Relegando sus reliquias al archivado en Outlook 2003

No se necesita mucho tiempo para acumular más mensajes de correo electrónico que usted puede hacer frente. Algunas personas simplemente borrar mensajes a medida que los leen. Otros se aferran a los mensajes antiguos para fines de referencia.

El problema es, Outlook se ralentiza cuando vaya a guardar un montón de mensajes de correo electrónico. Además, una gran colección de mensajes es engorroso de manejar. Además, si usted está en un sistema de correo electrónico de la empresa, sus administradores de sistemas pueden no permitirá almacenar más de una cierta cantidad de e-mail, ya que obstruye el sistema.

Archiving es una característica integrada en Outlook para ayudarle a almacenar mensajes y otros elementos de Outlook no necesitas mirar en este momento, pero usted todavía puede ser que desee hacer referencia a en el futuro. Si utiliza Outlook en una red de intercambio en el trabajo, Archivar hace que sea fácil para que usted se lleva bien con sus administradores de sistemas por adelgazar el número de mensajes que almacenas en el sistema de correo electrónico.

Incluso si usted no desea utilizar la función de archivado en este momento, es posible que desee entender cómo funciona. De Outlook a veces archivos automáticamente artículos - que pueden parecer a usted como si sus elementos de Outlook están desapareciendo.

Si la característica Autoarchivar parece aterrador y complicado para usted, trate de que no se preocupara. Microsoft no puede haber hecho la función Archivo fácilmente descifrables. Cuando usted consigue la caída de ella, sin embargo, Autoarchivar podría convertirse en valioso para usted.

Aunque los mensajes de correo electrónico son lo que la gente archivo más a menudo, todos los elementos de Outlook se pueden enviar al archivo - citas, tareas, todo. La gente no suele Contactos archivos y notas, pero incluso se puede archivar aquellos si quieres.

Configuración de Autoarchivar

Usted no tiene que hacer nada para hacer que Outlook archivar sus artículos- el programa está configurado para archivar artículos automáticamente. Si quieres ver cómo Outlook está configurado para archivar sus viejos artículos, o cambiar la forma de Outlook hace el trabajo, siga estos pasos:

1. Seleccione Herramientas -> Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.

2. Haga clic en la ficha Otros.

Aparece la página de opciones Otro.

3. Haga clic en el botón Autoarchivar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Autoarchivar.

No vaya a irrumpir a través del cuadro de diálogo Autoarchivar cambiar las cosas de cualquier manera - al menos no hasta que mirar para ver lo que ya está establecido. Cuatro cositas importantes que el cuadro de diálogo Autoarchivar normalmente le dice son los siguientes:

• ¿Con qué frecuencia archivos de Outlook artículos

• ¿Qué edad tiene que ser elementos de Outlook para enviarlos al archivo

• El nombre y la ubicación del archivo de almacenamiento

• Si la característica Autoarchivar está activada

La primera vez que instala Outlook, el programa automáticamente archivos elementos cada 14 días, el envío de artículos de más de 6 meses de edad en el fichero de archivo aparece en el cuadro de diálogo Autoarchivar. Para la mayoría de la gente, los ajustes están bien. Algunas personas prefieren desactivar la característica Autoarchivar y ejecutar el proceso de archivo de forma manual. Puede desactivar el proceso de Autoarchivar haciendo clic en la casilla de verificación "Ejecutar Autoarchivar cada 14 días" en la parte superior del cuadro de diálogo Autoarchivar.

Activar el proceso de archivo de forma manual

Puede archivar los mensajes en cualquier momento que desee, seleccione Archivo -> Archivo en el menú de Outlook y siguiendo las instrucciones. La ventaja de ejecutar el proceso de archivo de forma manual es que usted consigue un poco mejor el control del procesamiento se puede dar de Outlook una fecha límite para los artículos de archivado, dice la primera parte del año. También puede decirle qué carpetas de Outlook para archivar y dónde enviar los elementos archivados. Usted puede incluso archivar diferentes carpetas de Outlook a diferentes ficheros de archivo. La desventaja de todo este control es que es posible hacer un error inocente y enviar elementos archivados a un lugar que no se puede encontrar más fácilmente. Trate de no cambiar el nombre o la ubicación de los archivos a los que se envían los elementos archivados, porque es sorprendentemente fácil perder la noción de lo que sucedió cuando, y Outlook no proporciona mucha ayuda para hacer el seguimiento de los archivos archivados.

Encontrar y ver los elementos archivados

A veces Autoarchivar parece magia. Artículos anteriores son misteriosamente archivados sin ninguna acción de su parte. ¿No es así de fácil? Claro - hasta que de repente necesita encontrar uno de esos artículos que se movían por arte de magia a su archivo. Entonces usted tiene que averiguar dónde iba y cómo llegar a ella de nuevo.

Cuando usted quiere echar otro vistazo a los artículos que has archivado, abra la carpeta de archivos, que Outlook también se refiere como un archivo de datos.

Para abrir un archivo de datos que contiene los elementos de archivo, siga estos pasos:

1. Seleccione Archivo -> Abrir -> Archivo de datos de Outlook.

Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir archivo de datos de Outlook.

2. Escriba el nombre del archivo que desea abrir en el cuadro Nombre de archivo.

El nombre que introduzca aparecerá en el cuadro Nombre de archivo.

3. Haga clic en Aceptar.

El nombre del archivo de datos que se abrió aparece en el título de carpeta en letras grandes. Su lista de carpetas también aparece, que muestra dos conjuntos de carpetas: Normal y Archivo.

Bastante simple, ¿verdad? Sí, pero hay una mosca virtual en la pomada virtual. Es probable que no conoce el nombre del fichero de archivo que desea abrir, y no suele aparecer en la lista en el cuadro de diálogo Crear o Abrir archivo de datos de Outlook.

Para averiguar el nombre del archivo de almacenamiento abierto, seleccione Archivo -> Archivo y buscar en el cuadro denominado "Archivo Histórico." Tenga cuidado de no cambiar nada de la información en el cuadro Archivo Archivo. De lo contrario, Outlook puede empezar a enviar sus artículos archivados en otro lugar. La información contenida en el cuadro Archivo Archivo suele ser jerigonza complejo con dos puntos y barras y todo tipo de cosas que la gente normal no puede recordar.

Una forma de capturar un nombre largo en una caja de diálogo es copiar la información. Esto es lo que parece en el avance rápido: Haga clic en el nombre de una vez, pulse la tecla Tab, pulse Mayús + Tab, pulse Ctrl + C y luego haga clic en Cancelar. Después de copiar el nombre del archivo, puede seguir los pasos que se indican al principio de este artículo - pegar el nombre que desee en el cuadro Nombre de archivo presionando Ctrl + V, y por alegría de que usted no tiene que recordar que a largo, nombre de archivo loca .

Cierre el archivo Archivo

Usted puede guardar su archivo Archivo abierto en la lista de carpetas de Outlook como el tiempo que quieras, pero la mayoría de la gente prefiere para cerrarla después de que encuentren lo que necesitan. Perspectivas corre un poco más rápido cuando se cierra cualquier archivo de datos innecesarios.

Para cerrar un archivo de datos, siga estos pasos:

1. Con la lista de carpetas abiertas, a la derecha; haga clic en el nombre de la carpeta Archivo.

Aparecerá un menú contextual.

2. Elija Cerrar Carpeta en el menú contextual.

Su carpeta de archivo desaparece de la lista de carpetas.

La forma en carpetas se nombran en Outlook es impar. Usted puede encontrar "Carpetas personales" que aparecen varias veces en la lista de carpetas. Para hacer que Outlook correr lo más rápido posible, más cerca que muchos de ellos como sea posible. Su principal conjunto de carpetas - el conjunto se utiliza todos los días - no se cierra, por lo que no tiene que preocuparse por el cierre de las carpetas que utiliza todos los días.