La simplificación de diario con la contabilidad informatizada

Si está trabajando con un paquete de software de contabilidad informatizada, se introduce una transacción de una sola vez, lo que simplifica en gran medida su diario de contabilidad. Todos los detalles que necesita normalmente que se entró en una de las páginas de revistas, una de las cuentas del libro mayor y los clientes, proveedores y otras cuentas se contabilizan automáticamente.

El proceso de publicación de primero en las revistas y luego a la Contabilidad General y cuentas de clientes o proveedores individuales puede ser muy lento. Por suerte, la mayoría de las empresas hoy en día utilizan el software de contabilidad computarizado, por lo que la misma información no tiene que ser introducido tantas veces. El ordenador hace el trabajo por usted.

El método por el cual en un inicio se introduce la transacción varía en función del tipo de transacción. Para mostrar lo que está involucrado en la toma de las entradas en un sistema de contabilidad computarizado, las siguientes figuras muestran una entrada cada uno del diario de depósitos de efectivo, el diario Los desembolsos en efectivo, y el diario de ventas.

Información de los ingresos en efectivo Introducción

Como se puede ver en la primera imagen, para entrar en el pago por S. Smith, todo lo que tiene que hacer es escribir " S. Smith " en la casilla " Recibido de ". A continuación aparecen todas las facturas pendientes. Usted puede poner una marca de verificación junto a las facturas a pagar, indicar el método de pago (en este caso, un cheque), introduzca el número de cheque, y pulsa ". Guarde y cierre "

Cuando se utiliza un paquete de software para el seguimiento de sus ingresos en efectivo, las siguientes cuentas se actualizan de forma automática:

• La Cuenta de Tesorería se carga la cantidad apropiada.

• La Cuenta de Cuentas por Cobrar se acredita la cantidad apropiada.

• La cuenta de cliente correspondiente se acredita la cantidad apropiada.

Eso es mucho más simple que la adición de la transacción al diario de depósitos en efectivo, cerrando el diario al final del mes, sumando las transacciones de las cuentas afectadas por los ingresos en efectivo, y luego (¡por fin!) El cierre de los libros.

Entrando en los pagos en efectivo de información

Desembolsos de efectivo son incluso más fácil que los ingresos en efectivo cuando se tiene un sistema computarizado de su lado. Por ejemplo, cuando el pago de facturas (véase la imagen siguiente), todo lo que necesita hacer es ir a la factura pantalla pagar para QuickBooks. En este ejemplo, todos los proyectos de ley de marzo se enumeran, por lo que todo lo que necesita hacer es seleccionar las facturas que desea pagar, y el sistema ajusta automáticamente los pagos en movimiento.

Los beneficios de pago de facturas de este sistema incluyen:

• Los cheques se pueden imprimir automáticamente por el paquete de software.

• Cada una de las cuentas de proveedores se actualizan para mostrar que el pago se hace.

• La cuenta de Cuentas por Pagar se debita el importe correspondiente a su transacción, lo que disminuye la cantidad adeudada a los vendedores.

• La cuenta de efectivo se acredita la cantidad adecuada para su operación, lo que disminuye la cantidad de efectivo disponible (porque está designada para su uso para pagar las facturas correspondientes).

Introducción de información de ventas

Al realizar las entradas necesarias en el sistema de contabilidad computarizado de la información que normalmente se encuentra en un diario de ventas (por ejemplo, cuando un cliente paga por su producto en el crédito), puede crear automáticamente una factura por la compra. La siguiente imagen muestra lo que parece cuando la factura generada por un sistema de contabilidad computarizado.

Agregar el nombre del cliente en la casilla " al cliente " rellena automáticamente en toda la información de los clientes es necesario. La fecha aparece automáticamente, y el sistema asigna un número de factura del cliente. Agrega la cantidad y selecciona el tipo de producto comprado en el " Código del artículo " sección, y el resto de la factura se calcula automáticamente. Cuando la factura es definitiva, puede imprimirlo y enviarlo fuera para el cliente.

La imagen anterior no muestra impuestos de ventas, pero esa información se calcula y se añadió por el sistema fácilmente. Si los impuestos de venta se indican en la información del cliente, entonces esas cifras se calculan automáticamente.

Llenar la factura en el sistema de contabilidad también actualiza las cuentas afectadas:

• La cuenta de cuentas por cobrar se carga la cantidad apropiada, lo que aumenta la cantidad debida por los clientes de esa cantidad.

• La cuenta de ventas se acredita la cantidad apropiada, lo que aumenta los ingresos percibidos por esa cantidad.

• La factura se añade a las facturas pendientes del cliente de manera que cuando el cliente hace un pago, la factura pendiente aparece en la pantalla de pago.