La organización de los registros de contabilidad para su negocio
Mantenerse organizado es fundamental para la contabilidad eficiente y precisa. Organice sus registros de contabilidad, al decidir qué conservar, y cómo encontrar información rápidamente cuando lo necesite. Todo lo que haces en tu negocio genera papeleo que puede convertirse fácilmente abrumador si no se mantienen bajo control.
Si informatizar su contabilidad es posible que no tenga que mantener la mayor cantidad de papel, pero que todavía quieren un rastro de papel en caso de que algo le sucede a sus registros informáticos o si necesita la información de respaldo para una transacción que está en tela de juicio en una fecha posterior.
Obviamente, archivadores son donde podrás almacenar la mayor parte de sus registros para el año actual y el año anterior. Los archivos más antiguos que se pueden almacenar en cajas en un almacén o trastero si no tiene espacio en sus gabinetes de archivo. Cómo configurar los archivos pueden ser fundamental para su capacidad de encontrar algo cuando lo necesite.
Métodos de almacenamiento de Contabilidad
Muchos contadores utilizan cuatro métodos diferentes para almacenar información contable:
Carpetas del archivo: estos se utilizan para la presentación de facturas, pagos y contraen información sobre la información vendors- sobre los empleados individuales, como formularios relacionados con la nómina y la información de datos y acerca de las cuentas individuales de los clientes.
Carpetas de tres anillos: Tu plan de cuentas, Contabilidad General y Revistas generalmente se mantienen en carpetas de tres anillos. Incluso si usted hace uso de un sistema de contabilidad computarizado, es una buena idea tener una copia de esto para el mes más recientemente cerrado y el mes en curso en papel en caso de que su sistema informático se cae y hay que comprobar rápidamente la información.
Archivos expandibles: Este tipo de archivos son buenos para la gestión de facturas pendientes y la actividad de vendedor. Usted puede obtener los archivos expansibles alfabéticos para la gestión de facturas de proveedores pendientes y órdenes de compra. Usted puede utilizar 30 días y 12 meses archivos expansibles para la gestión de cuentas pendientes.
Como las facturas vienen en usted los puede colocar en el archivo de 12 meses para el mes de su vencimiento. A continuación, pasar facturas del mes en curso en el archivo de 30 días por el día de su vencimiento. Usted puede ser capaz de evitar el uso de estos archivos si está utilizando un sistema de contabilidad computarizado y configurar el sistema de recordatorio de pago de facturas en su programa de contabilidad.
Medios para el almacenamiento de datos informáticos de copia de seguridad: Si desea mantener los libros en el ordenador, asegúrese de hacer al menos una copia de seguridad de todos sus datos al día y guárdelo en un lugar seguro - un lugar donde no se destruirán los datos si se produce un incendio. Una buena alternativa podría ser un pequeño fuego salvo si su empresa no tiene una caja de seguridad incorporado.
Al mantener o descartar el papeleo
Usted encontrará que no toma mucho tiempo para acumular una gran cantidad de papel y no tiene espacio para guardar todo. Por suerte no todo tiene que ser mantenido siempre. En general todo lo relacionado con las declaraciones de impuestos tiene que ser mantenido durante al menos tres años, pero una vez que estás pasado tres años el IRS no puede auditar a menos que sospecha de fraude. Así que usted puede deshacerse de la mayor parte de sus documentos una vez que es de cuatro años de edad.
Algunas excepciones incluyen a los empleados. Esos registros se debe mantener hasta que el empleado ha dejado el empleo de la empresa durante al menos tres años. El plazo de prescripción para la mayoría de las acciones que pueden ser presentada por un ex-empleado es de tres años después de que se fueron.
En el cuarto año, usted será capaz de deshacerse de la mayoría de sus documentos, pero es posible que desee mantener ciertos datos sensibles ya. Cualquier información sobre los activos que aún están en manos de la empresa se debe mantener. Usted también debe tener alguna información acerca de la espera de problemas legales. Consulte con su abogado y su contador antes de destruir viejo papeleo y tener la certeza de que no está sacudiendo algo que podría ser necesario.
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