Cómo planificar las QuickBooks sistema 2014

Si usted entiende un par de artículos costosos y fotos - lo que hace y lo que la contabilidad de contabilidad sistemas no - desde el principio, usted encontrará que el proceso de instalación de QuickBooks hace mucho más sentido.

¿Qué hace la contabilidad

Piense en lo que hace la contabilidad. La gente puede discutir sobre los pequeños detalles, pero la mayoría estaría de acuerdo en que la contabilidad hace las siguientes cuatro cosas importantes:

• Medidas de pérdidas y ganancias

• Los informes sobre la situación financiera de una empresa (sus activos, pasivos y patrimonio neto)

• Proporciona un registro detallado de los activos, pasivos y cuentas de patrimonio del propietario

• Suministros información financiera a las partes interesadas, especialmente a la gestión

¿Qué sistemas de contabilidad hacen

Ahora tome un breve vistazo a lo que los sistemas de contabilidad, o por lo menos en lo que los sistemas de contabilidad de pequeñas empresas, por lo general hacer:

• Producir estados financieros, incluyendo las cuentas de resultados, balances y otros informes contables.

• Generar formularios comerciales, incluidos cheques, cheques, facturas, estados de cuenta de los clientes, y así sucesivamente.

• Mantenga un registro detallado de las cuentas clave, incluyendo dinero en efectivo, cuentas por cobrar (cantidades que los clientes le deben una firma), cuentas por pagar (montos que una empresa debe a sus proveedores), artículos de inventario, activos fijos, y así sucesivamente.

• Realizar funciones especializadas de gestión de información. Por ejemplo, en la industria editorial, los editores de libros de los autores a menudo pagan regalías. Así contabilidad realeza es una tarea que reservar sistemas de contabilidad de los editores normalmente debe hacer.

Qué QuickBooks hace

Bueno, después de que usted entiende lo que hace y lo que la contabilidad de la contabilidad sistemas típicamente, se puede ver con un poco de perspectiva lo que hace QuickBooks:

• Produce estados financieros

• Genera muchas formas comunes de negocios, incluidos cheques, cheques de pago, facturas de clientes, cuentas de clientes, notas de crédito y órdenes de compra

• Mantiene registros detallados de un puñado de cuentas clave: dinero en efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, y el inventario en entornos simples

QuickBooks hace tres de las cuatro cosas que usted esperaría de un sistema contable que hacer. Sin embargo, QuickBooks no suministra la materia de contabilidad especializada. Por ejemplo, QuickBooks no hace la contabilidad de la realeza.

Y ahora las malas noticias

Así QuickBooks hace tres de las cuatro cosas que los sistemas de contabilidad de hacer, pero no lo hace todo. QuickBooks es a menudo una solución de contabilidad incompleta. Tenga cuidado, por lo tanto, sobre la configuración de sus expectativas. Normalmente, también es necesario averiguar soluciones para algunos de sus requisitos de contabilidad especiales.

QuickBooks ofrece a los usuarios ya las empresas una gran flexibilidad. Así que, volviendo al ejemplo anterior, una editorial puede hacer mucho de lo que tiene que hacer para la contabilidad de la realeza en QuickBooks. Este trabajo de contabilidad realeza simplemente requiere una cierta cantidad de tocar el violín como el negocio es la creación de QuickBooks.

Sin embargo, QuickBooks (o al menos las versiones más populares de QuickBooks) sufre un par de debilidades significativas:

• QuickBooks Pro no proporciona una buena manera de manejar la fabricación de inventario. Sin embargo, QuickBooks Premier y QuickBooks Enterprise Solutions soportan la contabilidad de fabricación simple.

  Y QuickBooks Enterprise Solutions ofrece cierta capacidad adicional de gestión de inventario (múltiples sitios de inventario, mucho y seguimiento de número de serie y FIFO costando) como parte de su función de inventario Advance. (Estas versiones de QuickBooks le ayudan a cuenta para el proceso de convertir las materias primas en productos terminados, así como hacer frente a algunas complejidades de inventario de la vida real.)

• Sólo QuickBooks Enterprise Solutions maneja la situación de almacenar inventario en varias ubicaciones. En otras palabras, QuickBooks Pro y QuickBooks Premier simplemente mostrar, por ejemplo, que usted tiene 3.000 widgets. No deje a mantener un registro del hecho de que usted tiene 1.000 reproductores en el almacén, 500 reproductores en la tienda de A, y 1.500 de widgets en la tienda B.

A pesar del hecho de que QuickBooks puede ser una solución incompleta y no puede manejar el inventario de la manera que usted quiere o necesita, QuickBooks sigue siendo una muy buena solución. No, espera, eso no es suficiente realmente fuerte. ¿Qué QuickBooks, lo hace muy bien.

Es mucho más probable que un producto de software de contabilidad con 600 usuarios, por ejemplo, se interrumpirá en lugar de un producto como QuickBooks, que tiene 4 millones de clientes.