Conceptos básicos de estimación de duración de las actividades para el examen de certificación PMP

Para efectos PMP examen de certificación y de la vida real, usted tendrá que tener una manija en la estimación de la duración del proyecto. El desarrollo de estimaciones precisas - por los recursos, duraciones, o costos - es una de las partes más difíciles y polémicos de la gestión de un proyecto. El cliente siempre quiere las prestaciones tan pronto como sea posible. Los miembros del equipo asumen todo salga según lo planeado. Los gerentes de proyecto asumen recursos estarán disponibles según lo prometido.

Todo lo anterior contribuye a los proyectos que se ejecutan más de lo que estaban originalmente programados para ejecutarse. El promotor y el cliente por lo general conducen el director del proyecto a expectativas poco realistas, las cosas no salen según lo planeado, y los recursos no siempre están disponibles. No hay proyectos de extrañar que corren tarde a pesar de que los miembros del equipo trabajan horas extras tratando de ponerse al día! Para salir de este círculo vicioso, que ayuda a entender la naturaleza de la estimación:

1. Debe definir plenamente el proyecto y el producto alcance para tener alguna esperanza de estimar con exactitud si estas estimaciones son para recursos, duraciones, o costos.

   A menudo, se le hace a una fecha de entrega estimada en que el ámbito de aplicación no está aún finalizado.

2. Comprender la naturaleza de la estimación.

   Cuanto más sepa sobre el alcance, los recursos disponibles, la naturaleza de la obra, y el medio ambiente, los más precisos sus estimaciones serán. Por lo tanto, al inicio de un proyecto, es probable que tenga un rango de estimaciones que pueden llegar a ser un 35-50% más optimistas que en el período final. Esto es aún más cierto con los proyectos que se están desarrollando nuevas tecnologías o utilizando procesos no probadas.

   A menudo, no se puede obtener una estimación precisa hasta que esté listo para obtener una línea de base y tener en cuenta sus riesgos, necesidades de gestión de los grupos de interés, la disponibilidad de fondos, las necesidades de contratación, recursos reales, y así sucesivamente. A continuación, puede obtener una estimación de que es de +/- 5% y el 10% del resultado final.

3. Tener en cuenta la diferencia entre el esfuerzo necesario para realizar el trabajo y la duración, lo que indica cuántos períodos de trabajo (duración de la actividad) tomará.

   Por ejemplo, supongamos que tiene 80 horas de esfuerzo y dos recursos que están trabajando a tiempo completo. Se puede suponer que tomará 5 días o 1 semana laboral, para realizar el trabajo. Si sólo tiene 1 recurso de trabajo en un 50%, se tardará 20 días o 1 mes de negocios, para hacer el trabajo.

   Los cálculos de este tipo se ponen aún más complicado si se tiene en cuenta que no todos los recursos funcionan a la misma velocidad. Algunas personas son más productivas, y algunas personas requieren más de retrabajo para hacer las cosas correctas. Además, por cada 40 horas dedicadas al trabajo por semana, la gente son productivas sólo alrededor de 34 horas.

Si se tiene en cuenta todos estos elementos, no es de extrañar por qué los proyectos vienen en tarde! Sin embargo, eso no es razón suficiente para dar la estimación menos que su mejor tiro. Varias técnicas de estimación disponibles que pueden ayudarle a desarrollar estimaciones, dependiendo de la naturaleza de la obra.

Esfuerzo. El número de unidades de trabajo necesarios para completar una actividad del cronograma o desglose del trabajo componente de la estructura, a menudo expresado en horas, días o semanas.

Duración. El número total de períodos de trabajo (no incluyendo días festivos u otros períodos no laborables) necesarios para completar una actividad del cronograma o desglose del trabajo componente de la estructura. Generalmente se expresa como días de trabajo o semanas de trabajo. A veces incorrectamente equiparado con el tiempo transcurrido.

Tiempo transcurrido se refiere al calendario de tiempo. Por lo tanto, una duración de 20 días sería el equivalente a 4 semanas de trabajo. La mayoría del software de programación resulta duración en el tiempo transcurrido por el supuesto de que su calendario de trabajo no incluye los fines de semana. Usted puede cambiar esto mediante el ajuste del calendario en el software de programación. O bien, puede entrar en la duración con un sufijo que indica los días transcurridos. Por ejemplo, 20ED podría significar 20 días transcurridos.

Usted necesita saber único esfuerzo y duración. No es necesario tener en cuenta el tiempo transcurrido para el examen.

Estimar Duración de las Actividades. La estimación del número de períodos de trabajo necesarios para completar las actividades individuales con los recursos estimados.

Para determinar el esfuerzo y la duración, es necesario incorporar la información de los procesos anteriores de gestión del tiempo:

• Plan de gestión de la Lista

• Lista de actividades

• Atributos de la actividad

• Necesidades de recursos Actividad

• Estructura de desglose de recursos

El enunciado del alcance incluye supuestos y limitaciones que se deben tener en cuenta, como la disponibilidad o los recursos, las habilidades disponibles, información contractual, y así sucesivamente.

Sus calendarios de recursos proporcionarán la disponibilidad y la carga de recursos de información tanto para los recursos internos y recursos externos (por ejemplo, si usted está utilizando mano de obra contratada o equipo alquilado).

El registro de riesgos puede proporcionar información sobre elementos PEP que tienen riesgos asociados con las fechas de entrega, los materiales, la tecnología, la disponibilidad de recursos, y cualquier otro tipo de riesgo que podrían afectar las estimaciones de duración.

Las organizaciones que tienen un grado de madurez en la gestión de proyectos podrían tener EEFS como bases de datos de estimación, métricas de productividad, o publicados los datos de estimación. Algunas de las OPAs que es probable que utilice incluyen información histórica de proyectos anteriores y " lecciones aprendidas " información.