Entrando en los costos de inventario inicial para un negocio

Cuando su empresa recibe primer inventario, se introduce el costo inicial de que el inventario en el sistema de contabilidad basado en la factura del envío. Las facturas se envían a veces por separado, y sólo un resbalón de embalaje se incluye en el orden. Si ese es el caso, usted debe registrar la recepción de la mercancía ya que la empresa incurre en el costo desde el día que se reciban las mercancías.

La empresa debe asegurarse de que tendrá el dinero para pagar por las mercancías cuando la factura llega y el proyecto de ley se vence. A rastrear las cuentas pendientes en la cuenta de Cuentas por Pagar.

Entrando en las transacciones de inventario manualmente

Al entrar en la recepción del inventario es una entrada relativamente fácil en el sistema de contabilidad. Por ejemplo, si su empresa compra $ 1,000 de inventario para ser vendidos, se hace el siguiente registro en los libros:

Las compras representan incrementa en $ 1000 para reflejar los costes adicionales, y las cuentas por pagar Cuentas aumenta en la misma cantidad para reflejar el importe de la factura que debe ser pagado en el futuro.

Cuando el inventario entra en su negocio, además de registrar los costos reales, necesita más detalles sobre lo que se compró, cuánto de cada artículo fue comprado, y lo que cada costo del artículo. También es necesario realizar un seguimiento:

• ¿Cuánto inventario que tiene a mano.

• El valor del inventario que tiene a mano.

• Cuando usted necesita pedir más inventario.

El seguimiento de estos detalles para cada tipo de producto comprado puede ser una pesadilla, especialmente si usted está tratando de mantener los libros para una tienda al por menor porque hay que configurar un diario de inventario especial con páginas que detalla la compra y la información de venta para cada artículo que usted lleva .

Entrando en las transacciones de inventario por equipo

Contabilidad computarizada simplifica este proceso de seguimiento de inventario. Los detalles sobre el inventario se pueden introducir inicialmente en su sistema contable informático de varias maneras:

• Si usted paga con cheque o tarjeta de crédito cuando usted recibe el inventario, puede introducir los detalles sobre cada elemento en el formulario de tarjeta de débito o crédito.

• Si utiliza órdenes de compra, usted puede entrar en el detalle de cada artículo en la orden de compra, recibo de registro de los artículos cuando llegan, y actualizar la información cuando reciba la factura.

• Si usted no utiliza órdenes de compra, usted puede entrar en el detalle de los artículos cuando usted los recibe y actualizar la información cuando reciba la factura.

Para que te hagas una idea de cómo se recopila esta información en un programa de software de contabilidad informatizada, la siguiente figura muestra cómo introducir los datos en QuickBooks. Esta forma particular es para la recepción de inventario con un proyecto de ley, pero una información similar se recoge en el registro del programa de software, tarjeta de crédito, y las formas de órdenes de compra.

La siguiente figura muestra cómo configurar inicialmente un objeto del inventario en el sistema contable computarizado. Tenga en cuenta que, además del nombre del elemento, se añaden dos descripciones en el sistema: Uno es una versión abreviada se puede utilizar en operaciones de compra, y la otra es una descripción más larga que muestra en las facturas de los clientes (transacciones de ventas). Puedes introducir un precio de coste y de venta, si usted quiere, o puede dejarlos en cero y entrar con cada transacción de los precios de coste y de venta.

Si usted tiene un conjunto contrato de precio de compra o precio de venta de un artículo de inventario, se ahorra tiempo para introducirlo en este formulario para que usted no tiene que introducir el precio cada vez que graba una transacción. Pero, si los precios cambian con frecuencia, lo mejor es dejar el espacio en blanco para que no se olvide de introducir el precio actualizado al entrar en una transacción.

Observe en la figura anterior que la información sobre el inventario en la mano y cuando el inventario debe ser reordenado también se puede seguir utilizando este formulario. Para estar seguro de sus estantes de las tiendas no están vacías, por cada artículo puede introducir un número que indica en qué momento desea reordenar inventario.

Después de completar y guardar el formulario que registra la recepción de inventario en QuickBooks, el software automáticamente:

• Ajusta la cantidad de inventario que tiene en stock

• Aumenta la cuenta de activo denominada Inventario

• Disminuye la cantidad de artículos por encargo (si introdujo inicialmente la información como una orden de compra)

• Promedios del costo de inventario a la mano

• Aumenta las Cuentas por pagar la cuenta