La planificación de recursos para aumentar la productividad en su negocio

Cada proyecto de eficiencia empresarial ha limitado el tiempo, dinero y otros recursos. Escribir tus necesidades de recursos cuando usted está planeando un proyecto para aumentar la productividad o disminuir los actos de desecho como una lista de control útil para asegurar que obtener

esos requisitos. Esto forma una base de que los miembros del equipo pueden utilizar para hacer suposiciones (por ejemplo, si el proyecto requiere de seis semanas, tener seis semanas para trabajar en él!).

También sirve como una especie de " formulario de pedido " para otros departamentos y la alta dirección para entender el tiempo, presupuesto, y otro tipo de apoyo que necesita para llegar a su objetivo declarado.

Construir un calendario para su proyecto

No se puede construir una agenda precisa proyecto en una burbuja. Invariablemente, cada miembro de un equipo de proyecto también está trabajando en otro proyectos. Creación de un calendario preciso para tu proyecto se basa en la obtención de los horarios exactos para todos otro proyectos. Si usted apenas está comenzando con los proyectos de seguimiento formal, entonces usted tiene que trabajar fuera de mejores conjeturas, y dar cuenta de esta línea de tiempo como la incertidumbre en su plan de proyecto.

LA Gráfico persona de carga es un gráfico de barras con el número de horas en total a lo largo del (eje y) izquierdo con cada semana como su propio bar (el eje x). Cada empleado tiene su propio gráfico. Para un empleado de tiempo completo, cada semana tendría una barra de alcanzar hasta 40 horas.

Barra de cada semana después se divide en el número de horas dedicadas a cada proyecto diferente que cae bajo las responsabilidades de esa persona. Después de que su organización se mete en el hábito de mantener estos gráficos, es muy clara visualmente qué empleado tiene disponibilidad cada semana.

Seguimiento de horas sobre una base diaria es generalmente demasiado granularidad es mucho más fácil de pasar ocho horas a la semana en un proyecto de 1,5 horas al día en ella.

Sobre la base de las horas de las estimaciones de la matriz de los recursos humanos y el gráfico persona de carga de cada miembro del equipo asociado, se puede trabajar el número de horas que cada persona puede trabajar en el proyecto de cada semana, y por lo tanto trabajar hacia atrás para determinar fechas realistas tanto para el proyecto final fecha de entrega y cada hito importante dentro.

El número de horas que estima en la matriz de recursos humanos antes no encaja perfectamente en una semana laboral de 40 horas. Ningún empleado, en cualquier lugar, opera a una eficiencia del 100 por ciento (es decir, que trabajan con la máxima productividad de cada minuto están en el trabajo). No ha soñar despierto, llamadas telefónicas, roturas de aperitivos, encuentros inesperados, y numerosas otras cosas que interrumpen el trabajo.

Aunque se puede aumentar la eficiencia individual de los empleados, no se puede conseguir que el 100 por ciento. Por lo tanto, en el supuesto de que un empleado que " trabaja " 40 horas a la semana en realidad llevar a cabo 40 horas de trabajo del proyecto en una semana es simplemente preguntando por retrasos en los proyectos.

¿Qué pasa si usted no sabe cuánto tiempo tomará algo? Hacer una conjetura basada en el cuerpo existente de su equipo de la experiencia o de cualquier investigación disponible. Claramente marcar su calendario como una estimación, y planificar el futuro para lo que va a hacer si toma dos veces (o cuatro veces) siempre. En otras palabras, no hacen ninguna fecha de misión crítica dependen de un marco de tiempo con una alta probabilidad de variación.

Si usted está de embarcarse en el lanzamiento de una línea de productos completamente nuevo u otro proyecto que usted sabe hoy en día es probable que cambie por completo antes de la fecha de entrega prevista, considere Agile Project Management. Con Agile, se establece " sprints " de aproximadamente dos semanas cada uno, el check-in con su equipo y el ajuste de curso según sea necesario entre cada sprint.

Alguien tiene que ser responsable de dar seguimiento a cada plazo. Si los plazos iniciales pasan sin acuse de recibo, es demasiado fácil para los miembros del proyecto que asumen que el proyecto en sí ha tenido una prioridad más baja o, en algunos casos, se detuvo por completo. Esto hace que toda una escena caótica cuando todo el proyecto se debe y la mayoría de los miembros dejó de trabajar en él a principios de semana!

Un proyecto exitoso tiene un proceso de cierre durante el cual los hitos finales se contabilizan, el proyecto se cierra como un éxito (o el fracaso), detalles relevantes son capturados para futuras consultas, y los próximos pasos y / o proyectos se establecen para promover el objetivo del proyecto.

Más allá de lo que representa para las horas de trabajo, también es necesario establecer un calendario para los puestos de control - incluyendo reunión con los miembros del proyecto para obtener información actualizada sobre los avances del proyecto, medir el progreso hacia la meta del proyecto, y las reuniones generales del equipo.

Vuelva a visitar el proyecto después de un mes o así puede ayudar a determinar si sus beneficios son todavía tan eficiente como originalmente planeado. También ayuda a determinar si el proyecto se podría haber planeado mejor en ciertas áreas.

Identificar los recursos necesarios para el proyecto

Además del personal, su proyecto puede requerir una variedad de otros recursos importantes (tales como muebles, accesorios, equipos, materias primas, y la información). Planee por estos recursos no personales de la misma manera que va a satisfacer sus necesidades de personal.

Como parte de su plan, desarrollar un matriz de recursos no personales. Enumere cada una de las actividades del proyecto a lo largo del lado izquierdo de la matriz, y cada uno de los recursos necesarios para llevar a cabo esas actividades en la parte superior en forma de columnas individuales. Dentro de cada columna de la superposición, introduzca el número de horas para los que hace falta ese recurso. Puede ampliar esta matriz original en matrices adicionales para mostrar el desglose de asignación de recursos a través de semanas o meses.

Matriz de recursos no personales	Impresora	Antiguo servidor	Estudio de grabacion
Lista de las sociedades de gestión de compilación	0	0	0
Archivo de exportación de datos Clean	2	10	0
Screencasts de Registros	1	0	20

También hay recursos financieros a considerar, por lo general expresados ​​como un presupuesto. Un presupuesto del proyecto lleva tres fases:

• LA áspera orden de magnitud estimación, que se basa en la comprensión general de las necesidades de un proyecto del equipo

• LA estimación detallada del presupuesto, donde la investigación y el estadio de los costos de cada tarea esbozadas en su estructura del proyecto

• LA completado, el presupuesto del proyecto aprobado, que se adopta en el plan final del proyecto. Esta es básicamente la versión final del proyecto de presupuesto detallado.