más largo, como la tenencia de activos y la información del préstamo. Consulte con su abogado y contador para obtener sus recomendaciones sobre lo que debe mantener y durante cuánto tiempo.