Cómo preparar los estados financieros de su sin fines de lucro y llevar a cabo una auditoría

Presupuestos y movimiento de tesorería predicen el futuro financiero de su organización sin fines de lucro. Pero también es necesario revisar los ingresos anuales de cada año y los gastos en un estado financiero. Cuando su organización sin fines de lucro es pequeño y delgado, su personal o tenedor de libros pueden preparar sus estados financieros. A medida que crece y se hace más compleja, es probable que contratar a un contador externo para preparar y auditar sus estados financieros.

Cómo preparar estados financieros

Si un presupuesto es un documento sobre el futuro, un estado financiero cuenta la historia del pasado de su organización. Organizaciones sin fines de lucro mantener y revisar sus registros financieros en todo el año, y se preparan una declaración financiera al menos una vez al año, al final del año fiscal. Muchas organizaciones también preparan mensual o trimestral " en el progreso " versiones de sus estados financieros anuales.

Aunque un buen software de contabilidad sin fines de lucro puede organizar su información financiera para usted, la preparación e interpretación de los estados financieros es una zona especial de especialización. Muchas organizaciones no lucrativas buscan ayuda profesional fuera de esta tarea esencial. Si usted decide preparar sus propios estados financieros, es posible que desee contratar a un contador al final del año para revisar su precisión.

La información contenida en sus asemeja anuales de los estados financieros (pero puede no ser idéntica a) El 990-EZ o 990 informe financiero que su organización puede ser obligado a presentar anualmente al IRS. También debes incluir su estado financiero en sus paquetes de orientación de mesa y con las solicitudes de financiación. Algunas organizaciones publican en un informe anual.

El valor de una auditoría

Al final del año, su organización puede ser necesaria o puede optar por tener sus libros auditados por un contador público certificado (CPA) o de una empresa. Este servicio consiste en un estudio formal de las políticas y los sistemas de la organización para la gestión de sus finanzas, una revisión de sus estados financieros, y comentario acerca de la veracidad de esas declaraciones.

El contador podrá emitir un opinión sin salvedades, lo que significa que aparecen las declaraciones para ser exactos. En " charla auditor, " el contador no encontro errores materiales - información falsa o falta. Si los auditores tienen recomendaciones que hacer sobre cómo el dinero se gestiona o cómo las finanzas se registran y reportan, pueden emitir una carta a la administración al consejo acerca de cómo la organización puede mejorar sus prácticas.

Por ejemplo, el auditor puede decirle a la junta que la organización no recogió sistemáticamente recibos originales antes de escribir cheques para reembolsar personal- que los gastos de viaje del personal aumentaron dramáticamente sin ese aumento está aprobado por la junta (y se registra en actas de la junta) - o que empleados de la organización se les debe tantas horas de vacaciones que el trabajo de la organización podría estar en peligro si todo el mundo fuera a tomar su día de fiesta merecido.

Aunque algunas organizaciones sin fines de lucro se ven en una carta a la administración como un regaño, su punto es ayudar a las organizaciones de salvaguardar su salud financiera mediante el fortalecimiento de sus políticas y de registros.

Si usted contrata a un contador público para llevar a cabo su auditoría o revisión financiera, asegúrese de que la persona tiene conocimiento sobre o experiencia en organizaciones sin fines de lucro. Sin fines de lucro utilizan algunos términos contables y métodos de contabilidad que difieren de con fines de lucro.

¿Necesita una auditoría?

¿Cuándo se necesita para llevar a cabo una auditoría? Utilice las siguientes pautas para ayudarle a determinar esto.

• Muchos estados requieren que las organizaciones no lucrativas que reciben contribuciones más de una cantidad específica para llevar a cabo las auditorías. Esto varía según el estado. Consulten con la oficina que regula las organizaciones no lucrativas en su estado (por lo general la oficina del fiscal general) para ver si tiene pautas de auditoría específicos.

• Se requieren sin fines de lucro que pasan directamente a $ 500.000 o más en fondos federales en un año fiscal para llevar a cabo una auditoría OMB A-133 - comúnmente se llama una auditoría única. Tiene un nombre de fantasía porque se basa en la Oficina de Administración y Presupuesto de la Circular A-133. Se necesita una mirada particularmente cerca cómo se rastrean los fondos del gobierno dentro de la organización y si la organización cumple con las leyes y reglamentos federales.

• Algunos otros tipos de programas de gobierno también requieren auditorías de subvenciones o contratos específicos. Otros donantes también pueden requerir estados financieros auditados de los solicitantes.

Incluso si no es necesario, la junta puede decidir que es una buena idea tener un CPA fuera de examinar los libros. Si lo hace, proporciona la seguridad de que los sistemas financieros son saludables y la organización está trabajando con la información financiera exacta.

Si se requiere su organización a tener una auditoría, la junta debe formar un comité de auditoría. El presidente de la junta, junta tesorero, y los miembros del personal pagado puede no servir en este comité, sin embargo. El comité selecciona la firma de auditoría, revisa el borrador de la auditoría y las recomendaciones de los auditores, y si es necesario, investiga las prácticas que deben ser cambiadas.

Aunque su organización puede aprender mucho de una auditoría, la práctica no es apropiado o necesario que cada organización no lucrativa. El proceso es costoso y consume tiempo. Una opción menos costosa es tener una firma de contadores certificados proporcionan una recopilación formalizado o revisión financiera de las declaraciones anuales.

Sin fines de lucro más pequeñas suelen ir esta ruta para reducir los costos, pero todavía proporcionar un cierto nivel de comodidad y seguridad a los proveedores de fondos que la organización tiene el nivel adecuado de las prácticas financieras y controles en su lugar.

Muchas organizaciones no lucrativas se preguntan si deberían buscar pro bono auditorías de empresas de contabilidad o pedir la firma de un miembro del consejo de auditar sus libros. Una auditoría de pro bono es una mala idea, y pedirle a un miembro de la junta de asistencia es una muy mala idea. Una auditoría debe estar preparado de forma independiente del personal y de la junta directiva de la organización. Pierde su valor como imparcial, fuera de validación cuando se proporciona como un regalo.