El desarrollo de una ruta de tiempo crítico de gestión de eventos

Escribe una versión de la trayectoria de tiempo crítico en el inicio de cualquier proyecto de gestión de eventos, como un plan de proyecto fecha centrada. Actualización de este documento en todo el proceso de planificación de proyectos, ya que las cosas cambian, pero recuerde que es un documento que debe ser tomado en serio.

Para que os hagáis una idea de los tipos de acciones que añadir a su trayectoria en el tiempo, consulte las sugerencias en la siguiente lista. Estos son de carácter orientativo sólo- cada evento es diferente, y la duración de la planificación será diferente, también, pero la lista es un buen punto de partida.

Seis meses antes del evento

Medio año es mucho tiempo, pero tienes mucho que ver: en esta etapa es necesario:

• De acuerdo a sus objetivos con su cliente

• Elija una fecha

• De acuerdo a su presupuesto y escribir un desglose del presupuesto básico para asegurar que es realista

• Opciones de lugar de favoritos

• Visita potenciales opciones de lugar

• Elija su lugar y lápiz en una fecha

• Escribe una cronología básica

• Establezca su tematización creativa o enfoque

• Crear un equipo a tu alrededor que pueden ayudar a planificar su evento

• Diseño de la identidad creativa de su evento

• Elaborar un plan de marketing

Cuatro meses antes del evento

En la etapa de cuatro meses debe:

• Escribe una cronología básica

• Iniciar un plan de marketing y relaciones públicas

• Investigación proveedores adecuados

• Acotar el desglose del presupuesto que usted escribió en el inicio de la planificación de eventos

• Contratos solicitud de su lugar de celebración y cualquier grandes compras del kit y kit de alquiler

• Diseñe ningún tipo de garantía de la marca

• Diseñar el plan de piso (diseño)

• Source alojamiento en un hotel requerida para la tripulación

• Si es necesario, envíe un "reserva la fecha" para invitados para el evento

• Escribir el primer borrador de la orden de marcha

• Solicitar los permisos necesarios

Dos meses antes del evento

Ocho semanas más o menos antes del Día de la demostración, asegúrese de:

• Confirme todos los proveedores

• Escribe la salud y seguridad

• Acotar el presupuesto, siempre comprobando que usted no gastar

• Escribe dotación de personal de los escritos y los detalles de las funciones y responsabilidades en

• Intercalar una lista señalización para cosas tales como aseos, vestuarios, etc.

• Enviar invitaciones si es necesario

• Informar a la empresa de seguridad

• Degustaciones libro para cualquier requisito de catering

Un mes antes del evento

Con un mes para ir antes de su evento, usted debe escribir el primer borrador de su programa de producción.

Dos semanas antes del evento

Al inicio de la quincena final, asegúrese de que:

• Distribuir el programa de producción final a todos los proveedores

• Informar al fotógrafo

• Clasificar la lista de invitados final, si es necesario

Una semana antes del evento

Con sólo siete días para ir, asegúrese de que:

• Cruz-cheque que todas las entregas anticipadas han llegado, incluyendo cualquier garantía o chuchería bolsas

• Acotar el presupuesto

• Asegúrese de que tiene la caja chica disponible para las compras sobre el día de último minuto

• Guía a todos los proveedores que confirmar arreglos