¿Cómo mantener buenos controles de contabilidad con QuickBooks 2011
Muchas empresas, después de que crecen a un tamaño determinado, tienen que soportar múltiples usuarios de QuickBooks con acceso a la información contable y la capacidad, en algunos casos, para crear transacciones contables. Desafortunadamente, tener múltiples usuarios del sistema de contabilidad crea un riesgo para el dueño del negocio.
Al tener acceso a QuickBooks, los usuarios tampoco pueden introducir inadvertidamente errores en el sistema de contabilidad o, por desgracia, defraudar intencionalmente un negocio. Aquí está una lista de algunas de las técnicas de control de QuickBooks que un empresario o gerente de negocios pueden utilizar para minimizar los errores involuntarios y la oportunidad para el robo:
Regularmente comparar los recuentos de inventario físico con los registros contables de inventario. Este enfoque logra dos cosas:
Pérdida de inventario se identifica rápidamente.
El dueño del negocio puede reducir al mínimo las pérdidas de inventario mediante la identificación del tipo de inventario que más a menudo roban o incluso cuando el inventario es más a menudo robado.
Conciliar las cuentas bancarias. Una cosa que los empresarios deben hacer es reconciliar sus propias cuentas bancarias. A menudo, el robo de los empleados por el personal de contabilidad se produce como empleados averiguar cómo escribir cheques en la cuenta bancaria de la empresa de que el propietario no ve. Si el propietario reconcilia el estado de cuenta, se puede comparar la contabilidad del banco de la cuenta con registros de contabilidad QuickBooks de la compañía.
Separar la contabilidad de la custodia física cuando sea posible. En una pequeña empresa, es difícil separar siempre la contabilización de alguna actividad de la custodia física o responsabilidad física para esa actividad. Dondequiera que usted puede separar la custodia física de la contabilidad, una comprobación de errores incorporada ocurre. La persona que realiza la contabilización indirectamente controles sobre cuidados del activo los custodios físicos. Usted puede preguntar a su CPA para la ayuda en la búsqueda de formas para separar la custodia física de los activos de derechos de contabilidad y teneduría de libros.
Capacitar a los empleados cómo utilizar QuickBooks. Usted debe capacitar a los empleados para usar QuickBooks si usted tiene una empresa de cualquier tamaño por dos razones básicas:
Alguien que sabe cómo usar QuickBooks tiene menos probabilidades de cometer errores involuntarios.
Registros contables Sucias camuflan robo de los empleados. La formación no sólo significa registros contables más precisos, sino también que es menos probable que tengan un entorno propicio para el robo o malversación de fondos.
Administrar su sistema de contabilidad QuickBooks. Un sistema de contabilidad debe ser una herramienta que se utiliza para mejorar la gestión de su negocio. Para que el sistema funcione, es necesario gestionar ese sistema. Usted puede muy fácilmente asegurarse de que la gente está haciendo el tipo de cosas que se supone que deben hacer mediante la creación de algunas listas de control simples. Puede utilizar estos puntos de partida para la construcción de su propia lista de cosas que el auxiliar de contabilidad o gerente de la oficina deben hacer cada mes o al final de cada año.
Un Contabilidad Mensual Muestra To-Do List
Datos respaldada y se trasladó fuera del sitio
Cuentas bancarias reconcilian
Todas las facturas, notas de crédito, estados de fuera
Cualquier cuentas de orden limpiaron
Los estados financieros entregados
Excepciones informado (por ejemplo, facturas vencidas, facturas, órdenes de compra, insuficientemente abastecido artículos del inventario)
Una contabilidad anual Muestra To-Do List
Ajuste balance de comprobación
Grabar CD con los números de fin de año para el registro permanente
Considere la limpieza de los archivos de datos si son enormes
Cerrar años cuando en realidad hace
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