Cómo registrar una venta o pago

Para utilizar QuickBooks 2012, debe comprender cómo grabar pagos. Los principios de contabilidad establecen que los ingresos por ventas necesita ser reconocido cuando se realiza una venta. Y que la venta se hace cuando una empresa ofrece bienes o servicios a un cliente.

Este requisito para registrar los ingresos por ventas en el momento en que se proporcionen bienes o servicios significa que la contabilización de los ingresos por ventas es un poco más complicado de lo que puede haber adivinado primero. La primera transacción, por ejemplo, la transacción que registra una venta, se muestra aquí.

Asiento 1 muestra cómo se puede registrar una venta de $ 1.000. La entrada de diario muestra un débito de $ 1.000 a las cuentas por cobrar y un crédito de $ 1,000 a los ingresos por ventas. Para grabar una venta de $ 1,000 - una venta a crédito - la entrada del diario tiene que mostrar ambas cosas los $ 1,000 incremento en las cuentas por cobrar y los $ 1,000 incremento en los ingresos por ventas.

Cuando la empresa recibe el pago del cliente de los $ 1,000 por cobrar, la empresa registra una entrada de diario como la mostrada.

Diario de Entrada 2 muestra un débito de $ 1,000 a dinero en efectivo, que es el $ 1,000 incremento en la cuenta de efectivo que se produce debido a que el cliente sólo le ha pagado $ 1.000. Diario de Entrada 2 también muestra un crédito de $ 1.000 a las cuentas por cobrar. Este crédito a la cuenta de activos por cobrar cuentas reduce las cuentas de saldo por cobrar.

En el momento de grabar tanto Asiento 1 y Diario de Entrada 2, el efecto neto es un cargo $ 1.000 en efectivo (lo que demuestra que el dinero se ha incrementado en $ 1.000) y un crédito de $ 1,000 a los ingresos por ventas (lo que demuestra que los ingresos por ventas se ha incrementado en $ 1.000 ). El $ 1.000 débito para cuentas por cobrar y el crédito de $ 1.000 a las cuentas por cobrar neto a cero.

Si usted piensa acerca de esta contabilidad de empresa cobrar un poco, usted debe darse cuenta de que tiene sentido. Aunque la cuenta por cobrar cuentas incluye un saldo por cobrar $ 1,000, esto sólo significa que el cliente le debe $ 1,000. Pero cuando el cliente finalmente paga el billete de $ 1.000, lo que necesita para poner a cero que cobrar.

QuickBooks, por cierto, registra automáticamente Asiento 1 y Diario de Entrada 2 para usted. Diario de Entrada 1 se graba cada vez que se emite o crear una factura de cliente.

Por lo tanto, usted no tiene que preocuparse por los débitos y créditos se muestran en la entrada de diario 1 a excepción de una ocasión especial: Al configurar QuickBooks y QuickBooks artículos (artículos son cosas que se incluyen en las facturas), no especifica qué cuenta debe ser acreditados para rastrear los ingresos por ventas.

Así que, aunque es posible que no tenga que preocuparse mucho acerca de la mecánica de la entrada de diario 1, usted debe entender cómo funciona esta entrada de diario para que pueda configurar QuickBooks correctamente.

Diario de Entrada 2 también se graba automáticamente por QuickBooks. QuickBooks registra entrada de diario 2 para usted cada vez que graba un pago en efectivo de un cliente. Usted no necesita preocuparse, entonces, sobre los débitos y créditos necesarios para el registro de los pagos de los clientes. Es útil para entender cómo funciona esta entrada de diario y cómo QuickBooks registra esta transacción de pago del cliente.