¿Cómo las empresas hacen compras

Como un auditor tiene que evaluar los procedimientos de compra de su cliente utiliza. Una parte importante del proceso de compra es - no es de extrañar! - El pago de la compra. Las empresas y los individuos por igual tienen sólo dos maneras de pagar por los gastos de:

• Compras en efectivo: Dinero en efectivo cambia de manos, al mismo tiempo que los bienes o servicios hacen. Si su jefe le envía a la tienda de suministros de oficina con un cheque de la compañía para comprar un suministro de emergencia de papel de la impresora, que está pagando por los gastos con dinero en efectivo.

• Compras de crédito: La empresa y su proveedor están de acuerdo en que el pago de los bienes y servicios vendrá después de los hechos. Mayoría de los negocios establecidos compran sus bienes e insumos que utilizan este método. Cuando el cliente hace, el cliente registra estas transacciones en el diario de compras.

  Las condiciones de crédito hacen que el mundo de los negocios va alrededor. Las empresas que venden productos amplían las condiciones de crédito a los clientes para animarles a gastar más dinero. Esas mismas empresas las condiciones de crédito seguras de sus proveedores por lo que tienen el pago de sus clientes antes de que tienen que pagar a sus proveedores. (Esa es la esperanza, de todos modos.)

En contabilidad, efectivo es un término genérico para cualquier método de pago que se supone que es automático. Cuando firma un cheque y lo da a un proveedor, parte de su entendimiento implícito es que los fondos están disponibles inmediatamente para eliminar el cheque. Cada vez que sale de caja de la empresa, la compañía registra esa cantidad en la revista pagos en efectivo (también conocido como el desembolso diario de caja). Esta revista tiene varias columnas diferentes. ¿Cómo la empresa etiqueta cada columna depende del tipo de software de contabilidad que utiliza. Como auditor, es necesario hacer un poco de toma de muestras y las pruebas de la revista pagos en efectivo para verificar que los pagos de la revista también reflejan como la limpieza de los estados de cuenta bancarios y son para los gastos autorizados de la compañía.

Los siguientes términos pueden no coincidir exactamente con lo que usted verá en sus clientes de auditoría 'pagos en efectivo revistas, pero en base a mi experiencia con diferentes programas de software, estos términos son lo suficientemente genérico que puedes conectar los puntos cuando se mira en sus clientes los informes:

• Escribe: Se refiere a cómo se hace el pago en efectivo. Las opciones incluyen cheque, el desembolso de caja chica o transacción con tarjeta de débito.

• Número: Seguimiento del número único de la forma de pago - si existe. Los buenos controles internos dictar que los recibos de caja chica tienen un número. Por supuesto, cualquier cheque de la compañía también tiene un número. Transacciones de débito por lo general no tienen un número.

• Fecha: Registra la fecha en que el pago en efectivo se produce.

• Nombre: Registros quien se hace el pago de la - pagar a entidad en el cheque, recibo de caja chica, o de entrada de la tarjeta de débito.

• Cantidad: Muestra cuánto dinero se paga.

• Cuenta: Explica por qué la empresa hizo el gasto y al que la cuenta de los estados financieros se toma.

Cada vez que una empresa compra algo con crédito (a cuenta), registra la transacción en su diario de compras. Normalmente esta revista tiene columnas para fecha, número y cantidad. También cuenta con las siguientes columnas:

• Deudas por pagar o cuentas comerciales: Debido a que la empresa realiza su adquisición en cuenta, las cuentas de pasivo corriente por pagar o cuentas por pagar siempre se ve afectada.

• Términos: Esta columna muestra los términos de descuento la empresa puede tener con el vendedor. Por ejemplo, 2/10, n / 30 significa que la empresa obtiene un descuento del 2 por ciento si se paga dentro de 10 días- de otro modo, la cantidad total se debe en 30 días.

• Nombre del proveedor: La compañía registra el nombre del proveedor del que está hecha la compra.

• Cuenta: Esta columna muestra a la que cuenta (s) de los estados financieros que se tome la compra. Los ejemplos incluyen el inventario, compras, carga-in, y el impuesto sobre las ventas.