Si uno de sus objetivos en la gestión de eventos es atraer nuevos clientes a un evento - y es - es necesario tener claro exactamente qué tipo de clientes que usted y su cliente desea atraer.
Este proceso de identificación de un perfil objetivo también funciona para los eventos de comunicación internos, tales como ventas y conferencias de marketing. Piensa en la persona típica dentro de la organización y luego considerar el tiempo que él o ella ha estado en la compañía, el tamaño de su familia, lo que él o ella lo hace los fines de semana, y así sucesivamente.
Utilice la siguiente lista para empezar. Trate de hacer una lista o describir la persona de:
Nombre
Años
Género
Lugar de residencia
Tipo de alojamiento
Los co-residentes
Nivel de educación
Carrera
El ingreso anual / mensual
Puesto dentro de la familia
Número de horas a la semana pasada en el trabajo
Actividades de ocio
Aficiones
Grupo de Amistad
Dieta
Fumar y beber hábitos
El comportamiento en línea
Hábitos de compra
Miembro del club (si los hay)
Vacaciones:
Religión
Ambiciones Vida
Miedos
Creación de un Plan de Seguridad Evento
Uno de sus papeles más importantes en la gestión de eventos es asegurar que la gente está a salvo en su evento. Crear un plan de seguridad de eventos con suficiente antelación a los eventos grandes o cara al público. Dependiendo de cuánto tiempo se le ha dado de su cliente para todo el proceso de planificación, lo ideal sería crear este plan con unos meses de antelación, y distribuida por éste a los siguientes grupos:
El cliente
La gestión local
La policía
El servicio de bomberos y rescate
El servicio de ambulancia
La autoridad de aplicación local,
No es raro que varios borradores del plan de seguridad evento que se produce para tener en cuenta todos los elementos de seguridad del evento y los procedimientos asociados. No se preocupe si usted está en la versión 6 en el momento en que sea aprobado!
El plan de seguridad de eventos contiene información bajo los siguientes títulos:
Resumen de sucesos: Esto es para ayudar a poner en contexto lo que el evento es para y para quién. Refiriéndose de nuevo a su escrito original le ayudará a escribir esta sección.
Visión general Lugar: Esto debería cubrir la información tal como el contacto / detalles de dirección, un plano de planta y cualquier información de acceso específico.
Evaluación de riesgos: Esto muestra todos los lectores que se han considerado todos los riesgos potenciales, pero lo más importante cómo estás minimizando o eliminando esos riesgos.
Evento de salud, seguridad y bienestar: Hay varios métodos que se pueden utilizar para garantizar el bienestar de huéspedes de su equipo y de en su evento. El lector de este documento no tendrá que conocer cada plan individual, sino más bien una visión general que usted está enterado de lo que se requiere y los detalles específicos que pueden ser pertinentes a las autoridades locales.
Etapa, estructuras temporales e infraestructura: Proporcionar una visión general de cualquier estructura importante, de su fabricante y las notas de salud y seguridad tales como grados de la velocidad del viento.
Sistemas eléctricos: La información sobre el nivel de energía que se requiere y cómo esto está siendo suministrada en el sitio.
Alimentos, bebidas y comerciantes: Es probable que proporcionar alimentos no sólo para sus huéspedes, pero también para su tripulación. Dar información en el plan de seguridad de eventos de la comida - no si va a ser cordero o pollo, pero ¿cuántas empresas de catering que tendrá en el sitio y los tipos de técnicas de preparación de alimentos que van a utilizar.
Deposito de basura: Detalle su plan para esto - si usted va a tener contenedores de reciclaje, con qué frecuencia estos serán vaciados y si se están empleando recolectores de basura, por ejemplo.
Seguridad / de reinserción: Incluir información sobre el número de personal estará en el lugar y los procesos particulares que necesitarán para seguir. Hay información en este capítulo sobre las diferentes opciones de seguridad.
Multitud de gestión / tráfico: Esto será de especial interés para las autoridades locales que quieren asegurarse de que usted ha tomado las precauciones adecuadas para gestionar grandes movimientos de personas. Ver más adelante en este capítulo para obtener métodos de control de multitudes en eventos.
Organización y contratistas: Usted debe incluir un poco de información sobre las personas con las que vas a tener en el lugar en su plan de seguridad del evento. Un organigrama ayuda a mostrar a los lectores fuera de cómo se estructurará a su equipo en el lugar y quién será responsable de qué.
Comunicaciones: Proporcionar una descripción básica de su plan de comunicación en su plan de seguridad del evento.
/ Primera prestación de ayuda médica: Detalle que en el sitio estará disponible para proporcionar atención de primeros auxilios y cómo pueden contactarse.
Precauciones contra incendios y equipos: Su asesor de salud y seguridad y gerente de producción podrán ayudarle a llenar en esta sección del plan de seguridad del evento. Los lectores quieren saber cuáles son sus rutas de salida son, cuántos extintores que tiene, dónde están y que los utilizarán en caso de una emergencia.
Instalaciones sanitarias: Incluir información sobre el número de aseos están previstos y con qué frecuencia se limpian durante su evento.
Procedimientos de emergencia: Esta es un área donde las autoridades locales querrán ver un montón de detalles y tener la confianza de que son lo suficientemente responsables como para hacer frente a situaciones de emergencia en el lugar.
Inspección Evento: Cubra cuándo y quién inspeccionará su sitio y firmar el sitio en términos de estructuras y de salud y seguridad.
La presentación de informes de accidentes e investigación: Una visión general de su proceso debe ser incluido.
Provisiones para personas con necesidades especiales: La adhesión a la Ley de Igualdad es importante. Vea anteriormente en este capítulo para obtener algunos consejos básicos. Proporcionar información en su plan de seguridad de eventos en cuanto a lo visitantes con diversas necesidades especiales tendrán que hacer.
Planes de Contingencia: Mostrar las autoridades locales que se han considerado todos los principales problemas potenciales, poniendo ejemplos de planes de contingencia en su plan de seguridad del evento.
El desarrollo de una ruta de gestión de eventos de tiempo crítico
Escribe una versión de la trayectoria de tiempo crítico en el inicio de cualquier proyecto de gestión de eventos, como un plan de proyecto fecha centrada. Actualización de este documento en todo el proceso de planificación de proyectos, ya que las cosas cambian, pero recuerde que es un documento que debe ser tomado en serio.
Para que os hagáis una idea de los tipos de acciones que añadir a su trayectoria en el tiempo, consulte las sugerencias en la siguiente lista. Estos son de carácter orientativo sólo- cada evento es diferente, y la duración de la planificación será diferente, también, pero la lista es un buen punto de partida.
Seis meses antes del evento
Medio año es mucho tiempo, pero tienes mucho que ver: en esta etapa es necesario:
De acuerdo a sus objetivos con su cliente
Elija una fecha
De acuerdo a su presupuesto y escribir un desglose del presupuesto básico para asegurar que es realista
Opciones de lugar de favoritos
Visita potenciales opciones de lugar
Elija su lugar y lápiz en una fecha
Escribe una cronología básica
Establezca su tematización creativa o enfoque
Crear un equipo a tu alrededor que pueden ayudar a planificar su evento
Diseño de la identidad creativa de su evento
Elaborar un plan de marketing
Cuatro meses antes del evento
En la etapa de cuatro meses debe:
Escribe una cronología básica
Iniciar un plan de marketing y relaciones públicas
Investigación proveedores adecuados
Acotar el desglose del presupuesto que usted escribió en el inicio de la planificación de eventos
Contratos solicitud de su lugar de celebración y cualquier grandes compras del kit y kit de alquiler
Diseñe ningún tipo de garantía de la marca
Diseñar el plan de piso (diseño)
Source alojamiento en un hotel requerida para la tripulación
Si es necesario, envíe un "reserva la fecha" para invitados para el evento
Escribir el primer borrador de la orden de marcha
Solicitar los permisos necesarios
Dos meses antes del evento
Ocho semanas más o menos antes del Día de la demostración, asegúrese de:
Confirme todos los proveedores
Escribe la salud y seguridad
Acotar el presupuesto, siempre comprobando que usted no gastar
Escribe dotación de personal de los escritos y los detalles de las funciones y responsabilidades en
Intercalar una lista señalización para cosas tales como aseos, vestuarios, etc.
Enviar invitaciones si es necesario
Informar a la empresa de seguridad
Degustaciones libro para cualquier requisito de catering
Un mes antes del evento
Con un mes para ir antes de su evento, usted debe escribir el primer borrador de su programa de producción.
Dos semanas antes del evento
Al inicio de la quincena final, asegúrese de que:
Distribuir el programa de producción final a todos los proveedores
Informar al fotógrafo
Clasificar la lista de invitados final, si es necesario
Una semana antes del evento
Con sólo siete días para ir, asegúrese de que:
Cruz-cheque que todas las entregas anticipadas han llegado, incluyendo cualquier garantía o chuchería bolsas
Acotar el presupuesto
Asegúrese de que tiene la caja chica disponible para las compras sobre el día de último minuto
Guía a todos los proveedores que confirmar arreglos
Planes de Contingencia en Gestión de Eventos
Este es el '¿Qué pasa si. . . ? ' la planificación de escenarios que necesita para llevar a cabo en la gestión de eventos, y es una oportunidad para hacer uso de cualquiera de los miembros del equipo pesimistas que tenga. Poner a todos en una habitación y pedirles que para llegar a la mayor cantidad de qué pasaría si como puedan.
La planificación de los riesgos potenciales al principio del proceso no sólo le da tiempo para una buena comunicación con su equipo, pero también añade costos potenciales en su presupuesto.
Los riesgos potenciales a tener en cuenta al escribir su plan de contingencia se pueden agrupar de la siguiente manera:
Física: Cualquier accidente, incendio, inundación u otro desastre natural que tendría un impacto en sus equipos, edificios o de valores.
Equipo: Su equipo es humano, por lo que la enfermedad, quejas o acciones industriales susceptibles de afectarles.
Legal: ¿Qué podría alguien demandarlo por es la pregunta más fácil aquí. ¿O es usted confía en que la competencia va a ejecutar es legal? Lo mejor es no dejar las cosas como ésta a la casualidad.
Técnica: Todo el mundo se apoya tanto en la tecnología ahora que a menudo asumen que siempre va a funcionar. Piense en cómo le gustaría ejecutar un proceso de registro de código de barras, sin un lector de código de barras de la computadora o que funciona.
Política: Los disturbios, protestas, campañas y los cambios en la política de la empresa pueden afectar el éxito de su evento. Si, por el día de su evento promoviendo el lanzamiento de un coche nuevo, se lee un nuevo comunicado de prensa declarando que el impuesto de ese tipo de vehículo se incrementará en un 25 por ciento, ¿qué haces?
A diferencia de las evaluaciones de riesgo, donde hay un enfoque común para el diseño de la forma, los planes de contingencia son menos uniformes. Debido a la naturaleza poco más detallada de los escenarios posibles, un plan de contingencia es más probable que sea un documento discursiva que una mesa. Al igual que con todas las comunicaciones en los eventos, sin embargo, lo mejor es hablar a través de los escenarios y no confiar en su equipo de la lectura de un documento.
Escenarios plan de contingencia tienden a ser menos inmediato o accidente centrado (como las evaluaciones de riesgo) y más gradual, lo que permite un poco más de tiempo para planear la solución.
Control de riesgos de las herramientas y técnicas que usted debe saber para el examen de certificación PMP
Entradas de gestión de comunicaciones del plan y las salidas en el examen de certificación PMP
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