¿Debo archivar los datos de negocio?

Cualquier buen plan de proyecto de eficiencia empresarial implicará la medición y el almacenamiento de datos. ¿Es necesario invertir en el archivo de datos? Aunque es ciertamente posible para convertir casi cualquier archivo existente, ya sea físico o electrónico, en un formato actual, útil, no siempre vale la pena el tiempo y gastos involucrados. Entender lo que los archivos que debe procesar y qué archivos se puede dejar como está (al menos por ahora) puede hacer que el proceso sea más agradable al paladar y, bueno, más eficiente!

¿Necesita archivar datos?

No cometa el error de invertir tiempo y dinero archivar o procesar archivos viejos que usted no tiene la intención de medir. Pregúntate a ti mismo algunas preguntas simples primero:

• ¿Usted está legalmente obligado a tenerlo? Si usted está auditado mañana por el IRS o un organismo regulador de la industria, va a ser la presentación del auditor con un tractor remolque de las cajas de los banqueros o un e-mail con un conjunto organizado de datos adjuntos? En general, usted debe estar midiendo nada de lo que usted está legalmente obligado a ser el seguimiento, incluso si la única medida es "¿Tiene usted estos archivos necesarios?"

• ¿Es necesario medirlo? Naturalmente, los datos que usted necesita para medir ahora son los datos que necesita ser procesada primero.

• ¿Es una pieza que falta de un rompecabezas existente? A veces los archivos físicos contienen sustancialmente diferentes datos de sus homólogos electrónicos. Por ejemplo, los clientes que envían cartas escritas a mano no son las mismas personas que llenar un formulario de comentarios en línea, y si usted está midiendo la satisfacción del cliente únicamente de sus envíos electrónicos, se le faltaban piezas clave de datos.

• ¿Se hace referencia de forma activa? Si sus empleados van a un almacén o una sala de volver cada día para tirar de etiqueta o para el envío la historia de un cliente, los archivos deben pasar al frente del grupo de procesamiento. No sólo estás arriesgando datos inexactos o perdidos, pero sus empleados están probablemente más agravado que te das cuenta de tener que levantarse y tamizar a través de los archivos cada vez que reciben un encargo.

¿Necesita los datos ahora?

¿Es esta información relevante? Tal vez usted desea archivar un día, pero si no va a ser incluido en las mediciones se le toma en el futuro inmediato, puede guardarlo para otro día. Por ejemplo, es posible que con el tiempo que desee importar sus clientes 'orden enteras historias, pero sólo necesita los últimos 10 años la pena para sus análisis actuales.

En caso de que incluso mantener los datos?

¿Usted está legalmente obligado a deshacerse de él? En algunas industrias, que no quiere o no puede aferrarse a ciertos archivos después de un período de tiempo. Si usted descubre estos archivos en sus archivos, no sólo en caso de que las cortó de inmediato, pero usted debe poner en marcha un proceso para eliminar estos archivos a intervalos establecidos en el futuro.