Cómo registrar cuentas de transacciones por pagar

Dentro de QuickBooks 2012, usted tiene la opción de trabajar con o sin una cuenta por pagar las cuentas. Si quieres, puedes registrar los gastos al escribir cheques. Esto significa que con el fin de tener una lista completa de todos sus gastos, usted debe haber registrado cheques que pagan todos sus gastos. Este enfoque funciona bien.

QuickBooks también es compatible con un enfoque más preciso de los gastos de grabación. Al responder a algunas preguntas durante el proceso de instalación de QuickBooks, puede configurar una cuenta de cuentas por pagar, que es sólo una cuenta que registra las cantidades que usted debe a sus proveedores y otros proveedores.

Cómo grabar un proyecto de ley

Cuando se utiliza una cuenta por pagar las cuentas, se introducen los proyectos de ley que se obtienen de los proveedores cuando los reciba.

La siguiente tabla muestra la forma en que esta transacción se registra. Diario de Entrada 5 debita automáticamente de oficina gasto por $ 1.000 y las cuentas por pagar por $ 1,000 créditos. Esta es la entrada de diario que se registró por QuickBooks si compró $ 1.000 de equipos de oficina y luego ingresó ese proyecto de ley en el sistema de QuickBooks.

Cómo pagar una factura

Cuando más tarde paga esa factura, QuickBooks registra Diario Entrada 6. En Diario de Entrada 6, QuickBooks debita cuentas por pagar por $ 1,000 y créditos en efectivo por $ 1.000. El efecto neto en las cuentas por pagar que combinan tanto la compra y el pago es cero.

Eso tiene sentido, ¿verdad? El enfoque se muestra en Diario entradas 5 y 6 conteos la cantidad que le debe algún vendedor o proveedor como un pasivo, cuentas por pagar, sólo mientras usted le debe dinero.

Al grabar Diario Entrada 6 en QuickBooks, debe proporcionar el nombre de la cuenta que consigue debitado. QuickBooks obviamente sabe qué cuenta de crédito - la cuenta de cuentas por pagar. Sin embargo, QuickBooks también tiene que saber el gasto o cuenta de activo de débito.

QuickBooks necesita saber qué dinero cuenta para crédito cuando usted paga una cantidad a pagar las cuentas. Usted identifica esto cuando se escribe el cheque para pagar la cuenta.

Algunas otras cuentas por pagar punteros

Aquí hay un par de puntos adicionales acerca de asientos de diario 5 y 6:

• El método de las cuentas por pagar es más preciso. El método de cuentas por pagar, que es lo que Diario entradas 5 y 6 muestran, es la mejor manera de registrar sus facturas. El método de las cuentas por pagar significa que registre los gastos cuando se producen realmente los gastos.

  Como es posible que ya se han dado cuenta, el método de cuentas por pagar es en realidad el reflejo de las cuentas por cobrar de aproximación. La gran ventaja del método de cuentas por pagar, ya que puede intuir, es que se realiza un seguimiento de las cantidades que usted debe vendedores y proveedores y reconoce los gastos que se produzcan y no cuando se les paga (que puede ser un poco más tarde).

• No todas las de débito es de un gasto. Diario de Entrada 5 muestra el débito de ir a una cuenta de gastos equipos de oficina. Muchas de las cuentas por pagar que grabe son las cantidades adeudadas por los gastos.

  Sin embargo, no todas las cuentas por pagar de transacciones se deriva de incurrir en algún gasto. También puede ser necesario para registrar la compra de un activo - como una pieza de equipo. En este caso, el débito no va a una cuenta de gastos, sino a una cuenta de activo. Aparte de este cambio de menor importancia, sin embargo, la transacción funciona de la misma manera.

¿Puedes adivinar cómo un gasto o compra de activos fijos se graba si usted no utiliza una cuenta por pagar las cuentas? En el caso de que usted pagó $ 1.000 para equipos de oficina, QuickBooks debita expensas equipos de oficina por $ 1.000 y los créditos en efectivo por $ 1,000 cuando se escribe un cheque de $ 1,000. Como parte de escribir el cheque, a identificar qué expensas cuenta a debitar.

Si va a comprar un $ 1000 pieza de equipo, la entrada del diario se ve y funciona en más o menos de la misma manera. Cuando se graba la compra, QuickBooks carga la cuenta de activos por $ 1.000 y da crédito en efectivo por $ 1.000. Una vez más, esta transacción se registra cuando se escribe el cheque para pagar por el activo.