El control de la facturación de inventarios y suministros en su negocio

Con el tiempo, usted tiene que pagar tanto para el inventario y los suministros que usted compra para su negocio. Estos proyectos de ley son generalmente enviados a cuentas por pagar a su llegada, y se les paga a su vencimiento. Una gran parte del dinero pagado de su cuenta de efectivo es en la forma de los cheques enviados a pagar facturas vencidas en las cuentas por pagar.

Usted necesita tener controles cuidadosos sobre las cinco funciones clave de Cuentas por Pagar:

• Entrando en las cuentas a pagar en el sistema contable

• Preparar cheques para pagar las cuentas

• La firma de los cheques para pagar las cuentas

• El envío de cheques de pago a los proveedores

• La conciliación de la cuenta de cheques

En su negocio, lo más probable es que la persona que entre los proyectos de ley que se pagará en el sistema también prepara los cheques de pago, pero las otras tareas debe ser realizado por otra persona. Nunca se debe permitir que la persona que prepara el cheque para revisar las cuentas a pagar y firmar los cheques, a menos que, por supuesto, esa persona te de, dueño del negocio.

La persona que firma los cheques deben revisar cuidadosamente lo que se paga, compruebe que las aprobaciones de gestión adecuados para el pago se muestran en el papeleo, y confirme que la cantidad que se paga es exacta. Usted debe también responsabilidades separadas para asegurarse de que la persona que concilia su cuenta corriente no está preparando o firmar cheques.

La gestión adecuada de cuentas por pagar puede salvar su empresa una gran cantidad de dinero al evitar cargos por pagos atrasados ​​o intereses y aprovechando los descuentos ofrecidos por el pago temprano. Si está utilizando un sistema de contabilidad computarizado, la fecha de vencimiento de la factura y cualquier información de descuento se deben introducir en el momento de recibir el inventario o suministros (ver la figura siguiente para saber cómo grabar esta información).

Si está trabajando con un sistema de papel en lugar de un sistema de contabilidad computarizado, necesita establecer alguna manera de estar seguro de que no se pierda la factura fechas de vencimiento. Muchas empresas utilizan dos archivos de acordeón: uno que está establecido por el mes, y el otro que está establecido por el día.

Cuando un proyecto de ley viene por primera vez, se puso en el primer archivo de acordeón según el mes en el que es debido. En el primer día de ese mes, las cuentas por pagar empleado saca todas las facturas vencidas ese mes y los pone en el archivo de acordeón diaria basada en la fecha de la factura. Cheques de pago son luego enviados a tiempo para llegar a la oficina del proveedor de la fecha de vencimiento.

En algunos casos, las empresas ofrecen un descuento si sus facturas se paguen antes de tiempo. Como se puede ver en la figura, los términos del descuento para el vendedor, Platos Unlimited, es " 2% 10 30. Net " Eso significa que si la factura se paga en 10 días, la compañía proveedor puede dar un descuento de la 2 por ciento de lo contrario, la cantidad adeudada debe ser pagada en su totalidad en 30 días.

La cantidad total a pagar por la factura se muestra en la figura es $ 1.000. Si la empresa paga la factura dentro de diez días, puede tomar un descuento del 2 por ciento, o $ 20. Eso puede no parecer mucho, pero si su compañía compra $ 100,000 de inventarios y suministros en un mes y cada proveedor ofrece un descuento similar, puede ahorrar $ 1,000. En el transcurso de un año, descuentos en las compras pueden ahorrarle a su empresa una cantidad significativa de dinero y mejorar sus ganancias.