El establecimiento de punto de entrada de una transacción financiera
En la mayoría de las empresas que no utilizan programas de contabilidad informatizada, el punto inicial de una operación de entrada en el sistema de contabilidad es a través de un sistema de revistas.
Cada transacción va en la revista adecuada en orden cronológico. La entrada debe incluir información sobre la fecha de la transacción, las cuentas a las que se envió la transacción, y el material fuente utilizado para el desarrollo de la transacción.
Si, en algún momento en el futuro, es necesario realizar un seguimiento de un crédito o de débito a parar a una cuenta en particular, usted puede encontrar los detalles necesarios en la revista en la que participo por primera vez la transacción. (Antes de que sea publicado en varias cuentas en el sistema de contabilidad, cada transacción obtiene un número de referencia que le ayudarán a dar marcha atrás hasta el punto de entrada original.)
Por ejemplo, supongamos que un cliente te llama y quiere saber por qué su cuenta tiene un cargo de $ 500. Para encontrar la respuesta, usted va a la contabilización en la cuenta del cliente, seguimiento de la carga de nuevo a su punto de entrada en el diario de ventas original, utilizar esa información para localizar el origen de la carga, haga una copia de la fuente (lo más probable una factura de venta o recibo), y correo de la evidencia para el cliente.
Si usted ha declarado todo correctamente, usted no debería tener problemas para encontrar el material original y resolver cualquier cuestión que se plantea con respecto a cualquier transacción.
Es perfectamente aceptable para mantener un diario general para todas sus transacciones, pero un gran diario puede ser muy difícil de manejar porque es probable que tenga miles de entradas en ese diario para el final del año. En cambio, la mayoría de las empresas emplean un sistema de revistas que incluye un diario de cobros de efectivo entrante y una revista desembolsos en efectivo por dinero en efectivo saliente.
No todas las transacciones implican dinero en efectivo, sin embargo, por lo que las dos revistas no monetarios más comunes son el diario de ventas y la revista compras.
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