Cómo crear un presupuesto para una recaudación de fondos sin fines de lucro

La conclusión es muy simple: los ingresos totales de su organización sin fines de lucro de un evento especial deben superar el coste total - por mucho, usted espera. Pero, ¿cómo conseguir una manija en los ingresos y gastos?

Si usted está en escena un evento por primera vez, es particularmente importante temprano en el proceso de pedir a sus partidarios principales - la junta, voluntarios, y de liderazgo de eventos - lo mucho que tienen la intención de dar. Debido a que estas personas son las más propensas a dar con generosidad, sabiendo sus intenciones ayuda a pronosticar los resultados generales.

A veces, eventos para recaudar fondos toman un par de años para obtener el apoyo de alto nivel, por lo que el presupuesto exactamente cuánto va a hacer en los años uno, dos y tres. No es raro para romper incluso el primer año de un evento o tener pequeñas ganancias netas de su primera aventura.

Otra forma de estimar el potencial de recaudación de fondos de un evento es consultar con las organizaciones que producen eventos similares. Si han presentado un programa de año tras año y la tuya es una excursión por primera vez, les pregunto donde comenzaron sus niveles de ingresos. Trate de sopesar objetivamente los activos de su evento en contra de ellos. Son sus tableros igualmente bien conectados? ¿Está su invitado especial igualmente conocido?

Cómo calcular el lado de los ingresos

Trate de diseñar su evento por lo que genera ingresos en más de un sentido. Una venta de artículos usados ​​también puede incluir la venta de productos de panadería. Una subasta puede incluir publicidad en un programa impreso junto con las entradas para el evento y los ingresos generados por la venta de los artículos de la subasta. Categorías de ingresos evento estándar incluyen:

• La venta de entradas individuales

• Ventas de mesa o de grupo (por lo general para grupos de ocho o diez)

• Benefactor, patrón y patrocinador donaciones (para el que los donantes reciben un reconocimiento especial a cambio de aportar cantidades superiores a una mesa o asiento costos básicos)

• Los patrocinios de los participantes del evento (por ejemplo, comprometiéndose a aportar una cantidad determinada por milla corrida por un amigo)

• Alimentos y / o bebidas ventas

• Las ventas de bienes y / o servicios

• Ventas de publicidad (en los programas impresos, en pancartas, etc.)

• La compra de una oportunidad (rifas, premios, etc.)

Gastos - esperados e inesperados

A menos que un patrocinador maravillosa ha ofrecido para cubrir todos sus gastos, su evento va a costar dinero para producir. Las categorías generales pueden incluir los siguientes:

• Construcción / instalación / ubicación (alquiler de espacio, del sitio lo permite, los guardias de seguridad, baños portátiles, tiendas de campaña, los costos de limpieza)

• Publicidad y promoción (salvar la fecha tarjetas postales, fotografías, carteles, invitaciones, programas de eventos, costos publicista, franqueo, página web del evento con una característica de la compra del billete)

• Producción (iluminación y equipo de sonido, el trabajo técnico, directores de escena, subastadores)

• Viajes y viáticos (por oradores invitados, artistas o invitados especiales)

• Seguros (por ejemplo, el seguro de responsabilidad civil en caso de que alguien salga herido debido a la negligencia de su organización, o un seguro de envío para proteger los bienes donados)

• Alimentos y bebidas (incluyendo permisos para la venta o servicio de alcohol, si es necesario)

• Decoración (flores, mesas y sillas alquiladas, ropa de cama, fuegos artificiales, banderas)

• Varios (premios, premios, tratamiento talento, conocidas, carteles, camisetas)

• Gastos de oficina (carta de escritura, listas de correo y administración de sitios web, la coordinación detalle)

• Todos los demás gastos de personal

Siempre pregunte acerca de los precios sin fines de lucro, y dejar que los vendedores saben que su organización está exenta de impuestos.

A pesar de su cuidadosa planificación, ciertos gastos pueden aparecer de forma inesperada, y haré que excede su presupuesto. Si va a servir la comida en su evento, tenga en cuenta estos consejos para evitar cargos por sorpresa:

• Confirme que todos los cargos de servicio y preparación se incluyen en el presupuesto de catering.

• Si es necesario agregar comidas adicionales en el último minuto, averigüe si su empresa de catering cobra extra. Si las comidas que usted pidió no se comen, es probable que todavía tiene que pagar por ellos. Compruebe en la política de su empresa de catering.

• Si algunos de los vinos que has comprado no se consume, es la tienda dispuesta a comprar de nuevo a usted?

• Si el vino ha sido donado a su evento, averigüe si su empresa de catering cobra honorarios descorche para abrir y servir.