Carpetas de Outlook Archiving

En algunos casos, Outlook pone mensajes de correo electrónico, tareas y citas mayores de seis meses en la carpeta Archivo - una carpeta especial para los artículos que Outlook cree que son el mantenimiento de rancio o no vale la pena. Outlook llama a enviar estos artículos a la carpeta Archivo autoarchiving. Los productos que los archivos de Outlook no se pierden para siempre, sin embargo. Puede visitarlos en la apertura de la carpeta del archivo y sus subcarpetas en la Lista de carpetas. Outlook crea la carpeta del archivo y sus subcarpetas automáticamente la primera vez que se archiva artículos.

Tienes la oportunidad de decidir cómo y cuándo los archivos de Outlook artículos. Para archivar artículos, se establece un conjunto predeterminado de reglas de archivado que se aplican a todas las carpetas, y si una carpeta necesita atención individual (lo que significa que usted no quiere que sea sujeto a las reglas de archivado por defecto), se puede establecer reglas especiales para que carpeta. Cada carpeta puede tener su propio conjunto de reglas de archivado o estar sujeto a las reglas predeterminadas.

A decir de Outlook cómo archivar cosas viejas, comience por mostrar un cuadro de diálogo Autoarchivar:

• El establecimiento de reglas de archivado por defecto: Seleccione Herramientas -> Opciones y, en el cuadro de diálogo Opciones, seleccione la ficha Otros. El clic en el botón Autoarchivar.

• El establecimiento de normas para una carpeta específica: De cualquier razón, haga clic en la carpeta y seleccione Propiedades o mostrar la carpeta y seleccione Archivo -> Carpeta -> Propiedades en nombre de carpeta. A continuación, en el cuadro de diálogo Propiedades, seleccione la ficha Autoarchivar. (Debido a que no hay fecha está conectado a elementos de la carpeta Contactos, puede nombres no Autoarchivar y direcciones.)

Negociar estas opciones para establecer las reglas de archivos por defecto:

• Ejecutar Autoarchivar Cada: Introduzca un número para contar de Outlook con qué frecuencia artículos de archivo.

• Preguntar antes Archivo Coría: Si esta casilla de verificación, se ve un cuadro de mensaje antes de que comience el archivo, y usted puede negarse a archivo si desea seleccionando No en el cuadro de mensaje.

• Eliminar elementos caducados (sólo carpetas de correo electrónico): Seleccione esta casilla de verificación para eliminar todos los mensajes de correo electrónico cuando el plazo expira.

• Archivo o Eliminar viejos artículos: Deseleccionar esta opción si no desea archivar elementos.

• Mostrar carpeta del archivo en la lista de carpetas: Seleccione esta opción si desea conservar la carpeta Archivo de la lista de carpetas. Esta carpeta contiene elementos archivados.

• Limpie los elementos anteriores a: Elija un periodo de tiempo de corte después de lo cual archivar artículos.

• Mueva viejos elementos Para: Haga clic en el botón Examinar y seleccione una carpeta si desea almacenar el archivo del archivo en una ubicación determinada.

• Eliminar permanentemente viejos artículos: Seleccione esta opción si desea borrar, elementos antiguos, no archivos.

Elija entre estas opciones para establecer reglas de archivado para una carpeta específica:

• No Archive elementos en esta carpeta: Seleccione esta opción si los elementos de la carpeta no valen archivado.

• Archivo elementos en esta carpeta con la configuración predeterminada: Seleccione esta opción de diferir a las reglas de archivado predeterminada para la carpeta.

• Archivar esta carpeta con esta configuración: Elija esta opción para establecer reglas de archivado para la carpeta.

• Limpie los elementos anteriores a: Elija un periodo de tiempo de corte después de lo cual archivar los elementos de la carpeta.

• Mueva viejos elementos Para: Haga clic en el botón Examinar y seleccione una carpeta si desea almacenar los elementos archivados en una ubicación específica.

• Eliminar permanentemente viejos artículos: Seleccione esta opción si desea eliminar, no archivar elementos en esta carpeta.

Periódicamente compacto el archivo en el que se almacenan los datos de Outlook para reducir el tamaño del archivo y obtener más espacio en el disco duro. Para compactar el archivo de datos de Outlook, siga estos pasos:

1. Seleccione Archivo -> Gestión de archivos de datos.

2. Seleccione las carpetas personales en el cuadro de diálogo Archivos de datos de Outlook.

3. Haga clic en el botón Configuración.

Aparece un cuadro de diálogo de carpetas personales.

4. Seleccione el botón Compactar ahora.

Compactación de un archivo de Outlook puede tomar tiempo si el archivo está lleno de datos.