Presupuesto para la recaudación de fondos

Recaudar dinero cuesta dinero. Y ninguna organización recibe cada donación o regalo que busca. Un sin fines de lucro tiene que estar seguro de antemano que puede darse el lujo de sus potenciales costos de recaudación de fondos y que los costos son apropiados en relación con el posible regreso. Los costos de recaudación de fondos debe ser una parte modesta del presupuesto de una organización, pero cuando esa organización se está iniciando o cuando es el lanzamiento de un nuevo gran esfuerzo de recaudación de fondos, los costos de recaudación de fondos subirán. La contratación de un nuevo donante casi siempre cuesta más que asegurar un segundo regalo de un partidario pasado.

Desde el principio, la organización no lucrativa querrá un sistema que le permite mantener registros oportunos en todos sus donantes. Este sistema puede ser un archivo de tarjeta escrita a mano o una base de datos compleja. Es importante, por ejemplo, que las organizaciones no lucrativas recuerdan cuando reciben subvenciones, la cantidad de dinero que reciben, cuando los informes se deben, y qué tipo de informes se requiere.

Sin fines de lucro también tienen que mantener la información al día sobre los donantes individuales: que en la organización sabe o los conocía, cómo y por qué dieron sus regalos, y si algún reconocimiento o invitaciones especiales se les prometió a ellos cuando dieron. Debido a que las organizaciones no lucrativas esperan hablar o mantener el contacto con estas personas a través del tiempo, la grabación de su cónyuge y los nombres de los niños, sus intereses, sus afiliaciones de negocio, y cualquier otra información personal pertinente es importante.

Así que la primera inversión en la recaudación de fondos puede ser la de adquirir un sistema de mantenimiento de registros. Usted también puede tener un presupuesto para el tiempo que se necesita para mantener el sistema actualizado. La información actual sobre la recaudación de fondos y programas informáticos de contabilidad generalmente se puede encontrar en el sitio Web de TechSoup. Una buena opción de bajo costo es eBase, un programa gratuito que se ejecuta en FileMaker Pro. Usted no necesita FileMaker a menos que desee personalizar eBase. Software especializado recaudación de fondos es una maravilla, pero puede ser bastante costoso. Considere la posibilidad de invertir en ella cuando su recaudación de fondos depende de un gran número de donaciones, regalos de empresa, y contribuciones, y cuando su presupuesto operativo anual es de $ 1 millón o más.

Algunas otras actividades de recaudación de fondos y sus costos incluyen

• Becas y contratos: La mayor parte de los costos de protección subvenciones y contratos son los costos de mano de obra para la planificación y redacción de la propuesta de subvención. Algunas propuestas pueden requerir cintas de vídeo, cintas de audio o diapositivas de trabajos anteriores, que cuestan dinero adicional. Si necesita numerosas copias, eso también es un gasto, como es el envío de la propuesta. A veces es posible que desee viajar a reunirse en persona con la agencia de la adjudicación del dinero y si ese fundamento está lejos de su ubicación, que es otro gasto a considerar. Además, a medida que más fundaciones están creando sistemas de aplicaciones electrónicas, puede que tenga que invertir en la modernización de sus sistemas informáticos para que sean compatibles con los suyos.

Sin fines de lucro tienen que prestar atención a los requisitos de un grantmaker para informar de los resultados de un proyecto y asegurarse de que pueden darse el lujo de hacer el informe. Algunas becas requieren la recolección y análisis de datos extensas. Algunos requieren informes financieros auditados.

• Las contribuciones individuales: Los costos relacionados con sujeción contribuciones individuales se derivan de tiempo dedicado por el personal o los voluntarios compilar listas de posibles donantes, la realización de investigaciones sobre los donantes, y el desarrollo de un guión para solicitar un regalo. El correo directo es otra técnica común para llegar a los donantes individuales y una forma relativamente costosa de recaudación de fondos. Los gastos pueden incluir un consultor para escribir los materiales enviados y seleccione las listas correspondientes, y sin duda incluirá impresión y envío. Algunas organizaciones contratan empresas para manejar campañas de solicitud telefónica.

Tenga cuidado si se toma este paso: Algunas de estas empresas cobran un porcentaje muy alto de los fondos recaudados a cambio de la prestación de este servicio, mientras que otros son de confianza y valorado por las organizaciones no lucrativas que sirven. Otro gasto que pueden servir a su organización es la adición de la capacidad de su página web para que los donantes pueden hacer donaciones vía electrónica.

• Eventos especiales: La producción de eventos especiales puede ser una de las maneras más caros para recaudar fondos. Pasar 50 o 60 por ciento de los ingresos de un evento para pagar los costos es común. Prensa, publicidad, comida y entretenimiento todo cuesta dinero. También, eventos especiales son mano de obra intensiva. Una agencia quiere tener un grupo de voluntarios con experiencia o personal para eventos especiales.

• Entrega prevista: Si una organización no lucrativa no está familiarizado con las leyes fiscales relativas a los testamentos y sucesiones, se quiere emplear o contratar en el contrato (o atraer a un miembro de la junta) un experto en dar planeado. Llevar a esta persona a bordo puede ser costoso en el corto plazo, pero hacerlo puede producir un importante apoyo a largo plazo para la agencia.

Donaciones planificadas funciona mejor para las organizaciones que han existido por mucho tiempo y mostrar buenas perspectivas de continuidad. Las universidades, museos e iglesias vienen a la mente. Pequeño, nuevos grupos tienen dificultades para atraer a los legados.