Cómo prepararse para la recaudación de fondos sin fines de lucro de su

Aunque los eventos varían mucho en tamaño y complejidad, y aunque nos hemos tirado fuera de eventos de manera adecuada con éxito en dos o tres semanas, intentan trabajar contra un horario de seis meses. A continuación se describe una lista de comprobación de planificación para una cena de gala. Puede ser fácilmente modificado para adaptarse a otros tipos de eventos.

Los tres primeros meses

El primer período de tres meses es, como es lógico, la parte más lenta de la planificación de eventos. Usted puede esperar varias semanas volver a escuchar de una celebridad invitada, y es posible que necesite varias semanas para encontrar un reemplazo si usted consigue rechazado.

• Desarrollar el plan y reclutar liderazgo del evento.

• Secure entretenimiento y una ubicación.

• Seleccione un tema y una empresa de catering.

• Enviar Parada en la fecha postal y dirección de correo anuncio.

• Crear una página web del evento y sitio de redes sociales.

• Solicitar los permisos necesarios (para juegos de caridad, que sirve bebidas alcohólicas, cierre de calles, etc.).

Meses cuatro y cinco

Como el evento se acerca, deja que los demás sepan sobre el próximo evento y comenzar contacto voluntarios.

• Recluta a un comité de evento o un grupo de voluntarios.

• Visite el sitio en el cual se llevará a cabo el evento, revisando todos los reglamentos y recomendaciones para su uso.

• Solicitar contribuciones en especie de los materiales que necesita para el evento.

• Enviar comunicados de prensa inicial que anuncia su altavoces, celebridades, y / o el liderazgo evento.

• Llame a todos los posibles miembros del comité.

• Desarrolle su diseño de la invitación. Todo el texto en la invitación debe estar listo para el diseño final, la impresión y la publicación en línea de seis semanas antes del evento.

• Seleccione el menú y comenzar a trabajar en las ideas de decoración.

• Correo y correo electrónico las invitaciones.

Cuatro semanas antes del evento

Pase el mes antes del evento que genera emoción y ultimando los detalles.

• Construir intereses con actualizaciones del sitio web frecuentes y de medios sociales que ofrecen las fotos y los bits de noticias.

• Enviar una segunda tanda de comunicados de prensa.

• Realizar llamadas telefónicas a los medios de comunicación ya los invitados para confirmar los planes de cobertura y de viaje.

• Diseñar el programa impreso que se desmayó en el evento.

• Ayudar homenajeados con sus discursos (si es necesario).

• Reúna los elementos - canastas, banners, confeti, etc. - necesarios para la decoración.

En el diseño de materiales de promoción de su evento, desea que el aspecto de la invitación, el programa, la página web del evento, señalización, y las plantillas de audiovisuales para ser coherente. Programe tiempo para solicitar los logotipos de los patrocinadores corporativos y de doble revisión ortográfica de los nombres de los donantes y cómo quieren ser reconocidos.

La semana antes del evento

No se deje demasiado estresado en los días antes del evento. Usted debe tener sólo unos pocos detalles de última hora que atender.

• Confirme el número de invitados que espera. Unos días antes de la fiesta, llamada cada uno que ha hecho una reserva y confirmar si él o ella se acerca. Unas pocas personas se han cambiado sus planes, y no quieren pagar las comidas sin comer o quedarse sin alimentos.

  Al ordenar la comida de su empresa de catering, asumir que en circunstancias normales, un 5 por ciento de sus invitados esperados no asistirá. Si el evento es gratuito, el 10 por ciento de ellos no va a asistir.

• Planificar el asiento de la tabla en el evento (si es necesario).

• Prepare tarjetas de lugar y tarjetas de la tabla.

• Decorar el sitio.

Usted puede pensar que nadie puede llover en su desfile, pero tienen planes de respaldo de emergencia de todos modos. ¿Qué pasa si su modelo se encuentra enfermo, una tormenta de nieve cierra carreteras, o sus permisos no están aprobados a tiempo? Es necesario actuar con rapidez, sustituya, reprogramar o cancelar su programa. Cuanto más rápido se puede comunicar cualquier cambio, los mejores serán sus constituyentes se sienten acerca de la pervivencia de usted y su causa.