10 claves para utilizar la tecnología para gestionar los registros de pequeñas empresas

Propietarios de pequeñas empresas de todo el mundo han adoptado la tecnología para administrar sus registros, si se trata de la programación de citas, la creación de la correspondencia, grabación de las operaciones de negocios, procesamiento de nómina, seguimiento del inventario, o más. Mientras que las empresas no han ido " sin papel, " han reconocido las ventajas de utilizar la tecnología para mantener organizada. Si usted todavía está encadenado a la utilización de papel, puede ser el momento para que usted utilice las diez teclas siguientes para encajes representante el papel con archivos electrónicos.

Utilice Outlook para realizar un seguimiento de citas, tareas y proyectos

El calendario de papel que va a dondequiera que vayas es útil, pero ¿ha intentado usar la función de calendario en un programa de software? Con un calendario computarizado, puede introducir una cita una vez y configurarlo para repetir diaria, semanal, quincenal o mensualmente, y se puede establecer recordatorios automáticos - tareas que no puedes hacer en tu calendario de papel. Aquí hay otra ventaja: Con el software como Outlook, todos los miembros de su personal pueden compartir calendarios.

Tarjetas de visita de escaneo y transfieren su información en las listas de contactos de Outlook

¿Está cansado de tener que arar su camino a través de su Rolodex o una enorme pila de tarjetas de visita para encontrar un número de teléfono o dirección de correo electrónico? Bueno, usted puede alejarse de cualquier versión de esta pesadilla que se enfrenta. ¿Cómo? Ejecutar cada tarjeta de negocio a través de un escáner que incluye software para convertir la información en la tarjeta en la lista de contactos de Outlook. A continuación, puede encontrar la información que busca con una operación de búsqueda.

Convertir documentos en archivos .pdf de Adobe

MS Word tiene una opción para guardar archivos como. pdfs. El proceso es indoloro. Con un documento de Word abierto, seleccione FileSave AsSave como tipo y haga clic en la flecha desplegable en el extremo derecho. Desplácese por la lista, resalte PDF y haga clic en Guardar (junto Cancelar en la parte inferior de la caja).

¿Cuál es la gran cosa acerca de pdfs? Ya no tendrá que preocuparse de si alguien tiene la versión correcta de software para leer el archivo. Cualquier equipo con Adobe Reader puede abrir cualquier archivo .pdf.

También puede escanear cartas, facturas, anuncios - cualquier documento que se ajuste a su escáner - y guardarlas como archivos PDF. Sólo asegúrese de que configura el escáner para el tipo de archivo .pdf antes de escanear el documento.

Crear maestros de documentos de uso frecuente

Cuando se utiliza con frecuencia en esencia la misma letra pero con pequeños cambios, mantenga un archivo maestro de ella en su ordenador. Luego, cuando lo que necesita el documento, abra el documento maestro, haga los cambios, e imprimir el documento. Recuerde guardar el archivo con un nombre de archivo diferente para que no se cambia el maestro.

Utilice el software de contabilidad para crear facturas y órdenes de compra

Usted no tiene que hojear archivadores llenos de facturas u órdenes de compra más. Utilice el software de contabilidad como QuickBooks o Sage 50 para crear esos documentos. Puede que tenga que imprimir y documentos electrónico a un cliente, pero el archivo real no alojarse, en cabinets- presentar el espacio acaparando pero de su equipo en la búsqueda de una factura es una cuestión de escribir unas pocas teclas.

Automatizar las tarjetas de tiempo, la facturación de proyectos, y el procesamiento de nóminas

Puede reemplazar la perforación y tarjetas de tiempo de procesamiento con cronometraje electrónico y procesamiento de la nómina. Piense en el ahorro de tiempo y los errores evitados. Un empleador dice que su compañía redujo el procesamiento de nóminas de 6 horas a 45 minutos mediante el uso de software de la tarjeta de tiempo. Ahora que es un gran logro.

Y si la fiabilidad es un problema para su negocio, usted puede comprar un programa de software que requiere cada empleado para colocar un dedo en un escáner cuando comienza y termina las horas de trabajo! Esta toma de huellas dactilares suena como una película de ciencia ficción, ¿no?

Inventario Pista electrónica

Si su pequeña empresa implica el inventario, el uso de la tecnología es la única manera de ir. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite a su empresa para mantener un registro preciso de inventario, cumplir con los pedidos más rápidamente, se enviarán los pedidos a la perfección, y el proyecto de ley con precisión porque todo es seguido por ordenador. Usted puede manejar todos esos procesos, el uso de etiquetas y números en la pantalla del ordenador.

Compras de discos y los detalles del producto sobre los activos en una hoja de cálculo o base de datos

Cuando compra un equipo u otros activos, registre la compra y los detalles del producto en una hoja de cálculo o base de datos. Con toda la información a su alcance, puede ponerse en contacto con el vendedor con cualquier problema o rápidamente contabilizar sus activos para un estado financiero o responder a una solicitud de información de los activos del banco.

Tómese un tiempo impuesto un pedazo de pastel

Cuando todos o la mayoría de sus registros están en el equipo, la preparación de impuestos es mucho más fácil y más precisa que la transferencia de datos desde unos documentos en papel a la computadora.

Con todas sus facturas u órdenes de compra en un programa de software de contabilidad, que acaba de ejecutar un informe y -voila! software -el que da el total de las facturas u órdenes de compra para el año. Lo mismo puede decirse de la nómina, inventario y activos. Puede recuperar cualquier cosa que usted ha almacenado de manera sistemática en el equipo cuando lo necesite.

Archivos de respaldo

Una ventaja adicional del uso de la tecnología para administrar sus registros de pequeñas empresas es que se puede realizar copias de seguridad - guardarlos en una computadora en otro lugar o una unidad flash, por ejemplo.

¿Por qué es eso tan importante? El activo informático más preciado son los datos que contiene. Mantenga una copia adicional de los datos para que nunca se enfrentan a la consternación de los registros perdidos. Rara vez se obtiene de anticipación que ladrón va a robar su computadora, un fuego se va a fundir, o sólo va a morir.