Comprobación de los registros computarizados de diario para su negocio

Aunque usted no tiene que cerrar las páginas del diario si usted mantiene sus libros utilizando un sistema de contabilidad computarizado, la ejecución de un control sobre el terreno (por lo menos) de lo que usted tiene en sus registros en papel frente a lo que usted tiene en su computadora es una inteligente mover.

Para hacer esta comparación, sólo tiene que ejecutar una serie de informes que utilizan su sistema de contabilidad computarizado y luego verifique para asegurarse de que los registros informáticos que coincida con lo que tiene en sus archivos.

Cuentas por Pagar informes

En QuickBooks, vaya al Navegador de informes y haga clic en Proveedores Cuentas por Pagar. La primera sección de la página del navegador, que se muestra en la siguiente figura, se llama A / P Envejecimiento (debido y facturas vencidas). Esta sección ofrece tres informes posibles:

• Sumario, que muestra cuánto se debe para cada proveedor

• Detalle, lo que da una lista de facturas vencidas y pendientes

• Cuentas por Pagar Gráfico, un gráfico que ilustra sus facturas pendientes

  
  QuickBooks le permite ejecutar una serie de informes en relación con los proveedores y cuentas por pagar.

La siguiente figura muestra el tipo de detalle que se obtiene cuando se selecciona el informe Detalle. El informe Detalle se divide en:

• Facturas actuales

• Facturas vencidas por 1 a 30 días

• Facturas vencidas por 31 a 60 días

• Facturas vencidas por 61 a 90 días

• Facturas vencidas por más de 90 días

Obviamente, nada en las dos últimas columnas - vencidos en más de 60 días - es una mala noticia. Usted puede contar con un proveedor o proveedor cuyas facturas presente en esas columnas que pronto cortado de crédito adicional hasta que su cuenta es de hasta al día.

También puede utilizar la información en el informe Detalle para verificar que las facturas de papel que haya en espera de ser pagado en los archivos de los proveedores que coincida con lo que tienes en tu ordenador. No es necesario comprobar cada proyecto de ley, pero es una buena idea hacer una inspección al azar de varios proyectos de ley. El objetivo es verificar la exactitud de sus registros, así como asegurarse de que entrada de nadie y el pago duplicado o facturas inexistentes.

Cuando se trata de flujo de efectivo de la empresa, mantener controles estrictos sobre quién realmente puede firmar cheques y cómo se registra la información que explica esos cheques. Es importante obligaciones separadas para proteger a cada aspecto de su sistema de contabilidad de la corrupción.

Cuentas por cobrar informes

También puede ejecutar informes que muestran la información registrada en la cuenta de Cuentas por Cobrar. La siguiente figura muestra una lista de posibles informes para huir de los Clientes Página cobrar.

Además de las sumarias, Detalle y Cuentas informa Gráfico por cobrar, también puede ejecutar un informe para Abiertas Las facturas, que enumera las facturas pendientes de los clientes o declaraciones, y colecciones, que enumera no sólo los clientes en mora, sino también cuánto deben y su contacto información.

Una vez más, corriendo inspecciones aleatorias en algunas cuentas de clientes para asegurarse de sus registros en papel de sus cuentas se ajustan a la información en su sistema informático es una buena idea. Siempre hay una posibilidad de que la compra de un cliente se inscribió en error en la computadora, y usted podría terminar de enviar la factura a la persona equivocada.

Otros informes computarizados

Además de mantener las cuentas reales, tales como cuentas por pagar o cuentas por cobrar, el sistema de contabilidad computarizado mantiene un diario de todas las transacciones de su empresa. Esta revista contiene (s) detalles sobre todas sus transacciones en un período de tiempo especificado y las cuentas que fueron impactadas por cada transacción. La siguiente imagen es una página del diario computarizada muestra.

Si necesita que le recuerden lo que ha grabado una transacción en su sistema de contabilidad computarizado, ejecutar el informe Diario por fecha, el aislamiento de todas las transacciones que tuvieron lugar en un momento determinado. Ejecución de un informe de fecha puede ser una herramienta útil si usted está tratando de localizar la fuente de un error en su libros- si encuentra una transacción dudosa, puede abrir los detalles de la transacción y ver cómo se ha introducido y donde se puede encontrar el material original.