Inicio del ciclo contable de nuevo

categoría Las pequeñas empresas y carreras / El funcionamiento de su negocio / Contabilidad

Es necesario seguir haciendo entradas para el nuevo año al cerrar los libros para el año anterior. Seguramente usted no quiere cerrar las puertas de su negocio mientras se prepara todos los informes de fin de año, como los estados financieros e informes gubernamentales - después de todo, que puede ser un proceso de dos a tres meses.

Si usted hace los libros de forma manual, es probable que tenga fácil acceso a dos juegos de libros: el año en curso y el año anterior. En un sistema de contabilidad manual, que acaba de empezar nuevas páginas de diario para cada una de las cuentas activas. Si usted tiene algunas cuentas que no son muy activos, en lugar de iniciar una nueva página, se puede dejar un poco de espacio para ajustes o correcciones, dibujar una línea, y comenzar las operaciones para el nuevo año en la misma página.

Si mantiene sus libros mediante el uso de un sistema de contabilidad informatizada, se puede ajustar a cero las cuentas necesarias para comenzar el nuevo año, dejando los datos del año anterior en las cuentas protegido por contraseña, cerradas. Todavía se puede realizar cambios en las cuentas cerradas, pero el acceso está limitado a las personas que conocen la contraseña - más probable es que usted, su contador, y su gerente de contabilidad.

Parte de cerrando sus libros está empezando nuevos archivos para cada una de sus cuentas. La mayoría de las empresas mantienen dos años de datos, el año en curso y el año anterior, en los archivos de la oficina en el lugar y poner los archivos más antiguos en el almacenamiento. A medida que comience un nuevo año, la caja de seguridad de sus archivos de dos años de edad, para el almacenamiento y el uso de los cajones de nueva vacías para los nuevos archivos del nuevo año. Por ejemplo, supongamos que usted está creando archivos para el 2015. Mantener los 2014 archivos de fácil acceso en los cajones del gabinete de archivos en su oficina, pero casilla de los 2013 archivos para su almacenamiento. A continuación, mantener sus archivos de 2014 en los cajones donde los 2013 archivos habían sido.

No hay ninguna regla dura y rápida sobre el almacenamiento de archivos. Usted puede encontrar que usted necesita para acceder a algunos archivos de forma regular y por lo tanto no quiero ponerlos en almacenamiento. No hay problema. Extraiga todos los archivos relacionados con la actividad en curso y mantenerlos en la oficina para que no tenga que correr a la zona de almacenamiento cada vez que necesita los archivos. Por ejemplo, si usted tiene un caso legal en curso, debe mantener los archivos relacionados con el caso de almacenamiento y de fácil acceso.



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