5 Contabilidad controla para QuickBooks

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He aquí un resumen rápido de los cinco técnicas de gran alcance para reducir al mínimo los problemas que surgen cuando se tiene a las personas con niveles de habilidad y confianza de trabajar con sus datos de QuickBooks variable:

  • Regularmente comparar los recuentos de inventario físico con los registros contables de inventario. Una cosa que puedes hacer, tanto para minimizar sus pérdidas de inventario y mantener registros contables precisos, es regularmente comparar conteos físicos de su inventario con lo que sus registros contables muestran. Contando frecuentes los más valiosos y más fácil de-robar objetos se logran dos cosas:

  • Pérdida de inventario se identifica rápidamente.

  • El dueño del negocio puede reducir al mínimo las pérdidas de inventario mediante la identificación del tipo de inventario que está más a menudo roban o incluso cuando el inventario es más a menudo robado.

  • Conciliar las cuentas bancarias. Otra cosa dueños de negocios deben hacer, en mi opinión, es reconciliar sus propias cuentas bancarias. A menudo, el robo de los empleados por el personal de contabilidad se produce como empleados averiguar cómo escribir cheques en la cuenta bancaria de la empresa de que el propietario no ve. Una forma segura de encontrar una transacción ficticia y fraudulenta es tener el propietario conciliar el extracto bancario. Además, las transacciones sospechosas escamosa, tienden a ser evidente cuando el propietario de la empresa se ve muy de cerca en los controles.

  • Separar la contabilidad de la custodia física cuando sea posible. En una pequeña empresa, que no siempre es fácil separar la contabilidad de alguna actividad de la custodia física o responsabilidad física para esa actividad. Por ejemplo, es difícil separar la contabilidad del inventario de la custodia física o acceso a ese inventario. Un empleado de la tienda, por ejemplo, puede ser capaz de robar cigarrillos fácilmente y también ajustar los registros de inventario a través de ventas de efectivo de registro de los cigarrillos. Sin embargo, allí donde se puede segregar la custodia física de la contabilidad, una función de comprobación de errores se produce. La persona que realiza la contabilización indirectamente controles sobre cuidados del activo los custodios físicos.

  • Capacitar a los empleados en el uso de QuickBooks. Usted debe capacitar a los empleados para usar QuickBooks si usted tiene una empresa de cualquier tamaño, por dos razones básicas: Alguien que sabe cómo usar QuickBooks tiene menos probabilidades de cometer errores involuntarios, y registros contables desordenado robo camuflaje empleado.

  • Cierre el archivo de QuickBooks. Aquí está una técnica definitiva vale la pena considerar. Aunque usted no está obligado a cerrar el año fiscal en QuickBooks, usted todavía puede querer hacer esto con el fin de mantener la integridad de sus datos. He aquí cómo: Elija el comando Edición-Preferencias, seleccione Contabilidad, seleccione la ficha Preferencias de la empresa, y luego haga clic en el botón Fecha de Cierre Fecha / contraseña. Cuando QuickBooks le solicita, especifique una fecha de cierre y contraseña. Después de proporcionar esta información, QuickBooks prohíbe o limita los usuarios cambien o entrar en transacciones con fecha anterior a la fecha de cierre.



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