Cómo mantener buenos registros sobre los donantes para su organización no lucrativa

Antes de que comience a recaudar dinero, es necesario establecer un sistema de conservación de registros oportunos en todos los donantes de su sin fines de lucro. Este sistema por lo general es una hoja de cálculo de Microsoft Excel o una base de datos electrónica especializada, sino que incluso puede ser tan simple como un archivo de tarjeta escrita a mano y la agenda. Para donaciones de fundaciones, un sistema de este tipo puede ayudar a recordar los plazos para la solicitud de subvenciones y la presentación de los informes finales.

Para los donantes individuales, un sistema de buenos registros puede ayudarle a mantener la información actualizada acerca de cuándo y cómo los ha contactado, quien en la organización los conoce, ¿cómo y por qué se dieron sus regalos, y si usted les prometió daños especiales reconocimiento o invitaciones cuando contribuyeron. Grabación de sus cónyuges y los nombres de los niños, sus intereses, sus afiliaciones de negocios, y cualquier otra información personal pertinente también vale la pena.

Si usted decide utilizar un sistema de base de datos electrónica para administrar sus registros de donantes, puede elegir un programa que se centra específicamente en la recaudación de fondos, o puede llevar un registro de todas las conexiones que tiene con todos y cada uno, incluyendo clientes, compradores de boletos, colegas profesionales, donantes y voluntarios.

Software especializado para recaudar fondos realmente puede aumentar su eficiencia en el mantenimiento de registros, pero tenga cuidado al elegir su programa, ya que puede ser muy costoso. Considere el precio de compra, los gastos de instalación y disponibilidad de apoyo de respaldo técnico. Por ejemplo, el software de código abierto no puede cobrarle a descargar y utilizar su software, pero también puede no proporcionar apoyo técnico coherente si llegas a tener problemas.

Usted puede encontrar comentarios y artículos para ayudarle a escoger entre diferentes tipos de donantes, miembro, y sistemas de gestión de constituyentes en Idealware. Para ayudarle a iniciar su búsqueda, aquí hay un rápido vistazo a algunas de las opciones:

• CivicCRM está disponible sin licencia a organizaciones no lucrativas. Aunque es una excelente herramienta, es probable que tengas a alguien con habilidades tecnológicas para configurarlo para usted. Se integra fácilmente con los sistemas de gestión de contenidos Drupal y Joomla.

• DonorPerfect se centra en los donantes, pero tiene cierto apoyo a los miembros, voluntarios y otros contactos. Ofrece una versión en línea por una cuota mensual razonable.

• eBase es una buena opción de bajo costo. Este programa se ejecuta en FileMaker Pro, pero no es necesario FileMaker a menos que desee personalizar eBase.

• eTapestry ofrece una prueba gratuita de 30 días para probar su sistema. Usted puede suscribirse a distintos niveles y precios en base a su estimación del número de registros de donantes. (El servicio básico con capacidad para 1.000 registros.) ETapestry está dirigido principalmente a la gestión de los donantes.

• GiftWorks es una opción de software a un precio razonable, con una reputación de ser fácil de usar. Está diseñado principalmente para realizar un seguimiento de los regalos y los donantes.

• Salesforce.com ofrece un producto de gama alta de forma gratuita a las organizaciones no lucrativas con hasta diez usuarios. Salesforce ofrece un creciente conjunto de características para los donantes de seguimiento y otros constituyentes.

Después de elegir el sistema más adecuado para su organización, visita Techsoup.org para ver si usted puede encontrar a un precio con descuento.

Al principio, cuando usted necesita donaciones y regalos con urgencia para poner en marcha su organización, manteniendo buenos registros puede parecer una actividad de pérdida de tiempo, pero en el largo plazo, los registros minuciosos permitirá recaudar más dinero. Puede comenzar con un enfoque sencillo y de actualización con el tiempo, pero cada vez que usted cambia a un nuevo sistema, asegúrese de que usted invierta tiempo en el cambio.