La organización de su correo electrónico en Outlook 2016

Correo cuadro de hinchazón. Todo el mundo tiene el tiempo. Su Panorama 2016 Bandeja de entrada llena de mensajes que se olvidó de borrar o archivar, y antes de que te des cuenta tienes miles de mensajes, ocupando espacio en el archivo de datos y que le impide navegar por el nuevo material fácilmente. Aquí están algunas ideas para desguace que estorbo.

Limpie conversaciones

Una conversación es un intercambio de correo electrónico que consta de varias idas y venidas mensajes. Porque la mayoría de la gente acaba de golpear Responder a continuar una conversación sin borrar todo el texto anterior, se termina con un montón de mensajes que son, básicamente, los subconjuntos de un solo contenido de otra. La Conversación función Limpiar atraviesa y se encuentra estos, borrar cualquier mensaje que están completamente contenidos dentro de al menos otro mensaje.

Elija Inicio-Clean Up-Clean Up Conversación para utilizar esta función en un mensaje en particular. (Seleccione el mensaje en primer lugar.) Para limpiar una carpeta completa, seleccione Inicio-Clean Up-Clean Up Folder. O bien, que lo haga por todas las carpetas de correo, seleccione la bandeja de entrada y seleccione Inicio-Clean Up-Clean Up Folder Subcarpetas.

Archivo de mensajes antiguos

Puede configurar Outlook para archivar los mensajes que tienen propiedades específicas, tales como los que son mayores de una determinada fecha. Archivar mensajes los mueve a un fichero de datos separada llamada Archive.pst. La limpieza de su archivo principal de Outlook hace que sea más pequeño, por lo que Outlook se inicia más rápidamente. Puede abrir el archivo de datos del archivo cada vez que necesite hacer referencia a algo en ella.

Para archivar los mensajes, seleccione Archivo-Info-Mailbox Cleanup-Archivo. Establezca sus preferencias en el cuadro de diálogo Archivo y haga clic en Aceptar.

Para abrir el archivo de datos del archivo más tarde para recuperar algo, seleccione Archivo-Abrir Exportar archivo abierta de datos de Outlook. Busque el archivo de archivo, selecciónelo y haga clic en Aceptar. El archivo aparece ahora en el panel de navegación de la izquierda; se puede trabajar con ella no como lo haría su archivo principal.

Para aún más exhaustiva limpieza, seleccione Archivo-Info-Mailbox Cleanup Cleanup-Mailbox. En el cuadro de diálogo Limpieza de buzón, puede especificar parámetros para archivar automáticamente. Por ejemplo, usted puede encontrar artículos anteriores que un cierto número de días o de más de un determinado número de kilobytes.

Crear carpetas de correo

Una manera eficaz de organizar el correo es crear subcarpetas para su bandeja de entrada. A continuación, puede mover los mensajes en una de las subcarpetas para sacarlo de la bandeja de entrada principal. Por ejemplo, usted podría tener una subcarpeta para cada organización que usted voluntario para, o una subcarpeta para cada miembro de la familia que le envía mensajes.

Para crear una nueva carpeta, haga; clic en la carpeta Bandeja de entrada en el panel de navegación y seleccione Nueva carpeta. Escriba el nuevo nombre de la carpeta y pulse Enter. Entonces mensajes de arrastrar y soltar desde la Bandeja de entrada Onto el nombre de la nueva carpeta en el panel de navegación.

Creación de reglas de manejo de correo

Tener múltiples carpetas de correo es grande, pero hay que recordar que arrastrar y soltar mensajes en esas carpetas. Afortunadamente, usted puede automatizar el proceso mediante la creación de reglas de correo-manipulación. Una regla podría evaluar dirección de correo electrónico del remitente y redirigir el mensaje a una subcarpeta si se trata de una persona determinada, por ejemplo.

Para crear una regla de gestión del correo, comenzar con un mensaje seleccionado que cumpla con los criterios deseados. A continuación, seleccione Inicio-reglas-Crear regla. Luego, rellene el cuadro de diálogo para describir el mensaje que desea orientar su campaña. Por ejemplo, puede especificar lo que el sujeto contiene o que se envía a. Haga clic en Opciones avanzadas para más opciones.

Para configurarlo, seleccione Archivo-Compartir-Presente Online-Online Presente. Un enlace se pecto copiar ese enlace y enviarlo a sus miembros de la audiencia a través de mensaje de texto, correo electrónico, o cualquier otro método que te guste. Espere a que consigan y, a continuación, haga clic en el botón Inicio Presentación en el cuadro de diálogo que aparece para obtener el show comenzó.