La conversión de su contabilidad manual para un sistema computarizado

Si usted está convirtiendo un sistema de contabilidad manual para un sistema informatizado, la conversión se llevará un poco más de tiempo que acaba de empezar de nuevo porque es necesario para asegurarse de que su nuevo sistema comienza con la información que corresponda a los libros actuales. El proceso para la introducción de sus datos iniciales varía en función del software elegido. Para asegurarse de que convertir adecuadamente su sistema de contabilidad, utilice la información que viene con su Software- leer el manual, revise las sugerencias de inicio realizados al configurar el sistema, y ​​elegir los métodos que mejor se adapten a su estilo de operar.

El mejor momento para convertir se encuentra al final de un período contable. De esa manera, usted no tendrá que hacer un montón de trabajo extra añadiendo las transacciones que ya se produjeron durante un período. Por ejemplo, si usted decide informatizar el sistema de contabilidad el 15 de marzo, habría que añadir todas las transacciones que tuvieron lugar entre el 01 de marzo y 15 de marzo en su nuevo sistema. Es más fácil que esperar hasta el 1 de abril para comenzar incluso si usted compra el software en marzo 15. Si bien se puede convertir en un sistema contable computarizado al final de un mes, el mejor momento para hacerlo es al final de un calendario o año fiscal. De lo contrario, usted tiene que los datos de entrada para todos los meses del año que han pasado.

Cada vez que usted decide comenzar su contabilidad computarizado, utilice los datos de su balance de comprobación que ha utilizado para cerrar los libros al final del período contable más reciente. En el sistema computarizado, introduzca los saldos de cada una de las cuentas en el balance de comprobación. Las cuentas de activos, pasivos y capital deben tener saldos remanentes, pero las cuentas de ingresos y gastos deben tener saldo cero.

Por supuesto, si usted está comenzando un nuevo negocio, usted no tendrá un balance de comprobación anterior. Entonces usted acaba de entrar en cualquier saldo que pueda tener en sus cuentas de efectivo, los activos de su negocio puede tener, ya que se pone en marcha, y los pasivos que su empresa ya se pueda deber en relación con los gastos de inicio. También agrega las contribuciones de los propietarios que se hicieron para obtener el negocio se inició en las cuentas de patrimonio.

Después de introducir todos los datos adecuados, ejecute una serie de informes financieros, como un estado de resultados y el balance general, para asegurarse de que los datos se entró y se formatea la manera que te guste. Es mucho más fácil cambiar el formato cuando el sistema no está repleto de datos.

Usted necesita estar seguro de que ha introducido los números correctos, así que verificar que los informes financieros del nuevo sistema de contabilidad coinciden con lo que ha creado manualmente. Si los números son diferentes, ahora es el momento de averiguar por qué. De lo contrario, los informes que haces al final del período contable estarán equivocados. Si los números no coinciden, no asuma el único lugar un error podría ser está en los datos introducidos. Usted puede encontrar que el error está en los informes que desarrolló de forma manual. Por supuesto, ver sus entradas en primer lugar, pero si la cuenta de resultados y balance general todavía no se ven bien, vuelva a comprobar sus balances de comprobación también.