La eficiencia y la disponibilidad al estimar las necesidades de personal de gestión de proyectos

La productividad, la eficiencia y la disponibilidad son los tres factores que influyen en la cantidad de tiempo que usted y su equipo de gestión de proyectos necesita para completar una tarea de proyecto:

• Productividad: Los resultados que se producen por cada unidad de tiempo que pasa trabajando en la tarea. Su productividad en una tarea depende de la naturaleza de la tarea y su capacidad para realizar el trabajo requerido.

• Eficiencia: La cantidad de tiempo en su día de trabajo total que usted gasta en tareas del proyecto en lugar de actividades sin proyecto, tales como asistir a reuniones de empresa necesarios, la lectura de revistas y artículos técnicos, conseguir un poco de agua, ir al baño, y hablando de la no temas relacionados con el trabajo con los compañeros de trabajo.

  Si vas a gastar cada momento de su día en el trabajo sin hacer nada más que trabajar en las tareas del proyecto, que está siendo el 100 por ciento de eficiencia.

• Disponibilidad: La cantidad de tiempo que usted está en el trabajo en lugar de salir de permiso. Usted determina su disponibilidad en función del número de días de licencia por-pagado su organización le permite tomar, tales como las vacaciones anuales, licencia por enfermedad, vacaciones, días personales, y la licencia de maternidad.

  Si su organización le permite tomar un total de 39 días de licencia durante un período de 260 días (1 año = 52 semanas x 5 días a la semana = 260 días), que estaría disponible para trabajar en las tareas para su organización el 85 por ciento del período de 260 días.

Como director del proyecto, puede que tenga que asignar tareas a diferentes personas en su equipo. Al hacer esto, usted tiene que considerar cuánto tiempo necesitarán los miembros del equipo para completar las tareas.

Asignar a alguien una cantidad razonable de tiempo para completar una tarea requiere que se tome en cuenta no sólo lo que una persona puede lograr cuando ella está trabajando en la tarea, sino también la realidad de que incluso si le asigna a trabajar a tiempo completo durante un período de tiempo, ella no será capaz de dedicar el 100 por ciento de ese tiempo al trabajo de tareas.

Considere el siguiente ejemplo de la vida real:

Un hombre que asistió a una sesión de entrenamiento de la planificación del proyecto estaba convencido de que él tomó la eficiencia en cuenta cuando se estima necesario niveles de recursos para sus proyectos. Su organización había realizado recientemente un estudio interno y determinó que cada año, un empleado típico gastó cerca de 25 por ciento de su tiempo de baja por enfermedad, licencia por vacaciones, licencia por vacaciones, días personales, y la licencia administrativa.Como resultado, se define " a tiempo completo disponibilidad " a ser de 120 horas-persona cada mes - el 75 por ciento de los aproximadamente 160 horas-persona un empleado era potencialmente disponibles para trabajar durante un mes. (Él deriva su estimación de 160 horas-persona potencialmente disponibles multiplicando 8 horas al día por cinco días a la semana por cuatro semanas al mes.)El líder de la sesión de entrenamiento le explicó que el 120 horas-persona estimación se deriva fue el tiempo total de un empleado estaba disponible cada mes y, por desgracia, que la gente no funcionan al 100 por ciento de eficiencia para todas las horas que estaban disponibles.Para ser exactos, que necesitaba para considerar que una persona tenía alrededor de 90 horas productivas al mes para gastar en proyectos de trabajo - si se considera que la persona trabajó en 75 por ciento de eficiencia. (Usted obtiene 90 horas-hombre multiplicando las 160 horas potencialmente disponible por el factor de disponibilidad del 75 por ciento y luego multiplicar ese número por el factor de eficiencia del 75 por ciento.)Su reacción a la sugerencia del entrenador era interesante: Rechazó completamente el análisis! Dijo que él se negó a decirle a la gente en su proyecto que tenían que ver sólo seis horas de trabajo por cada ocho horas que cobraban a su proyecto. No se dio cuenta de que estaban haciendo esto ya.Él podría reconocerlo y reflejarlo en sus planes o podía ignorarlo, pero ignorando que no cambiaría la realidad que se estaba produciendo.